Störung bei Microsoft 365: Was geschehen ist und was Sie daraus lernen können

Am Donnerstagnachmittag, den 12. November, ging bei Microsoft etwas schief. Weltweit konnten Millionen Menschen keine E-Mails mehr über Outlook senden oder empfangen, Kalender in Teams funktionierten nicht und auch Copilot und SharePoint hatten Probleme. Erst am Freitagabend konnten die meisten Menschen wieder normal arbeiten. In diesem Artikel fassen wir zusammen, was passiert ist, was Sie jetzt am besten kontrollieren sollten und warum diese Störung ein guter Moment ist, um Ihre eigene Abhängigkeit kritisch zu betrachten.

Was ist passiert?

1. Störung beginntDonnerstag, 12. November, 17:15 Uhr

   Server von Exchange Online werden unerwartet unerreichbar. Da viele andere Dienste von Microsoft davon abhängig sind, fallen auch diese aus: Kalender und die Terminplanung in Teams, Copilot, SharePoint, die Verwaltungsumgebung für IT-Administratoren und ein Teil der Sicherheitssoftware.

2. WeltweitDonnerstag, 12. November, 19:00 Uhr

   Auf Downdetector gibt es inzwischen mehr als 130.000 Meldungen über Outlook. Unternehmen, Schulen und Behörden in Europa, Nordamerika und Asien sind ohne Mail. Microsoft teilt mit, dass es keine Hinweise auf einen Hack gibt.

3. Erneute ProblemeFreitag, 13. November, Vormittag

   Server, die Microsoft über Nacht wiederhergestellt hatte, fallen erneut aus. Um zu verhindern, dass verzögerte Mails verloren gehen, verlängert Microsoft die Zeit, die Mails warten dürfen, auf 48 Stunden. Das Nationale Zentrum für Cybersicherheit (NCSC) veröffentlicht Empfehlungen für Organisationen.

4. Größtenteils behobenFreitag, 13. November, Abend

   In weiten Teilen Europas und Nordamerikas funktioniert wieder alles. Die genaue Ursache ist noch nicht bekannt. Microsoft untersucht, ob eine Änderung im Netzwerk, zu Beginn der Störung, der Übeltäter war, und hat einen vollständigen Bericht versprochen.

Was sollten Sie jetzt kontrollieren?

Nutzen Sie selbst Microsoft 365, oder arbeiten Sie mit Kunden oder Lieferanten, die das tun? Dann gehen Sie diese Punkte durch. Das NCSC weist darauf hin, dass die Sicherheitsscans von Microsoft während der Störung verzögert oder unvollständig waren.

1. Achten Sie besonders auf Phishing. Kriminelle nutzen Störungen gerne als Vorwand. Mails, die Sie bitten, Ihr Passwort zu ändern oder Ihr Konto zu „wiederherstellen", sind in der nächsten Zeit besonders verdächtig, auch wenn sie von Microsoft zu stammen scheinen.
2. Seien Sie vorsichtig mit Anhängen, die zwischen Donnerstagnachmittag und Freitagabend eingegangen sind, besonders von Absendern, die Sie nicht kennen.
3. Kontrollieren Sie, ob wichtige Mails angekommen sind. Mails können erst Stunden später zugestellt oder doch zurückgesendet worden sein. Haben Sie Angebote, Rechnungen oder Bestellungen an jemanden mit einer Microsoft-Adresse gesendet? Fragen Sie dann kurz nach, ob diese angekommen sind.
4. Prüfen Sie Ihren Spamordner und Ihre Quarantäne. Als die Filter wieder anliefen, kann Mail zu Unrecht zurückgehalten worden sein.

Das eigentliche Problem: alles bei einem Anbieter

Störungen passieren bei jedem Anbieter. Auch bei uns, das geben wir ehrlich zu. Was diese Störung so gravierend machte, ist, dass viele Unternehmen alles bei Microsoft untergebracht haben: E-Mail, Kalender, Chat, Dateien, Anmeldung und Sicherheit. Fällt ein Teil aus, steht das gesamte Unternehmen still. Kurz ausweichen ist nicht möglich, denn alles hängt am selben Konto.

Eine Störung können Sie nicht verhindern. Wohl können Sie dafür sorgen, dass eine einzige Störung nicht Ihr ganzes Unternehmen lahmlegt.

Und der Wechsel zu einem anderen Anbieter? Das erweist sich als schwieriger als gedacht. Leaseweb befragte Anfang November 800 Führungskräfte in den Niederlanden, Deutschland, dem Vereinigten Königreich und den Vereinigten Staaten, wie schnell sie ihren größten Cloud-Anbieter verlassen könnten. 89 Prozent können das nicht innerhalb von drei Wochen. Niederländische Unternehmen sind am pessimistischsten: 65 Prozent glauben, dass sie dafür mehr als drei Monate benötigen würden. Leaseweb ist selbst Cloud-Anbieter und hat die Studie bezahlt, aber das Bild ist eindeutig: Die meisten Unternehmen sitzen fest.

Hinzu kommt, dass Microsoft ein amerikanisches Unternehmen ist, das amerikanischem Recht unterliegt. Was das für Ihre Privatsphäre bedeutet, lesen Sie in unserem früheren Artikel Outlook: ein Albtraum für die Privatsphäre. Nutzen Sie das neue Outlook für ein Postfach, das bei uns liegt, läuft Ihre Mail übrigens trotzdem über die Server von Microsoft. Sie sind dann also weiterhin von Microsoft abhängig, auch wenn Ihre E-Mail woanders liegt.

Wie machen Sie Ihr Unternehmen weniger verwundbar?

Nutzen Sie eine E-Mail-Adresse auf Ihrem eigenen Domainnamen. Dies ist der wichtigste Schritt und kostet fast nichts. Mit einer Adresse wie sie@ihrunternehmen.de bestimmen Sie selbst, wo Ihre Mail ankommt. Möchten Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, passen Sie einfach ein paar Einstellungen in Ihrem DNS an, und Ihre Adresse bleibt einfach gleich. Mit einer Adresse wie ihrunternehmen@outlook.com geht das nie: Ihre Kunden, Lieferanten und Konten sind für immer an Microsoft gebunden.

Verteilen Sie Ihre Dienste. Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Aber wenn Mail, Dateien und Website nicht alle beim selben Anbieter liegen, legt eine einzige Störung nicht gleich alles lahm. Können Sie nicht mailen, erreichen Sie zumindest noch Ihre Dateien. Und umgekehrt.

Wissen Sie, wie Sie wechseln können. Sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, wo Ihre Mail, Kontakte, Kalender und Dateien liegen und wie Sie davon eine Kopie erstellen. Ein Wechsel, den Sie bereits einmal durchdacht haben, geht im Notfall deutlich schneller.

Entscheiden Sie sich, wo möglich, für Europa. Es gibt vollwertige Alternativen, die in Europa laufen und die Sie selbst in der Hand haben. Bei uns sind das E-Mail-Hosting auf Ihrem eigenen Domainnamen und Nextcloud für Dateien, Kalender und Kontakte, mit Euro-Office, um gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten. Alles läuft auf unseren eigenen Servern in den Niederlanden.

Unsere Mailserver hatten während der Störung keinerlei Probleme. Lediglich Mails, die unsere Kunden an Microsoft-Adressen sendeten, blieben eine Zeit lang bei uns in der Warteschlange und wurden automatisch zugestellt, sobald Microsoft wieder erreichbar war.

Weiterlesen

• NCSC: In den Nachrichten: Störung Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft sieht Verbesserung nach weltweiten Problemen mit Outlook, Teams und Copilot
• ICT Magazine: 89 Prozent der Unternehmen sitzen mindestens 3 Wochen bei ihrem Cloud-Anbieter fest

Das Team von WebOké