Meine E-Mail kommt nicht an oder landet im Spam: So finden Sie die Ursache heraus
Kommt eine E-Mail, die Sie versenden, nicht an, oder landet sie beim Empfänger im Spam? Mit diesem Stufenplan finden Sie die Ursache meistens selbst. Gehen Sie die Schritte in dieser Reihenfolge durch.
1. Prüfen Sie, ob die E-Mail versendet wurde und was zurückkam
- Haben Sie eine Fehlermeldung erhalten? So ein Bounce kommt von Mail Delivery System oder MAILER-DAEMON. Darin steht fast immer, warum die E-Mail nicht ankam. Ein Code, der mit einer 5 beginnt, wie
550 5.1.1, bedeutet endgültig abgelehnt. Ein Code mit einer 4 ist vorübergehend: Unser Server versucht es später erneut. Was die häufigsten Meldungen bedeuten, lesen Sie unter Mail delivery failed: So lesen Sie die Fehlermeldung und was die Codes bedeuten. - Keine Fehlermeldung? Suchen Sie die E-Mail mit E-Mail-Tracing in DirectAdmin. Sie sehen dann, ob sie zugestellt, verzögert oder fehlgeschlagen ist, und was der empfangende Server geantwortet hat. Siehe Prüfen, ob eine E-Mail angekommen ist, mit E-Mail-Tracing.
Wurde die E-Mail laut E-Mail-Tracing zugestellt? Dann ist sie beim Server des Empfängers angekommen. Bitten Sie den Empfänger dann, im Spamordner oder im Ordner Unerwünschte E-Mail nachzusehen.
2. Kontrollieren Sie SPF, DKIM und DMARC
Mit diesen drei Einträgen in Ihrem DNS zeigen Sie, dass die E-Mail wirklich von Ihrer Domain stammt. Fehlt einer, landet Ihre E-Mail eher im Spam oder wird abgelehnt. Vor allem Gmail, Outlook.com und Yahoo sind hier streng.
- Öffnen Sie in Mein WebOké die Produktseite Ihres Pakets und schauen Sie bei der Karte E-Mail einrichten nach. Stehen MX, A (mail), SPF, DKIM und DMARC auf korrekt? Falls nicht, sehen Sie genau, welchen Wert Sie eintragen müssen.
- Kontrollieren Sie auch die Karte Domain / E-Mail-Gesundheit auf der Domainseite. Dort können Sie einige Probleme mit einem Klick sofort beheben lassen.
Kein Konto zur Hand? Unter www.weboke.de/e-mail-check und www.weboke.de/domain-gesundheit kontrollieren Sie jede Domain kostenlos.
3. Steht der Mailserver auf einer Blacklist?
Steht in der Fehlermeldung etwas wie blocked using, listed at, Spamhaus oder RBL, dann steht eine IP-Adresse auf einer Blacklist. Welche IP-Adresse es ist, steht meistens in der Fehlermeldung selbst. Das ist die Adresse des Servers, der Ihre E-Mail versendet hat.
Achtung: Der Blacklist-Status im E-Mail-Check kontrolliert die IP-Adresse des ersten MX der Domain. Das ist der Server, der E-Mails für diese Domain empfängt, nicht unbedingt der Server, der Ihre E-Mail versendet. Ein grüner Blacklist-Status sagt also nicht sicher aus, dass Ihr Versandserver sauber ist. Schauen Sie dafür auf die IP-Adresse in der Fehlermeldung oder in den Kopfzeilen einer versendeten E-Mail.
- Ist es eine IP-Adresse von WebOké? Wir beobachten unsere Server und bitten selbst um Entfernung. Bemerken Sie es früher, erstellen Sie ein Ticket mit der vollständigen Fehlermeldung.
- Ist es die IP-Adresse Ihrer eigenen Internetverbindung? Dann versendet Ihr Mailprogramm nicht über unseren Server. Stellen Sie als ausgehenden Server unseren Mailserver ein, mit Anmeldung, auf Port 465 oder 587.
4. E-Mail von Ihrer Website oder Ihrem Kontaktformular
Kommt E-Mail von Ihrer Website nicht an? Oft verwendet das Formular die Adresse des Besuchers als Absender. Diese Adresse gehört nicht zu Ihrer Domain, und dann wird die E-Mail abgelehnt oder als Spam eingestuft.
- Stellen Sie im Formular einen Absender Ihrer eigenen Domain ein, wie
info@ihredomain.de, und setzen Sie die Adresse des Besuchers bei Antworten an (Reply-To). - Lassen Sie Ihre Website über SMTP mit einem echten Postfach versenden, statt mit der PHP-Funktion
mail(). In WordPress machen Sie das mit einem SMTP-Plugin. Siehe Wie erhalte ich in PHP mit mail() den richtigen Absender? - Liegt Ihre E-Mail bei einem anderen Anbieter, wie Microsoft 365? Lesen Sie dann Versenden von E-Mail über PHP gelingt nicht, die MX-Einträge zeigen woandershin.
5. Andere Ursachen
- Viele E-Mails gleichzeitig. Es gilt ein Versandlimit von standardmäßig 300 E-Mails pro Tag und Paket; bei manchen Paketen ist das niedriger. Versenden Sie Newsletter über einen Newsletterdienst. Siehe Limit für den Versand von E-Mail.
- Der Inhalt wirkt wie Spam. Nur ein großes Bild, viele oder gekürzte Links, oder Wörter wie GRATIS in Großbuchstaben schneiden schlecht ab.
- Sie leiten an Gmail oder Outlook.com weiter. Weitergeleitete E-Mail wird dort oft als Spam eingestuft. Holen Sie Ihre E-Mail lieber mit IMAP ab.
- Sie haben gerade etwas in Ihrem DNS geändert. Eine Änderung ist nicht immer sofort überall sichtbar. Testen Sie nach einer Stunde noch einmal.
- Schauen Sie in Ihre E-Mails von WebOké. Geht bei E-Mail von Ihrem Paket strukturell etwas schief, senden wir Ihnen dazu eine E-Mail mit dem, was Sie tun können.
Kommen Sie nicht weiter?
Erstellen Sie ein Ticket über das Supportcenter. Senden Sie die vollständige Fehlermeldung mit, einschließlich der Zeile mit dem Code, und geben Sie die Absenderadresse, die Adresse des Empfängers und den Zeitpunkt des Versands an. Dann können wir die E-Mail direkt nachschlagen.
Siehe auch im DirectAdmin-Handbuch: Meine E-Mail landet beim Empfänger im Spam, Versand abgelehnt: Blacklists und Limits und Senden oder Empfangen gelingt nicht: So lösen Sie es.
Ausführliche Erklärung mit Bildschirmfotos: E-Mail kommt nicht an: Selbst kontrollieren und Domain und E-Mail-Gesundheit: Kontrollieren und beheben im WebOké-Handbuch.