Ihr Adressbuch von Gmail oder Outlook in das Webmail übertragen
Wenn Sie von Gmail oder Outlook zu einem Postfach bei WebOké wechseln, kommen Ihre Kontakte nicht automatisch mit. Auch wenn Ihre E-Mails umgezogen werden, bleibt das Adressbuch zurück: Es befindet sich nicht in Ihrem Postfach, sondern in einer eigenen Liste. Sie nehmen es mit einer Datei mit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht und wie Sie Duplikate und verlorene Gruppen vermeiden.
Schritt 1: Aus Ihrem bisherigen Programm exportieren
Es gibt zwei Dateiformate für Kontakte:
- vCard (.vcf): eine Datei mit Visitenkarten. Jede Angabe hat einen festen Namen, zum Beispiel
FNfür den Namen undEMAILfür die Adresse. Gruppen stehen in der ZeileCATEGORIES. - CSV: eine Tabelle als Text, mit einer Spalte pro Angabe. Für die Spaltennamen gibt es keine feste Vereinbarung, daher muss der Webmail sie seinen eigenen Feldern zuordnen.
Wenn Sie die Wahl haben, entscheiden Sie sich für vCard. Google Kontakte, Outlook und Apple Kontakte können alle als vCard oder als CSV exportieren. Die Schritte finden Sie bei Google unter Kontakte exportieren, sichern oder wiederherstellen und bei Microsoft unter Importieren oder Exportieren von Kontakten in Outlook mithilfe einer CSV-Datei.
Schritt 2: In den Webmail importieren
- Melden Sie sich beim Webmail an und klicken Sie im Menü auf Kontakte.
- Klicken Sie oben auf Importieren.
- Wählen Sie die Datei bei Aus Datei importieren.
- Wählen Sie bei Gruppenzuordnungen importieren, was mit den Gruppen aus der Datei geschieht (siehe unten).
- Lassen Sie Vollständiges Adressbuch ersetzen deaktiviert.
- Klicken Sie auf Importieren.
Anschließend sehen Sie, wie viele Kontakte importiert und wie viele übersprungen wurden.
| Gruppenzuordnungen importieren | Was passiert |
|---|---|
| Keine | Nur die Kontakte werden übernommen, ohne Gruppen |
| Alle (Gruppen bei Bedarf erstellen) | Jede Gruppe aus der Datei wird übernommen; fehlende Gruppen legt der Webmail an |
| Nur für existierende Gruppen | Nur Gruppen, die Sie bereits haben, werden befüllt |
Bei einer CSV-Datei: Felder zuordnen
Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, zeigt der Webmail an, welche Spalte zu welchem Feld gehört, und fragt, ob diese Zuordnung stimmt. Prüfen Sie dies sorgfältig:
- Ist die Spalte mit der E-Mail-Adresse dem Feld für E-Mail zugeordnet? Ein klassischer Fehler ist, dass die Spalte mit der geschäftlichen Adresse nicht zugeordnet wird. Dann erhalten Sie hundert Kontakte ohne E-Mail-Adresse.
- Spalten, die Sie nicht benötigen, stellen Sie auf Feld nicht zugeordnet (nicht importieren).
- Wenn die erste Zeile die Spaltennamen enthält, wählen Sie Erste Zeile (Überschriften) nicht importieren.
Sehen Sie nach dem Import seltsame Zeichen, etwa „Müller“ statt „Müller“, dann wurde die Datei nicht in UTF-8 gespeichert. Speichern Sie sie in Ihrer Tabellenkalkulation erneut als CSV in UTF-8 und importieren Sie sie noch einmal. Landet alles in einer einzigen Spalte, hat der Webmail das Trennzeichen falsch gelesen: Eine deutsche oder niederländische Tabellenkalkulation verwendet oft ein Semikolon statt eines Kommas.
Duplikate
Gibt es bereits einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Namen, überspringt der Webmail diesen beim Import. Wenn Sie dieselbe Datei versehentlich zweimal importieren, ist das also halb so schlimm. Ist der Name anders geschrieben, zum Beispiel „Sanne de Vries“ und „S. de Vries“, wird die Person doppelt angelegt. Wenn Sie aus zwei Quellen importieren, suchen Sie anschließend nach einigen Namen und löschen Sie die Duplikate.
Als Sicherung exportieren
Ihre E-Mails liegen auf dem Server, aber Ihr Adressbuch löschen Sie mit einem einzigen falschen Klick. Erstellen Sie daher ab und zu einen Export:
- Gehen Sie zu Kontakte.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben Exportieren und wählen Sie Alle exportieren. Mit Auswahl exportieren exportieren Sie nur die Kontakte, die Sie ausgewählt haben.
Sie erhalten eine einzige .vcf-Datei. Gruppen sind darin als CATEGORIES enthalten, sodass sie bei einem erneuten Import wieder übernommen werden. Eine solche Datei enthält personenbezogene Daten: Bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf und lassen Sie sie nicht in Ihrem Ordner Downloads herumliegen.
Gut zu wissen
- Ihr Telefon hat ein eigenes Adressbuch. Die Kontakte auf Ihrem Telefon und das Adressbuch im Webmail sind zwei getrennte Listen. Der Webmail synchronisiert nicht mit Ihrem Telefon; übertragen Sie Kontakte per Export und Import.
- Gesammelte Empfänger. Neben Ihrem Persönlichen Adressbuch merkt sich der Webmail automatisch jede Adresse, an die Sie eine E-Mail senden, unter Gesammelte Empfänger. Ein Import landet in Ihrem persönlichen Adressbuch.
- Eine Visitenkarte in einer E-Mail. Erhalten Sie eine .vcf-Datei als Anhang, zeigt der Webmail eine Schaltfläche an, mit der Sie sie direkt Ihrem Adressbuch hinzufügen können.
Die Schritte mit Screenshots finden Sie im Roundcube-Handbuch unter Kontakte importieren und exportieren und Gruppen erstellen.