Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent
Mail je klanten, leden of ouders van een sportclub in één keer, dan wil je niet dat iedereen elkaars e-mailadres ziet. Daarvoor is het veld Bcc. In dit artikel lees je wanneer je Aan, Cc of Bcc gebruikt, waarom zichtbare adressen een datalek kunnen zijn, en hoe je in de webmail veilig een groep mailt.
Aan, Cc en Bcc
| Veld | Voor wie? | Wie ziet het adres? |
|---|---|---|
| Aan | Wie iets moet doen of van wie je een antwoord verwacht | Alle ontvangers |
| Cc (carbon copy, een doorslag) | Wie meeleest maar niets hoeft te doen | Alle ontvangers |
| Bcc (blind carbon copy) | Wie een kopie krijgt die de anderen niet mogen zien | Niemand, ook de andere Bcc-ontvangers niet |
Bcc werkt doordat een mailserver bezorgt op de adressen van de envelop, niet op wat er in het bericht staat. Je adres in Bcc komt wel op de envelop, maar de kopregel Bcc gaat niet mee in het bericht dat de anderen krijgen.
Zichtbare adressen kunnen een datalek zijn
Een e-mailadres van een persoon, zoals sanne@example.com, is een persoonsgegeven. Stuur je één mail aan veertig klanten in Aan of Cc, dan krijgt elke klant de adressen van de negenendertig anderen. Die hebben daar nooit toestemming voor gegeven.
De AVG noemt dat een inbreuk in verband met persoonsgegevens (artikel 4 lid 12): een beveiligingsfout die onder meer leidt tot het ongeoorloofd verstrekken van persoonsgegevens. In gewone taal: een datalek. Of je het moet melden bij de toezichthouder (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens), hangt af van het risico voor de mensen om wie het gaat (artikel 33). Veertig adressen van klanten van een bloemenwinkel zijn iets anders dan veertig adressen van deelnemers aan een praatgroep over schulden. Bij die tweede zegt alleen al het feit dat iemand op de lijst staat iets gevoeligs. Twijfel je, leg het dan vast en zoek uit of melden nodig is. Dit is geen juridisch advies.
Zo mail je een groep veilig
- Klik in de webmail op Opstellen.
- Zet bij Ontvanger je eigen adres. Dan heeft de mail een nette ontvanger en krijg je zelf een kopie.
- Klik op het plusje rechts van het veld Ontvanger en kies Bcc.
- Zet alle andere adressen in het veld Bcc.
- Kijk voor je op Verzenden klikt nog één keer of er geen adressen in Ontvanger of Cc staan die daar niet horen.
Een groep uit je adresboek
Heb je in je adresboek een groep gemaakt, zoals Leveranciers of Leden? Typ dan de naam van de groep in het veld, of kies hem met het knopje met de poppetjes naast het veld. De webmail zet dan alle adressen van de groep in het veld waar je de groep kiest. Kies je de groep bij Ontvanger, dan ziet iedereen in de groep alle andere adressen. Kies een groep van mensen die elkaar niet kennen dus altijd bij Bcc. Hoe je een groep maakt, staat in Groepen maken.
Veel ontvangers: de daglimiet en een nieuwsbriefdienst
Een mailbox is gemaakt voor persoonlijke mail, niet voor nieuwsbrieven. Per dag kun je een beperkt aantal mails versturen, en die limiet geldt voor je hele pakket samen: alle mailboxen, de webmail en je website. Elke ontvanger telt mee, ook in Bcc. Eén bericht met tweehonderd adressen in Bcc zijn dus tweehonderd mails. Lees Limiet voor het versturen van mail.
Wil je regelmatig een grote groep bereiken, gebruik dan een nieuwsbriefdienst. Die regelt afmelden en een nette lijst. Een groep in je adresboek heeft geen afmeldknop: vraagt iemand om niet meer gemaild te worden, haal hem dan zelf uit de groep. Meer daarover staat in de les Toestemming, afmelden en een schone lijst van de cursus E-mail op orde.
Toch per ongeluk alle adressen zichtbaar?
Een verstuurde mail haal je niet terug. Leg vast wat er gebeurde: welke mail, wanneer en aan wie. Beoordeel daarna of je het moet melden. Wat een datalek is en hoe de meldplicht werkt, lees je in de les Datalekken en de meldplicht van de cursus Veilig online.
De stappen in de webmail staan ook in de Roundcube-handleiding bij Een nieuw bericht schrijven. De tekst van de AVG vind je op EUR-Lex.