BCC verwenden und Datenschutz: E-Mails an eine Gruppe senden, deren Mitglieder sich nicht kennen
Wenn Sie Ihren Kunden, Mitgliedern oder den Eltern eines Sportvereins auf einmal eine E-Mail senden, möchten Sie nicht, dass alle die E-Mail-Adressen der anderen sehen. Dafür gibt es das Feld Bcc. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Sie An, Cc oder Bcc verwenden, warum sichtbare Adressen eine Datenpanne sein können und wie Sie im Webmail sicher eine Gruppe anschreiben.
An, Cc und Bcc
| Feld | Für wen? | Wer sieht die Adresse? |
|---|---|---|
| An | Wer etwas tun soll oder von wem Sie eine Antwort erwarten | Alle Empfänger |
| Cc (Carbon Copy, ein Durchschlag) | Wer mitliest, aber nichts tun muss | Alle Empfänger |
| Bcc (Blind Carbon Copy) | Wer eine Kopie erhält, die die anderen nicht sehen dürfen | Niemand, auch nicht die anderen Bcc-Empfänger |
Bcc funktioniert, weil ein Mailserver an die Adressen auf dem Umschlag zustellt und nicht an das, was in der Nachricht steht. Ihre Adresse im Bcc kommt zwar auf den Umschlag, die Kopfzeile Bcc wird aber nicht in die Nachricht übernommen, die die anderen erhalten.
Sichtbare Adressen können eine Datenpanne sein
Die E-Mail-Adresse einer Person, wie sanne@example.com, ist ein personenbezogenes Datum. Senden Sie eine E-Mail an vierzig Kunden über An oder Cc, erhält jeder Kunde die Adressen der neununddreißig anderen. Diese haben dafür nie ihre Einwilligung gegeben.
Die DSGVO nennt das eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Artikel 4 Nr. 12): eine Verletzung der Sicherheit, die unter anderem zur unbefugten Offenlegung personenbezogener Daten führt. Einfach gesagt: eine Datenpanne. Ob Sie diese der Aufsichtsbehörde melden müssen (in den Niederlanden der Autoriteit Persoonsgegevens), hängt vom Risiko für die betroffenen Personen ab (Artikel 33). Vierzig Adressen von Kunden eines Blumenladens sind etwas anderes als vierzig Adressen von Teilnehmern einer Gesprächsgruppe zum Thema Schulden. Bei Letzterer verrät allein schon die Tatsache, dass jemand auf der Liste steht, etwas Sensibles. Wenn Sie unsicher sind, dokumentieren Sie den Vorfall und klären Sie, ob eine Meldung erforderlich ist. Dies ist keine Rechtsberatung.
So schreiben Sie eine Gruppe sicher an
- Klicken Sie im Webmail auf Verfassen.
- Tragen Sie bei An Ihre eigene Adresse ein. So hat die E-Mail einen ordentlichen Empfänger und Sie erhalten selbst eine Kopie.
- Klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Feld An und wählen Sie Bcc.
- Tragen Sie alle anderen Adressen in das Feld Bcc ein.
- Prüfen Sie, bevor Sie auf Senden klicken, noch einmal, ob in An oder Cc keine Adressen stehen, die dort nicht hingehören.
Eine Gruppe aus Ihrem Adressbuch
Haben Sie in Ihrem Adressbuch eine Gruppe angelegt, zum Beispiel Lieferanten oder Mitglieder? Geben Sie dann den Namen der Gruppe in das Feld ein oder wählen Sie sie über die Schaltfläche mit den Personensymbolen neben dem Feld aus. Das Webmail setzt dann alle Adressen der Gruppe in das Feld, in dem Sie die Gruppe auswählen. Wählen Sie die Gruppe bei An, sieht jeder in der Gruppe alle anderen Adressen. Wählen Sie eine Gruppe von Personen, die sich nicht kennen, deshalb immer bei Bcc. Wie Sie eine Gruppe anlegen, lesen Sie unter Gruppen erstellen.
Viele Empfänger: das Tageslimit und ein Newsletter-Dienst
Ein Postfach ist für persönliche E-Mails gedacht, nicht für Newsletter. Pro Tag können Sie eine begrenzte Anzahl E-Mails versenden, und dieses Limit gilt für Ihr gesamtes Paket zusammen: alle Postfächer, das Webmail und Ihre Website. Jeder Empfänger zählt mit, auch im Bcc. Eine Nachricht mit zweihundert Adressen im Bcc sind also zweihundert E-Mails. Lesen Sie Limit für den E-Mail-Versand.
Möchten Sie regelmäßig eine große Gruppe erreichen, verwenden Sie einen Newsletter-Dienst. Dieser kümmert sich um Abmeldungen und eine saubere Liste. Eine Gruppe in Ihrem Adressbuch hat keinen Abmeldelink: Bittet jemand darum, keine E-Mails mehr zu erhalten, entfernen Sie ihn selbst aus der Gruppe. Mehr dazu erfahren Sie in der Lektion Einwilligung, Abmeldung und eine saubere Liste des Kurses E-Mail im Griff.
Doch versehentlich alle Adressen sichtbar?
Eine versendete E-Mail können Sie nicht zurückholen. Dokumentieren Sie, was passiert ist: welche E-Mail, wann und an wen. Prüfen Sie danach, ob Sie den Vorfall melden müssen. Was eine Datenpanne ist und wie die Meldepflicht funktioniert, lesen Sie in der Lektion Datenpannen und die Meldepflicht des Kurses Sicher online.
Die Schritte im Webmail finden Sie auch in der Roundcube-Anleitung unter Eine neue Nachricht schreiben. Den Text der DSGVO finden Sie auf EUR-Lex.