Häufig gemachte Fehler

Modul 8: Umziehen und Ihre Domain in Ordnung bringen · Lesezeit: 13 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die zwölf häufigsten E-Mail-Fehler an ihren Symptomen erkennen, erklären, warum sie auftreten, und sie beheben.

Kernbegriffe: doppelter SPF-Eintrag, zu viele SPF-Abfragen, DMARC zu früh auf reject, DKIM nicht aktiviert bei einem Versanddienst, Weiterleitung an Gmail, Catch-all, Besucher als Absender, Versandserver ohne Authentifizierung, Servername mail. ohne passendes Zertifikat, volles Postfach, MX bei einem Umzug vergessen, POP3 auf mehreren Geräten

So nutzen Sie diese Lektion

Jeder Fehler hat denselben Aufbau: was Sie sehen (das Symptom, so wie ein Kunde es meldet), warum es schiefgeht, und wie Sie es lösen. Oft ähneln sich die Symptome ("meine Mail kommt nicht an"), während die Ursache ganz anders ist. Deshalb steht bei jedem Fehler auch, wie Sie ihn bestätigen: welchen Beweis Sie suchen, bevor Sie etwas ändern. Raten Sie nicht, sondern messen Sie zuerst (Lektion 6.3).

Die Nummern verwenden Sie in der Aufgabe.

Fehler im DNS

Fehler 1: zwei SPF-Einträge.
Sie sehen: Mail an Gmail und Outlook.com landet plötzlich im Spam, seit Sie einen neuen Dienst (Microsoft 365, einen Newsletter, eine Buchhaltungssoftware) angebunden haben. In den Headern steht spf=permerror.
Warum: Der Dienst sagte "fügen Sie diesen SPF-Eintrag hinzu", und jetzt gibt es zwei TXT-Einträge, die mit v=spf1 beginnen. Laut RFC 7208 ist das ein permanenter Fehler: SPF zählt überhaupt nicht mehr.
Bestätigen: Rufen Sie die TXT-Einträge Ihrer Domain ab und zählen Sie die v=spf1-Einträge.
Lösung: Fassen Sie alles in einem einzigen Eintrag zusammen (Lektion 4.2).

Fehler 2: mehr als zehn SPF-Abfragen.
Sie sehen: dasselbe, spf=permerror, aber es gibt nur einen Eintrag. Häufig nach dem Hinzufügen des x-ten include.
Warum: Jeder include, a, mx, exists und redirect kostet eine DNS-Abfrage, auch innerhalb der Includes. Über zehn ist SPF ungültig.
Bestätigen: Lassen Sie eine SPF-Prüfung rekursiv zählen (Aufgabe Z4.2).
Lösung: Entfernen Sie Dienste, die Sie nicht mehr nutzen, ersetzen Sie a und mx durch ip4/ip6, falls diese fest sind, oder lassen Sie einen Dienst über eine eigene Bounce-Subdomain versenden (Lektion 7.1).

Fehler 3: DMARC sofort auf p=reject.
Sie sehen: Seit ein DMARC-Eintrag gesetzt wurde, kommen Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware oder Mail von der Website nicht mehr an. Empfänger geben 550 5.7.1 mit einem Verweis auf DMARC zurück.
Warum: Nicht alle Versender waren erfasst. Was nicht über ausgerichtetes (aligned) SPF oder DKIM ankommt, wird jetzt abgewiesen.
Bestätigen: der DMARC-Eintrag und die Berichte (Lektion 4.5): welche Quellen schlagen fehl?
Lösung: Zurück zu p=none mit einer Berichtsadresse, alle Versender reparieren, dann Schritt für Schritt zu quarantine und reject (Lektion 4.4). Das ist auch die Empfehlung dieses Kurses.

Fehler 4: DKIM beim Versanddienst nicht eingerichtet.
Sie sehen: Newsletter erreichen bei immer mehr Empfängern nicht mehr den Posteingang. In den Headern: dkim=pass header.d= die Domain des Dienstes, dmarc=fail.
Warum: Der Dienst signiert mit seiner eigenen Domain, sodass DMARC nicht über DKIM bestehen kann, und auch SPF ist nicht ausgerichtet (aligned).
Bestätigen: Header einer Test-Newsletter-Mail (Aufgabe Z7.1).
Lösung: Authentifizieren Sie Ihre Domain beim Dienst (DKIM über CNAME, Lektion 7.1).

Fehler bei Weiterleitungen und Adressen

Fehler 5: alles an Gmail weiterleiten.
Sie sehen: Mail von manchen Absendern kommt nicht an der Gmail-Adresse an, an die Sie Ihre geschäftliche Mail weiterleiten, oder landet im Spam. Manchmal erhalten Absender eine Bounce-Nachricht von Gmail.
Warum: Bei einer Weiterleitung kommt die Mail bei Gmail von Ihrem Server an, der nicht im SPF des ursprünglichen Absenders steht. Ohne DKIM oder bei einem Absender mit p=reject schlägt DMARC fehl. Außerdem wirkt weitergeleiteter Spam für Gmail wie Spam, den Sie versenden, was Ihrer Reputation schadet.
Bestätigen: die Bounce-Nachricht oder die Header bei Gmail (spf=fail oder softfail mit Ihrem Server als Quelle).
Lösung: Nicht weiterleiten, sondern das Postfach in der Gmail-App auf Ihrem Telefon über IMAP hinzufügen (Lektion 2.4 und 3.3).

Fehler 6: ein Catch-all.
Sie sehen: viel Spam an Adressen, die nie existiert haben (xyz123@example.com), und ein volles Postfach.
Warum: Ein Catch-all nimmt Mail für jede denkbare Adresse an. Spammer probieren beliebige Adressen aus, und die kommen alle an. Leiten Sie den Catch-all auch noch nach außen weiter, wird daraus Fehler 5 im großen Stil.
Bestätigen: Schauen Sie im Postfach nach, an welche Empfängeradressen der Spam ging.
Lösung: Catch-all deaktivieren, und für jede tatsächlich genutzte Adresse einen Alias oder ein Postfach einrichten (Lektion 3.3).

Fehler 7: die Besucheradresse als Absender in einem Formular.
Sie sehen: Nachrichten über das Kontaktformular kommen manchmal an und manchmal nicht, vor allem nicht von Besuchern mit einer Adresse bei einem großen Anbieter.
Warum: Ihre Website versendet "im Namen" der Domain des Besuchers. Hat diese Domain p=reject oder p=quarantine, weist der Empfänger die Mail ab oder filtert sie (Lektion 7.3).
Bestätigen: Schauen Sie nach, welches From-Feld das Formular verwendet.
Lösung: eigene Adresse in From, Besucher in Reply-To.

Fehler bei der Einrichtung

Fehler 8: Versandserver ohne Authentifizierung.
Sie sehen: Empfangen funktioniert, Versenden nicht. Meldung wie "relay access denied", "authentication required" oder 550 5.7.1. Beim iPhone häufig: die Felder beim Versandserver leer gelassen ("optional").
Warum: Ein Versandserver leitet nur Mail weiter für Nutzer, die sich anmelden. Sonst könnte ihn jeder als Spamkanone verwenden.
Bestätigen: die Einstellungen des Versandservers im E-Mail-Programm.
Lösung: Authentifizierung aktivieren, mit der vollständigen E-Mail-Adresse und dem Passwort, Port 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS (Lektion 1.4 und 2.3).

Fehler 9: mail.<domain> als Servername ohne passendes Zertifikat.
Sie sehen: eine Meldung über ein ungültiges Zertifikat oder "Identität des Servers kann nicht überprüft werden", oder die Verbindung gelingt überhaupt nicht.
Warum: Das Programm prüft, ob der Servername im Zertifikat steht. mail.example.com zeigt vielleicht auf den Server, steht aber nicht im Zertifikat. Oder der Name zeigt nach einem Umzug noch auf den alten Anbieter.
Bestätigen: Lassen Sie die Mailports mit dem Servernamen überprüfen (Aufgabe Z2.1 und Z8.4).
Lösung: Verwenden Sie den Servernamen, den der Anbieter angibt, und klicken Sie nie einfach auf "trotzdem fortfahren" (Lektion 2.1).

Fehler 10: ein volles Postfach.
Sie sehen: Absender erhalten eine Bounce-Nachricht mit 452 4.2.2 oder 552 5.2.2 (Postfach voll, mailbox full). Sie selbst merken nichts, oder nur, dass keine neue Mail mehr ankommt.
Warum: Das Postfach hat sein Kontingent (Quota) erreicht. Oft durch jahrelange Anhänge, oder durch einen Ordner Gesendet und Papierkorb, die nie geleert werden.
Bestätigen: die Auslastung des Postfachs im Kontrollpanel oder im Webmail.
Lösung: Aufräumen, archivieren, oder das Kontingent erhöhen (Lektion 3.2).

Fehler beim Umziehen

Fehler 11: der MX beim Umzug vergessen.
Sie sehen: Nach dem Umzug der Website oder der Domain kommt keine Mail mehr an, oder sie kommt an einer Stelle an, die niemand prüft. Oder umgekehrt: Sie haben die Mail zu einem neuen Anbieter umgezogen, aber der MX zeigt noch auf den alten.
Warum: Bei einem Nameserverwechsel wird die gesamte Zone mitgenommen. Stehen die MX-Einträge des Mail-Anbieters nicht in der neuen Zone, zeigt Ihre Mail auf den neuen Webserver. Oder der MX wurde nie angepasst.
Bestätigen: MX beim zuständigen (autoritativen) Nameserver abfragen (Aufgabe Z8.2).
Lösung: Setzen Sie die richtigen MX-Einträge in die Zone, die wirklich aktiv ist, und kopieren Sie die Mail danach noch einmal (Lektion 8.2).

Fehler 12: POP3 auf mehreren Geräten.
Sie sehen: Mail ist auf dem Laptop vorhanden, aber nicht auf dem Telefon, oder umgekehrt. Nach dem Austausch des Laptops sind jahrelange Mails verschwunden.
Warum: POP3 holt die Mail vom Server auf ein einziges Gerät und löscht sie dort oft (Lektion 1.3).
Bestätigen: der Kontotyp im E-Mail-Programm.
Lösung: Auf IMAP umsteigen; die Mail, die nur lokal vorliegt, zuerst in das IMAP-Postfach ziehen.

Was die Fehler gemeinsam haben

Schauen Sie sich die Liste noch einmal an. Fast jeder Fehler entsteht dadurch, dass jemand eine einzelne Anweisung befolgte ("fügen Sie diesen Eintrag hinzu", "aktivieren Sie die Weiterleitung"), ohne das Ganze zu sehen. Der rote Faden dieses Kurses:

• wissen Sie, wer im Namen Ihrer Domain Mail versendet (Bestandsaufnahme, Lektion 4.2 und 8.1);
• ändern Sie immer nur eine Sache und kontrollieren Sie danach;
• lesen Sie den Beweis: die Bounce-Nachricht (Lektion 6.1), die Header (Lektion 1.5), den DMARC-Bericht (Lektion 4.5) und das DNS beim zuständigen Server.

Zusammenfassung

• DNS-Fehler: zwei SPF-Einträge, zu viele Abfragen, DMARC zu früh auf reject, DKIM beim Versanddienst nicht aktiviert.
• Adressfehler: Weiterleitung an Gmail, Catch-all, die Besucheradresse als From.
• Einrichtungsfehler: keine Authentifizierung beim Versand, ein Servername, der nicht im Zertifikat steht, ein volles Postfach.
• Umzugsfehler: MX vergessen, POP3 auf mehreren Geräten.
• Bestätigen Sie die Ursache immer mit einem Beweis, bevor Sie etwas ändern.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe Z8.3: Welcher Fehler ist es? Sie erhalten acht kurze Fallbeispiele, jeweils mit einem Symptom und einem Beweisstück (ein Header, eine Bounce-Nachricht, eine DNS-Antwort oder eine Einstellung). Wählen Sie pro Fall die Nummer des Fehlers (1 bis einschließlich 12). Das Programm überprüft dies anhand eines festen Schlüssels und zeigt bei einer falschen Antwort, welchen Beweis Sie übersehen haben.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• DirectAdmin Anleitung 18.9: Ich empfange keine E-Mails mehr
• DirectAdmin Anleitung 18.10: Ich kann keine E-Mail versenden
• Ich erhalte keine E-Mails mehr: So finden Sie die Ursache
• Ich kann keine E-Mails versenden (Empfangen funktioniert hingegen)
• E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten (Weiterleitungen, Catch-All nicht empfohlen)
• Kostenloser DNS-Kurs 8.4: Häufig gemachte Fehler