Ordner und Synchronisierung: warum Sie zweimal „Gesendet" haben

Modul 3: Ihr Postfach verwalten · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wie IMAP-Ordner auf dem Server funktionieren, Ihrem E-Mail-Programm die richtigen Spezialordner zuweisen und verhindern, dass Mail doppelt vorkommt oder verloren geht.

Kernbegriffe: IMAP-Ordner, Ordnerliste auf dem Server, Spezialordner (Gesendet, Papierkorb, Entwürfe, Spam, Archiv), special-use (RFC 6154), Ordnerzuweisung, Ordner abonnieren, löschen und endgültig löschen (expunge), Synchronisierungszeitraum, Offline-Kopie

Wo liegen Ihre Ordner eigentlich?

In Lektion 1.3 haben Sie den Unterschied zwischen IMAP und POP3 gesehen. Bei IMAP liegt Ihre Mail auf dem Server, und Ihr E-Mail-Programm zeigt an, was dort liegt. Das gilt auch für die Ordner. Legen Sie in Thunderbird einen Ordner „Angebote" an, so erstellt Thunderbird diesen Ordner auf dem Server. Ihr Telefon sieht ihn danach ebenfalls, und das Webmail auch.

Das ist genau das, was Sie wollen. Es bedeutet aber auch: Ein E-Mail-Programm kann auf dem Server Ordner anlegen, die Sie nicht beabsichtigt haben. Und wenn sich zwei Programme nicht einig sind, wie ein Ordner heißen soll, bekommen Sie zwei davon.

Ein paar Dinge, die Sie über Ordner auf einem IMAP-Server wissen sollten:

• Der Posteingang heißt auf dem Server immer INBOX. Das ist der einzige Ordner mit einem festen Namen. Ihr Programm übersetzt ihn mit „Posteingang", „Inbox" oder „Eingehend".
• Alle anderen Ordner haben einen frei wählbaren Namen. Der Server kennt keinen „echten" Gesendet-Ordner, außer er gibt ihn selbst an (siehe unten).
• Unterordner werden durch ein Trennzeichen getrennt, meist einen Punkt oder einen Schrägstrich: INBOX.Offertes oder Offertes/2026. Das sehen Sie selten, aber es erklärt, warum manche Programme alle Ordner unter dem Posteingang anzeigen.
• Ein Programm zeigt manchmal nur die Ordner an, die es abonniert hat. Ein Ordner, der zwar auf dem Server liegt, den Sie aber nicht abonniert haben, scheint dann verschwunden zu sein.

Das Problem der Spezialordner

Ihr E-Mail-Programm braucht ein paar Ordner, um zu funktionieren:

Jedes Programm hat seine eigene Vorliebe. Apple Mail verwendet von Haus aus andere Namen als Outlook, und Outlook wieder andere als die Gmail-App. Richten Sie Ihr Postfach auf drei Geräten ein, ohne darauf zu achten, dann kann es so aussehen:

• Outlook legt gesendete Mail in Sent Items ab.
• Ihr iPhone legt gesendete Mail in Sent Messages ab.
• Das Webmail legt gesendete Mail in Sent ab.

Dann haben Sie drei Gesendet-Ordner, und auf jedem Gerät sehen Sie nur einen Teil dessen, was Sie versendet haben. Das ist die häufigste Klage über IMAP: „Ich sehe auf meinem Telefon nicht, was ich von meinem Computer aus versendet habe."

Die Lösung: special-use

Seit 2011 gibt es eine Erweiterung von IMAP, mit der der Server angibt, welcher Ordner wofür ist: special-use (RFC 6154). Der Server sagt dann zum Beispiel „dieser Ordner heißt Sent und hat die Funktion \Sent". Ein modernes E-Mail-Programm übernimmt das und legt keinen eigenen Ordner mehr an.

Die meisten Mailserver unterstützen das, und die meisten Programme ebenfalls. Es geht aber häufig noch schief bei:

• einem Postfach, das schon jahrelang besteht und in dem ältere Programme bereits eigene Ordner angelegt haben;
• einem Postfach, das von einem anderen Anbieter umgezogen ist, wo die Ordner anders hießen;
• Programmen, die Sie manuell eingerichtet haben, bevor der Server special-use lieferte;
• POP3 (dort gibt es keine Ordner auf dem Server, sodass jedes Gerät seinen eigenen Gesendet-Ordner lokal aufbewahrt).

Die Ordner selbst richtig verknüpfen

Haben Sie bereits doppelte Ordner, oder sind Sie unsicher? Dann wählen Sie einen Ordner pro Funktion und teilen Sie jedem Programm mit, welcher Ordner das ist. Am besten wählen Sie den Ordner, den der Server selbst festlegt. Den erkennen Sie im Webmail: dort steht der Gesendet-Ordner meist oben mit einem eigenen Symbol.

Wo stellen Sie das ein?

• Thunderbird: Konten-Einstellungen, Ihr Konto, Kopien & Ordner (Gesendet, Entwürfe, Archiv) und Server-Einstellungen (was mit gelöschten Nachrichten passiert, und in welchen Ordner).
• Apple Mail auf dem Mac: Einstellungen, Accounts, Ihr Account, Postfachverhalten. Auf dem iPhone: Einstellungen, Mail, Accounts, Ihr Account, das Konto selbst, Erweitert, und dann pro Funktion den Ordner auf dem Server wählen.
• Klassisches Outlook: Bei einem IMAP-Konto wählen Sie in den Kontoeinstellungen (Weitere Einstellungen, Erweitert) den Pfad des Hauptordners und den Ordner für gelöschte Elemente. Für gesendete Elemente hat das klassische Outlook in vielen Versionen keine Auswahlmöglichkeit: Es verwendet den Ordner, den der Server festlegt, und sonst seinen eigenen.
• Gmail-App: arbeitet mit dem Ordner, den der Server festlegt; Sie können es nicht pro Ordner einstellen.

Danach verschieben Sie die Mail aus den überflüssigen Ordnern in den gewählten Ordner und löschen die leeren Ordner. Tun Sie das auf einem Gerät (am besten dem Webmail oder dem Computer) und warten Sie, bis die anderen Geräte es übernehmen.

Löschen funktioniert in zwei Schritten

Bei IMAP ist Löschen eigentlich das Setzen einer Markierung. Eine Nachricht erhält die Kennzeichnung gelöscht (\Deleted), liegt aber noch auf dem Server. Erst wenn das Programm den Befehl expunge gibt, ist sie wirklich weg. Die meisten Programme gehen so vor:

1. Sie drücken auf Löschen. Das Programm verschiebt die Nachricht in den Papierkorb (eigentlich: kopiert sie in den Papierkorb und markiert das Original als gelöscht).
2. Das Original wird sofort oder beim Beenden endgültig gelöscht (expunge).
3. Erst wenn Sie den Papierkorb leeren, ist die Nachricht vom Server verschwunden.

Manche Programme sind anders eingestellt. Dann sehen Sie Nachrichten mit einem Strich durch den Text, die einfach nicht verschwinden: Sie sind markiert, aber nie endgültig gelöscht worden. Und sie zählen weiterhin für Ihren Speicherplatz. Suchen Sie dann in Ihrem Programm nach Ordner komprimieren (Thunderbird), Gelöschte Nachrichten löschen oder einer Einstellung wie „gelöschte Elemente beim Verlassen des Ordners endgültig löschen".

Wichtig: Löschen auf einem Gerät bedeutet Löschen auf allen Geräten. Das ist der Sinn von IMAP. Möchten Sie eine Nachricht von Ihrem Telefon entfernen, aber auf Ihrem Computer behalten, so geht das mit IMAP nicht. Sie können höchstens auf dem Telefon einen kürzeren Synchronisierungszeitraum einstellen (siehe unten).

Ist dennoch etwas verschwunden? Viele Anbieter bewahren Backups auf, aus denen sich ein Postfach oder ein Ordner wiederherstellen lässt, meist aber nur für einen begrenzten Zeitraum. Verlassen Sie sich darauf nicht als Archiv.

Wie viel synchronisieren Sie?

Ein E-Mail-Programm muss nicht alles herunterladen. Auf dem Telefon ist es oft praktisch, nur die letzten Wochen zu synchronisieren oder nur den Posteingang per Push zu erhalten. Das spart Speicherplatz und Akku. Auf dem Server ändert sich dadurch nichts: Die alte Mail liegt dort weiterhin, Sie sehen sie nur auf diesem Gerät nicht.

Auf dem Computer legen die meisten Programme eine Offline-Kopie des Postfachs an (Outlook in einer .ost-Datei, Thunderbird und Apple Mail in ihrem eigenen Ordner). Das ist eine Kopie, kein Backup: Löschen Sie etwas auf dem Server, verschwindet es auch aus der Offline-Kopie. Ein echter lokaler Aufbewahrungsort ist ein Ordner, den Sie selbst unter Lokale Ordner (Thunderbird), Auf meinem Mac (Apple Mail) oder in einer .pst-Datendatei (Outlook) anlegen. Was Sie dorthin ziehen, liegt nicht mehr auf dem Server. Mehr dazu in Lektion 3.2.

In der Praxis: so sieht es in einem Panel aus

Im Webmail von WebOké (Roundcube) sehen Sie links alle Ordner des Servers. Unter Einstellungen, Ordner können Sie Ordner anlegen, umbenennen, löschen und sie abonnieren oder das Abonnement beenden. Unter Einstellungen, Einstellungen, Spezialordner sehen Sie, welcher Ordner als Gesendet, Entwürfe, Papierkorb und Spam verwendet wird. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich; das Webmail heißt dort vielleicht anders, aber fast jedes Webmail verfügt über eine solche Ordnerverwaltung.

Zusammenfassung

• Bei IMAP liegen auch Ihre Ordner auf dem Server. Jedes Gerät sieht dieselben Ordner.
• Nur INBOX hat einen festen Namen. Gesendet, Papierkorb, Entwürfe und Spam heißen je nach Programm unterschiedlich, außer der Server legt sie fest (special-use, RFC 6154).
• Doppelte Gesendet-Ordner lösen Sie, indem Sie pro Funktion einen Ordner wählen und jedes Programm darauf einstellen.
• Löschen bei IMAP bedeutet Markieren und danach endgültig löschen (expunge). Markierte Nachrichten zählen noch für Ihren Speicherplatz.
• Eine Offline-Kopie ist kein Backup; ein lokaler Ordner hingegen schon ein separater Aufbewahrungsort.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O3.1: Ihre Ordner überprüfen. Öffnen Sie Ihr Postfach im Webmail und auf jedem Gerät, auf dem Sie es nutzen. Notieren Sie pro Gerät, welchen Ordner es für Gesendet, Papierkorb, Entwürfe und Spam verwendet. Haben Sie doppelte Ordner? Wählen Sie einen pro Funktion, stellen Sie jedes Gerät darauf ein, verschieben Sie die Mail und löschen Sie die leeren Ordner. Füllen Sie anschließend die Checkliste aus und beantworten Sie die Frage: Welchen Ordner hat der Server selbst festgelegt, und woran haben Sie das erkannt?

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 8.7: IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied?
• Was ist IMAP oder POP3 und wie funktioniert es?
• Wie lösche ich eine Nachricht bei IMAP?
• DirectAdmin Anleitung 18.11: Eine E-Mail wurde versehentlich gelöscht
• Postfach oder gelöschte E-Mails aus dem Backup wiederherstellen
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)