Sicheres Teilen und Zusammenarbeiten

Modul 7: Zugang, Dienstleister und Cloud · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie für jede Situation die sicherste Art des Teilens wählen: intern teilen mit einem Konto, eine persönliche Freigabe, oder ein öffentlicher Link mit Passwort, Ablaufdatum und Downloadlimit, und Sie wissen, was Sie besser nicht per E-Mail versenden.
Kernbegriffe: Freigabelink, öffentlicher Link, Ablaufdatum, Passwort für Link, Downloadlimit, Dateianfrage, verschlüsselt versenden, minimale Daten

Teilen ist der neue Anhang

Früher schickten Sie ein Dokument als Anhang mit einer E-Mail. Heute teilen Sie immer häufiger einen Link zu einer Datei in Ihrem Cloudspeicher. Das hat große Vorteile: keine Kopien, die herumgeistern, immer die neueste Version, auch bei großen Dateien, und Sie können den Zugang später wieder entziehen. Einen einmal versendeten Anhang können Sie nie mehr zurückholen.

Aber auch ein Link birgt ein eigenes Risiko. Ein öffentlicher Link funktioniert für jeden, der ihn hat. Wird er weitergeleitet, in eine Gruppenchat-App eingefügt oder landet er in einem gehackten Postfach, kann auch diese Person darauf zugreifen. Ein Link ohne Passwort oder Enddatum, der vor drei Jahren für einen Auftrag erstellt wurde, funktioniert oft noch immer.

Drei Arten des Teilens

Fast jeder Cloudspeicher kennt drei Arten des Teilens. Wählen Sie immer die am stärksten eingeschränkte Variante, die funktioniert.

Intern teilen ist am sichersten: Es gibt keinen Link, der durchsickern kann, und wenn der Kollege das Unternehmen verlässt und sein Konto deaktiviert wird (Lektion 7.1), ist der Zugang sofort weg. Mit einer persönlichen Freigabe erhält jeder Empfänger einen eigenen Link, sodass Sie pro Person sehen können, mit wem Sie teilen, und pro Person stoppen können.

Die Einstellungen eines Links

Muss es doch ein öffentlicher Link werden, stellen Sie ihn bewusst ein. Die meisten Dienste bieten diese Optionen:

• Rechte: nur ansehen, oder auch bearbeiten. Wählen Sie standardmäßig nur ansehen. Zum Mitlesen reicht das.
• Passwort für den Link: Wer den Link öffnet, muss zuerst ein Passwort eingeben. Senden Sie dieses Passwort über einen anderen Kanal als den Link: den Link per E-Mail, das Passwort per SMS oder telefonisch. Wer nur die E-Mail abfängt, hat dann noch nichts.
• Ablaufdatum: Nach diesem Datum funktioniert der Link nicht mehr. So müssen Sie nicht daran denken, ihn aufzuräumen.
• Downloadlimit: Der Link stoppt nach einer bestimmten Anzahl von Downloads.
• Download ausblenden: Der Empfänger sieht keine Download-Schaltfläche. Das ist kein echter Schutz: Was jemand sehen kann, kann er auch festhalten, und sei es mit einem Bildschirmfoto.
• Ein Label oder Name für den Link, damit Sie später wissen, wofür er gedacht war.

Teilen Sie außerdem die Datei selbst, nicht den Ordner drumherum, es sei denn, die andere Person darf wirklich alles in diesem Ordner sehen. Ein Link zum Ordner „Kunden 2026" für ein einziges Angebot ist ein klassisches Leck.

Eine Dateianfrage

Muss ein Kunde oder Lieferant etwas bei Ihnen abliefern, verwenden Sie eine Dateianfrage (auch Upload-Link oder „nur Ablegen" genannt). Die andere Person kann Dateien hochladen, sieht aber nicht, was bereits im Ordner liegt. Geben Sie jedem Kunden einen eigenen Ordner und eine eigene Anfrage, mit Passwort und Enddatum. So kann Kunde A nie die Unterlagen von Kunde B sehen, und Sie sehen sofort, von wem etwas stammt.

Was nicht per gewöhnlicher E-Mail versendet werden sollte

Eine gewöhnliche E-Mail ist mit einer Postkarte vergleichbar, die an mehreren Poststellen vorbeikommt. Die Verbindung zwischen Mailservern ist oft verschlüsselt, aber die E-Mail liegt danach lesbar in den Postfächern von Absender und Empfänger, oft jahrelang, und eine falsch getippte Adresse reicht für eine Datenpanne (Lektion 8.2).

Versenden Sie daher nicht als gewöhnlichen Anhang:

• Kopien von Reisepässen oder Personalausweisen;
• medizinische Daten oder Gesundheitsdaten;
• Gehaltsabrechnungen, Lohnübersichten und Sozialversicherungsnummern;
• Passwörter und Wiederherstellungscodes (diese gehören in einen Passwort-Manager, gegebenenfalls über einen gemeinsamen Tresor, Lektion 2.2).

Verwenden Sie stattdessen eine Freigabe mit Passwort und Ablaufdatum aus Ihrem eigenen Speicher, oder einen Dienst, der verschlüsseltes Versenden unterstützt, bei dem nur der Empfänger die Nachricht öffnen kann. Es gibt verschiedene Arten: Verschlüsselung, die in Ihr Mailprogramm oder Mailpaket eingebaut ist, ein gesicherter Nachrichtendienst, oder ein eigenständiger Dienst zum verschlüsselten Versenden von Dateien.

Minimale Daten

Der beste Schutz vor einem Leck sind Daten, die Sie nicht teilen. Fragen Sie sich bei jeder Freigabe: Braucht die andere Person das wirklich? Ein Buchhalter braucht Ihre Rechnungen, nicht Ihre gesamte Kundendatenbank. Ein Vermieter möchte wissen, dass jemand existiert, braucht aber nicht immer eine Kopie des Ausweises. Muss eine Kopie eines Ausweisdokuments doch sein, können Sie die Sozialversicherungsnummer und das Passfoto abdecken und ein Wasserzeichen mit Zweck und Datum anbringen. Dafür gibt es in den Niederlanden eine kostenlose App der Regierung, KopieID; prüfen Sie, ob es in Ihrem Land ein vergleichbares Werkzeug gibt.

Aufräumen

Links sammeln sich an. Viele Dienste zeigen eine Übersicht alles Geteilten. Gehen Sie das einmal im Quartal durch:

1. Stoppen Sie alle öffentlichen Links ohne Ablaufdatum, die nicht mehr benötigt werden.
2. Prüfen Sie, ob externe Personen noch Zugang zu Ordnern eines abgeschlossenen Auftrags haben.
3. Legen Sie, wo möglich, ein standardmäßiges Ablaufdatum für neue Links fest.

In der Praxis: so sieht es aus

In der Beispielumgebung Nextcloud erstellen Sie einen öffentlichen Link über den Reiter Gemeinsam nutzen einer Datei. Bei Ändern Link finden Sie die Rechte (Nur ansehen oder Bearbeiten zulassen) und unter Erweiterte Einstellungen das Passwort, das Ablaufdatum, Download ausblenden, eine Notiz für den Empfänger und Downloads beschränken. Mit Teilen stoppen entziehen Sie den Link sofort. Teilen Sie über eine E-Mail-Adresse, dann sendet Nextcloud jedem Empfänger einen eigenen Link, den Sie pro Person widerrufen können. Zum Abliefern gibt es die Dateianfrage, mit einem eigenen Ordner pro Kunde, Passwort und Enddatum. In Euro-Office teilen Sie Dokumente über dieselben Links; die Anleitung empfiehlt, Bearbeitungsrechte nur zu vergeben, wenn das wirklich notwendig ist. Andere Cloudspeicher funktionieren ähnlich, auch wenn die Schaltflächen anders heißen und manche Optionen (wie ein Downloadlimit) nicht überall verfügbar sind.

Zusammenfassung

• Wählen Sie die am stärksten eingeschränkte Art des Teilens, die funktioniert: intern, persönlich, und erst als letztes Mittel ein öffentlicher Link.
• Ein öffentlicher Link funktioniert für jeden, der ihn hat; geben Sie ihm ein Passwort (über einen anderen Kanal), ein Ablaufdatum und nur Leserechte.
• Teilen Sie die Datei, nicht den Ordner; verwenden Sie eine Dateianfrage, wenn jemand etwas abliefern muss.
• Versenden Sie sensible Daten nicht als gewöhnlichen Anhang und teilen Sie nur, was die andere Person wirklich braucht.
• Räumen Sie alte Links und externen Zugang regelmäßig auf.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A7.3: Beurteilen Sie den Freigabelink. Sie erhalten eine Reihe von Situationen mit den Einstellungen eines Freigabelinks: was geteilt wird, mit wem, mit welchen Rechten, ob ein Passwort und Ablaufdatum gesetzt sind und wie das Passwort versendet wird. Beurteilen Sie pro Situation, ob es in Ordnung ist, besser gemacht werden kann oder nicht so sein sollte, und wählen Sie die wichtigste Verbesserung. Das Programm prüft Ihre Antwort und gibt pro Situation eine Erklärung.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in den WebOké-Artikeln gelten für die Umgebung von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Nextcloud-Anleitung 5.2: Einen öffentlichen Link erstellen: Ansicht, Bearbeitung, Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit
• Nextcloud-Anleitung 5.4: Teilen per E-Mail mit jemandem ohne Konto
• Nextcloud-Anleitung 16.5: Einen Kunden Dateien einreichen lassen mit einer Dateianfrage mit Passwort und Enddatum
• Euro-Office Handbuch 9.3: Passwort und Ablaufdatum bei einem Link
• Euro-Office Handbuch 9.5: Freigeben mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation