E-Mails lokal speichern, um Speicherplatz auf dem Mailserver zu sparen

Ist Ihr Postfach fast voll? Dann können Sie alte E-Mails vom Server in einen lokalen Ordner auf Ihrem eigenen Computer verschieben. Diese E-Mails liegen dann nicht mehr auf dem Mailserver und zählen nicht mehr zu Ihrem Speicherplatz. Sie können sie weiterhin in Ihrem E-Mail-Programm lesen und durchsuchen, allerdings nur auf diesem einen Computer.

Zuerst: Ist Aufräumen die bessere Lösung?

Oft ist das Postfach wegen einiger großer Anhänge, des Papierkorbs oder des Ordners Junk-E-Mail (Junk) voll. Lesen Sie zuerst Postfach bereinigen, um in DirectAdmin Speicherplatz freizugeben und Speicher oder Festplattenplatz voll: So geben Sie Speicherplatz frei. Sie können auch den Speicherplatz des Postfachs oder Ihres Pakets erweitern.

Outlook für Windows (klassisch)

1. Klicken Sie auf Neue Elemente (oder neben Neue E-Mail), wählen Sie Weitere Elemente und dann Outlook-Datendatei.
2. Wählen Sie einen Ordner und einen Namen, zum Beispiel Archiv, und klicken Sie auf OK. Outlook erstellt eine .pst-Datei. Die neue Datendatei erscheint links in der Ordnerliste.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datendatei, wählen Sie Neuer Ordner und geben Sie dem Ordner einen Namen, zum Beispiel Archiv 2024.
4. Markieren Sie die E-Mails, die Sie verschieben möchten (mit Strg oder Umschalt), und ziehen Sie sie in diesen Ordner.

Im neuen Outlook für Windows funktioniert dies anders oder gar nicht. Verwenden Sie dafür das klassische Outlook. Mehr dazu, und zu einem Archivordner auf dem Server als Alternative, lesen Sie in Archivieren: ein Archivordner auf dem Server oder eine pst-Datei in der Outlook-Anleitung.

Thunderbird

1. Links in der Ordnerliste finden Sie Lokale Ordner. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Neuer Ordner.
2. Geben Sie dem Ordner einen Namen und ziehen Sie die E-Mails aus Ihrem Postfach in diesen Ordner.

Apple Mail auf dem Mac

1. Wählen Sie in der Menüleiste Postfach und dann Neues Postfach.
2. Wählen Sie bei Ort die Option Auf meinem Mac und geben Sie dem Postfach einen Namen.
3. Ziehen Sie die E-Mails aus Ihrem Postfach in dieses neue Postfach.

Prüfen Sie, ob Speicherplatz frei wird

Nach dem Verschieben befinden sich die E-Mails im lokalen Ordner und verschwinden vom Server. Manche Programme legen sie zunächst in den Papierkorb Ihres Postfachs. Leeren Sie diesen dann ebenfalls. Wie viel Speicherplatz Ihr Postfach belegt, sehen Sie in DirectAdmin unter E-Mail-Konten. Siehe auch Speicherplatz pro Postfach und was passiert, wenn es voll ist.

Möchten Sie mehr erfahren? Besuchen Sie den kostenlosen Kurs E-Mail im Griff, Lektion 3.2 Speicherplatz, Quota und ein volles Postfach.