Archivieren: ein Archivordner auf dem Server oder eine PST-Datei

Möchten Sie Ihren Posteingang aufräumen, alte E-Mails aber behalten? Dann können Sie sie archivieren. Bei einer E-Mail-Adresse von WebOké haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie unterscheiden sich darin, wo Ihre E-Mails danach gespeichert sind.

Möglichkeit 1: ein Archivordner auf dem Server (empfohlen)

Erstellen Sie in Outlook bei Ihrer E-Mail-Adresse einen Ordner, zum Beispiel Archiv oder Archiv 2025, und ziehen Sie alte E-Mails dorthin. Dieser Ordner liegt auf unserem Server.

• Sie sehen das Archiv auf jedem Computer, auf Ihrem Smartphone und im Webmail.
• Es ist in den Backups Ihres Pakets enthalten.
• Es zählt allerdings zum Speicherplatz Ihres Postfachs (siehe Ordner, gesendete E-Mails und ein volles Postfach).

Viele Versionen von Outlook haben auch eine Schaltfläche Archivieren. Sie verschiebt eine Nachricht in einen Archivordner. Bei einem IMAP-Konto fragt Outlook manchmal zuerst, welcher Ordner das sein soll. Wählen Sie dann einen Ordner unter Ihrer E-Mail-Adresse, nicht einen Ordner auf Ihrem Computer.

Möglichkeit 2: eine PST-Datei auf Ihrem Computer

Das klassische Outlook kann E-Mails in einer Outlook-Datendatei speichern, einer Datei mit der Endung .pst. Diese Datei liegt auf Ihrem Computer, nicht auf unserem Server.

• Das ist praktisch, wenn Ihr Postfach voll wird und Ihre alten E-Mails nicht mehr auf dem Server liegen müssen.
• Aber: Diese E-Mails sehen Sie dann nur noch auf diesem Computer. Nicht auf Ihrem Smartphone, nicht im Webmail.
• Geht Ihr Computer kaputt oder wird die Datei beschädigt, sind diese E-Mails verloren. Die PST-Datei ist nicht in unseren Backups enthalten. Erstellen Sie daher selbst ein Backup davon (siehe Backup-Strategie: die 3-2-1-Regel für Ihr eigenes Unternehmen).

Im klassischen Outlook erstellen Sie eine PST-Datei über Datei, Öffnen und exportieren und dann Importieren/Exportieren, mit der Option, in eine Datei zu exportieren. Außerdem gibt es die Funktion AutoArchivierung, die alte E-Mails automatisch in eine PST-Datei verschiebt. Aktivieren Sie diese nur, wenn Sie wissen, wo diese Datei liegt, und Sie ein Backup davon haben.

PST-Dateien und das neue Outlook

Das neue Outlook kann PST-Dateien nur eingeschränkt nutzen. Microsoft nennt unter anderem als Voraussetzung, dass das klassische Outlook ebenfalls auf Ihrem Computer installiert ist und dass Sie ein Abonnement für Microsoft 365 haben. Möchten Sie umsteigen, verschieben Sie die E-Mails aus Ihren PST-Dateien zuerst im klassischen Outlook zurück in einen Ordner auf dem Server. Dann sehen Sie sie im neuen Outlook automatisch.

Tipp: Das klassische Outlook speichert ein IMAP-Konto auch in einer Datei mit der Endung .ost. Das ist nur eine Kopie dessen, was auf dem Server liegt. Geht diese Datei kaputt, kann Outlook alles erneut vom Server abrufen. Eine .pst ist etwas anderes: Dort sind die E-Mails oft ausschließlich gespeichert.