Warum nicht jeder Ihre Abwesenheitsnotiz erhält
Ihre Abwesenheitsnotiz ist eingeschaltet, aber ein Kunde sagt, er habe keine Antwort erhalten. Oder jemand hat sie beim ersten Mal erhalten und danach nicht mehr. Meistens ist das kein Fehler: Eine Abwesenheitsnotiz antwortet bewusst nicht auf jede E-Mail. In diesem Artikel erfahren Sie, warum das so ist und wie Sie sie so einrichten, dass die richtigen Personen eine Antwort erhalten.
So funktioniert es
Die Abwesenheitsnotiz, die Sie im Webmail unter Einstellungen > Abwesenheit einrichten, ist technisch gesehen ein Filter auf dem Mailserver. Er läuft in dem Moment, in dem eine E-Mail eingeht, also auch dann, wenn Ihr Computer ausgeschaltet ist. Die Regeln für eine solche automatische Antwort stehen im Standard für Sieve-Abwesenheitsnotizen, RFC 5230 (Englisch). Darin sind einige Einschränkungen festgelegt, die verhindern, dass eine Abwesenheitsnotiz Schaden anrichtet.
1. Eine Antwort pro Absender und Intervall
Der Server merkt sich, wem er bereits geantwortet hat. Innerhalb des Antwort-Intervalls erhält derselbe Absender keine zweite Antwort. Wählen Sie selbst keinen Wert, beträgt es laut Standard 7 Tage. Schreibt Ihnen jemand also viermal in drei Tagen, erhält er eine einzige Abwesenheitsnotiz. Erst nach Ablauf des Intervalls erhält er wieder eine, als Erinnerung daran, dass Sie noch abwesend sind.
Haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz getestet, indem Sie sich selbst von einer anderen Adresse aus eine E-Mail geschickt haben? Dann erhalten Sie beim zweiten Test keine Antwort mehr. Das bedeutet, dass es funktioniert.
2. Keine Antwort auf Mailinglisten und automatische E-Mails
Eine Abwesenheitsnotiz, die an eine Mailingliste mit tausend Mitgliedern antwortet, oder zwei automatische Nachrichten, die endlos aufeinander reagieren: Das möchte niemand. Deshalb antwortet der Server gemäß RFC 5230 (Abschnitt 4.6) nicht auf:
- E-Mails mit einer Kopfzeile List-Id oder anderen List-Kopfzeilen: Newsletter und Mailinglisten;
- E-Mails mit einer Kopfzeile Auto-Submitted mit einem anderen Wert als
no: automatische Nachrichten, etwa eine andere Abwesenheitsnotiz oder eine Systemmeldung; - E-Mails von Adressen wie MAILER-DAEMON oder von Adressen, die mit
owner-beginnen oder auf-requestenden.
Ihre eigene Antwort erhält selbst die Kopfzeile Auto-Submitted: auto-replied. So weiß eine andere Abwesenheitsnotiz, dass sie nicht zurückantworten soll. Die Antwort geht außerdem an den Envelope-Absender (Return-Path). Bei normalen E-Mails ist das die Adresse des Absenders, bei Systemen oft eine technische Adresse.
3. Nur wenn die E-Mail wirklich an Sie gerichtet ist
Der Server antwortet nur, wenn eine Ihrer Adressen in den Kopfzeilen An (To) oder Cc steht. So vermeiden Sie Antworten auf E-Mails, die über eine Liste oder als Bcc eingegangen sind. Die Adresse Ihres eigenen Postfachs kennt der Server, nicht aber eine Adresse wie info@example.com, die an Ihr Postfach weitergeleitet wird.
Deshalb ist das Feld Meine E-Mail-Adressen wichtig:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abwesenheit und öffnen Sie Erweiterte Einstellungen.
- Tragen Sie unter Meine E-Mail-Adressen jede Adresse ein, unter der Sie E-Mails empfangen, auch Aliase und Weiterleitungsadressen (Forwarder). Mit Mit allen meinen Adressen füllen übernimmt das Webmail die Adressen Ihrer Identitäten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Vergessen Sie info@, erhält ein Kunde, der an info@ schreibt, keine Abwesenheitsnotiz und wartet womöglich vergeblich auf eine Antwort.
4. Außerhalb von Start- und Endzeit
Haben Sie eine Startzeit und eine Endzeit eingetragen, ist die Abwesenheitsnotiz außerhalb dieses Zeitraums inaktiv. Prüfen Sie, ob die Daten stimmen, auch das Jahr. Lassen Sie die Felder leer, ist die Notiz aktiv, solange Status auf Ein steht. Ein Start- und Enddatum ist allerdings die sicherste Wahl: Dann können Sie nicht vergessen, die Notiz auszuschalten.
Schnell prüfen, warum jemand keine Antwort erhalten hat
| Prüfen | Wo |
|---|---|
| Steht Status auf Ein und liegt das heutige Datum zwischen Startzeit und Endzeit? | Einstellungen > Abwesenheit |
| Hat dieser Absender innerhalb des Antwort-Intervalls bereits eine Antwort erhalten? | Erweiterte Einstellungen > Antwort-Intervall |
| Hat er an einen Alias oder eine Weiterleitungsadresse geschrieben, die nicht unter Meine E-Mail-Adressen steht? | Erweiterte Einstellungen > Meine E-Mail-Adressen |
| War es ein Newsletter, eine Mailingliste oder eine automatische Nachricht? | Kopfzeilen der Nachricht (Header): List-Id oder Auto-Submitted |
| Verschiebt ein weiter oben stehender Filter die Nachricht bereits? | Einstellungen > Filter |
Lassen Sie Aktion für eingehende Nachricht auf Behalten stehen. Dann bleibt die eingegangene E-Mail ganz normal in Ihrem Postfach und Sie können sie nach Ihrer Rückkehr lesen.
Die Schritte mit Screenshots finden Sie in der Roundcube-Anleitung unter Eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Nutzen Sie DirectAdmin, lesen Sie Vacation Messages in der DirectAdmin-Anleitung.