Geschäftliche E-Mails aufbewahren: Aufbewahrungspflicht und Archivierung
Wie lange müssen Sie geschäftliche E-Mails aufbewahren, und dürfen Sie einfach alles aufbewahren? In diesem Artikel erfahren Sie, was die Aufbewahrungspflicht und die Datenschutzregeln besagen, mit den Niederlanden als Beispiel, und wie Sie E-Mails in der Praxis archivieren. Dies ist eine allgemeine Erläuterung und keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die Fristen unterscheiden sich von Land zu Land: Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzamt, Ihrem Buchhalter oder Ihrem Steuerberater.
1. Welche E-Mails fallen unter die Aufbewahrungspflicht?
In vielen Ländern muss ein Unternehmen seine Unterlagen eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren. E-Mails gehören dazu, wenn sie Vereinbarungen oder Angaben enthalten, die für die Buchhaltung oder die Steuer von Bedeutung sind. Zum Beispiel:
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Preisvereinbarungen;
- Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden oder erhalten, mit den Anhängen;
- Verträge und deren Änderungen.
Newsletter, Werbung und gewöhnliche interne Nachrichten ohne finanzielle Folgen müssen in der Regel nicht aufbewahrt werden.
2. Wie lange? Das Beispiel der Niederlande
| Was | Frist in den Niederlanden |
|---|---|
| Geschäftsunterlagen, darunter Rechnungen und geschäftliche E-Mails mit finanziellen Folgen | 7 Jahre |
| Angaben zu Immobilien, etwa einem Gebäude | 10 Jahre |
- Die Frist beginnt erst, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist. Einen Vertrag mit einer Laufzeit von vier Jahren bewahren Sie diese vier Jahre auf und danach noch 7 Jahre.
- Wird Ihr Unternehmen aufgelöst, gilt die Aufbewahrungspflicht weiterhin.
- Die digitale Aufbewahrung ist erlaubt, sofern Sie die Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorlegen können und sie nicht unbemerkt verändert werden können.
Die Regeln finden Sie auf der Website der niederländischen Steuerbehörde Belastingdienst. In anderen Ländern gelten andere Fristen.
3. Der Datenschutz: nicht länger als nötig
E-Mails enthalten häufig personenbezogene Daten. Nach der DSGVO (englisch GDPR) bewahren Sie personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck erforderlich ist. Das steht nicht im Widerspruch zur Aufbewahrungspflicht: Was Sie gesetzlich aufbewahren müssen, dürfen Sie auch aufbewahren. Alles für immer aufzubewahren, nur weil es möglich ist, ist jedoch nicht der Sinn.
- Legen Sie für jede Art von E-Mail fest, wie lange Sie sie benötigen, und halten Sie dies schriftlich fest.
- Löschen Sie E-Mails ohne geschäftliche Bedeutung, zum Beispiel alte Bewerbungen oder Kontaktformulare.
- Schützen Sie das Archiv genauso gut wie Ihr Postfach: mit einem sicheren Passwort und einem Backup.
Mehr über die DSGVO und Ihre Website lesen Sie in DSGVO für Ihre Website: Cookies, externe Inhalte, Formulare und Datenschutzerklärung.
4. So archivieren Sie E-Mails
Es gibt mehrere Möglichkeiten. Sie können diese auch kombinieren.
- Ein Archivordner auf dem Server. Verschieben Sie alte E-Mails in einen Ordner wie Archiv oder Archiv 2025. Die E-Mails bleiben dann im Webmail, auf Ihrem Smartphone und in unserem nächtlichen Backup, zählen aber zum Speicherplatz Ihres Postfachs. Siehe Ordner in Ihrem Postfach: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Archiv.
- Lokal speichern. Verschieben Sie E-Mails in einen lokalen Ordner in Ihrem E-Mail-Programm, etwa in eine .pst-Datei in Outlook oder in Lokale Ordner in Thunderbird. Das spart Platz auf dem Server, die E-Mails befinden sich dann aber nur noch auf diesem Computer. Siehe E-Mails lokal speichern, um Platz auf dem Mailserver zu sparen.
- Einzelne Nachrichten exportieren. Eine wichtige Nachricht speichern Sie als .eml-Datei, einschließlich der Anhänge. Siehe Eine Nachricht als .eml exportieren und wieder importieren. Legen Sie solche Dateien zum Beispiel in einem festen Ordner in Ihrer Nextcloud ab, neben Ihren übrigen Geschäftsunterlagen.
5. Kündigen Sie ein Postfach oder ein Paket?
Exportieren Sie dann die E-Mails, die Sie aufbewahren müssen, vor dem Enddatum. Nach dem Enddatum wird das Paket sofort beendet. Wie Sie alles mitnehmen, lesen Sie in Abschied von WebOké: So nehmen Sie Ihre Daten mit.
Ausführliche Erläuterung mit Screenshots: Archivieren: ein Archivordner auf dem Server oder eine pst-Datei in der Outlook-Anleitung und Nachrichten archivieren in der Webmail-Anleitung.
Möchten Sie mehr lernen? Besuchen Sie den kostenlosen Kurs E-Mail im Griff, Lektion 3.2 Speicherplatz, Quota und ein volles Postfach.