Domain, E-Mail und Website im Todesfall oder bei Geschäftsaufgabe: Was Hinterbliebene tun müssen

Ist ein Kunde verstorben, oder wird ein Unternehmen, Verein oder eine Stiftung aufgelöst? Dann laufen Website, E-Mail-Adresse und Domainname einfach weiter, bis sich jemand darum kümmert. In diesem Artikel erfahren Sie, in welcher Reihenfolge Sie dabei vorgehen: welche Unterlagen Sie einreichen, wie Sie E-Mails und Website sichern und wie Sie die Domain behalten oder kündigen.

1. Legen Sie zuerst fest, was Sie möchten

Meist ist es eine dieser drei Möglichkeiten:

• Alles übernehmen: Das Konto wird auf Ihren Namen umgeschrieben, und Website, E-Mail und Domain laufen weiter.
• Einen Teil behalten: zum Beispiel nur den Domainnamen, damit alte E-Mail-Adressen nicht bei jemand anderem landen, oder nur die E-Mail.
• Alles beenden: zuerst sichern, was Sie noch behalten möchten, danach kündigen.

2. Reichen Sie die Nachweise ein

Können Sie sich nicht in das Konto der verstorbenen Person einloggen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@weboke.de mit:

• einer Kopie der Sterbeurkunde;
• einem Nachweis, dass Sie im Namen der Hinterbliebenen handeln dürfen, zum Beispiel einem Erbschein oder einem Testamentsvollstreckerzeugnis vom Notar, oder einer schriftlichen Vollmacht der Erben;
• einer Kopie Ihres eigenen Ausweisdokuments;
• Ihrem Anliegen: das Konto auf Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse umschreiben, oder die Produkte und Domains (ganz oder teilweise) kündigen.

War das Konto auf ein Unternehmen, einen Verein oder eine Stiftung registriert? Dann sendet der neue Vorstand oder eine zeichnungsberechtigte Person einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister (in den Niederlanden die KvK), auf dem er oder sie aufgeführt ist, zusammen mit einer Kopie des eigenen Ausweisdokuments. Sind Sie selbst nicht im Auszug aufgeführt, senden Sie bitte eine schriftliche Vollmacht einer Person, die dort aufgeführt ist.

Nach der Prüfung ändern wir die E-Mail-Adresse und die Mobilnummer des Kontos. Anschließend fordern Sie selbst ein neues Passwort an und loggen sich ein. Mehr dazu in Ich kann mich nicht mehr einloggen: E-Mail-Adresse oder Telefon verloren, oder der Kunde ist verstorben.

3. Sichern Sie E-Mails und Website

Sobald Sie eingeloggt sind, verwalten Sie das Paket selbst in Mein WebOké und DirectAdmin. Sichern Sie alles, was Sie aufbewahren möchten, auch wenn Sie später alles kündigen:

1. E-Mail: Legen Sie in DirectAdmin ein neues Passwort für das Postfach fest, siehe Das Passwort einer E-Mail-Adresse ändern. Öffnen Sie das Postfach danach in einem E-Mail-Programm und speichern Sie die E-Mails in einem lokalen Ordner, siehe E-Mails lokal speichern, um Speicherplatz auf dem Mailserver zu sparen.
2. Website und Dateien: Laden Sie ein vollständiges Backup herunter, siehe WebOké Backups: ein Backup ansehen, wiederherstellen oder herunterladen.
3. Nextcloud: Exportieren Sie Dateien, Kalender und Kontakte, siehe Ihre Daten aus Nextcloud exportieren: Dateien, Kalender und Kontakte.

Möchten Sie Kontakte darüber informieren, dass die Adresse nicht mehr gelesen wird? Richten Sie dann eine automatische Antwort für das Postfach ein, siehe Autoresponder.

Handelt es sich um ein Unternehmen, das aufgelöst wird? Beachten Sie dann, dass geschäftliche E-Mails und Rechnungen unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht fallen können. Siehe Geschäftliche E-Mails aufbewahren: Aufbewahrungspflicht und Archivierung.

4. Verlängern oder kündigen

• Weiterlaufen lassen: Bezahlen Sie die Verlängerungsrechnungen. Sind diese auf das Konto der verstorbenen Person ausgestellt, erhalten Sie sie, sobald das Konto auf Ihre E-Mail-Adresse umgestellt ist.
• Kündigen: Kündigen Sie zum Ablaufdatum, dann funktioniert alles bis zu diesem Datum weiter. Sie können in Mein WebOké kündigen oder ohne Login über das Formular Vertrag kündigen, zusammen mit den Nachweisen aus Schritt 2.
• Übertragen: Möchte eine andere Person die Website oder die Domain behalten, lassen Sie das Paket oder die Domain auf das WebOké-Konto dieser Person übertragen, anstatt es zu kündigen.

Nach dem Enddatum wird ein Paket sofort beendet. Haben Sie dennoch etwas vergessen, können wir bis zu 30 Tage nach der Beendigung auf Anfrage ein Backup wiederherstellen. Beantragen Sie dies über ein Ticket. Was nach der Kündigung weiter geschieht, lesen Sie in Produkte und Domains kündigen, Kündigung zurückziehen und was danach geschieht.

5. Tragen Sie den richtigen Inhaber für die Domain ein

Auch wenn das Konto auf Ihren Namen läuft, gehört Ihnen die Domain noch nicht automatisch. Bei der Registry ist weiterhin die verstorbene Person oder die aufgelöste Organisation als Inhaber eingetragen. Möchten Sie die Domain behalten, ändern Sie den Inhaber bei den Domainkontakten in Mein WebOké. Das ist ein Inhaberwechsel: Danach gehört die Domain rechtlich dem neuen Inhaber.

• Wird eine GmbH oder Stiftung aufgelöst, möchte aber eine der beteiligten Personen die Domain behalten? Regeln Sie den Inhaberwechsel dann, bevor die Organisation aus dem Handelsregister gelöscht wird.
• Wird ein Einzelunternehmen beendet, bleibt der Unternehmer selbst Inhaber. Im Todesfall geht die Domain über den Inhaberwechsel an einen Erben über.

Kommen Sie nicht weiter, senden Sie uns bitte ein Ticket. Was ein Inhaber ist, lesen Sie in Was ist ein Domaininhaber?.

Schritt für Schritt mit Screenshots: Domainkontakte und den Eigentümer ändern, Übertragen und Konten zusammenführen und Ein Produkt kündigen, Kündigung zurückziehen oder übertragen im WebOké-Handbuch.

Siehe auch: WebOké verlassen: So nehmen Sie Ihre Daten mit