Eine Exit-Strategie, auch für Ihre neue Cloud

Modul 8: Backups, Exit und Verwaltung · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine Exit-Strategie aufstellen und testen, sodass Sie auch Ihren neuen Anbieter später ohne Schaden verlassen können, und Sie wissen, welche Rechte Ihnen die DSGVO und die europäische Data Act dabei geben.

Kernbegriffe: Exit-Strategie, Exit-Test, Exportformat, offener Standard, Kündigungsfrist, Übergangsfrist, Rückgabe und Löschung von Daten, Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO, EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854), Umstiegsrecht, Umstiegskosten, eigene Verwaltung der Domain

Warum schon jetzt über den Abschied nachdenken?

Sie sind gerade umgestiegen, oder noch dabei. Warum sollten Sie jetzt schon über den nächsten Umstieg nachdenken? Weil Sie die Lektion aus diesem Kurs sonst in fünf Jahren erneut lernen. Bei Ihrem alten Dienst sind Sie gegen Wände gelaufen (Lektion 2.3): Dateien in einem eigenen Format, Chats, die nicht mitkonnten, Anmeldung über ein Konto, das Sie auflösen wollten. Eine Exit-Strategie sorgt dafür, dass Sie diese Wände bei Ihrem neuen Dienst nicht erneut bauen.

Es gibt auch Gründe, die Sie nicht selbst wählen: Der Anbieter wird übernommen (zum Beispiel von einem Unternehmen außerhalb der EU, sodass die Fragen aus Lektion 2.1 plötzlich anders ausfallen), erhöht seine Preise stark, stellt einen Dienst ein oder geht in die Insolvenz. Wer dann einen Plan hat, kann in Ruhe wählen. Wer keinen Plan hat, muss unter Zeitdruck migrieren.

Die drei Ebenen einer Exit-Strategie

Ebene eins, technisch: Können Sie Ihre Daten herausbekommen, in einem nutzbaren Format?

Pro Bestandteil legen Sie fest, wie Sie es exportieren und in welchem Format. Bei einem Dienst, der offene Standards verwendet (Lektion 2.2), ist das übersichtlich:

Ebene zwei, vertraglich: Was steht in Ihren Vereinbarungen über den Abschied?

Lesen Sie beim Abschluss, nicht bei der Kündigung: die Kündigungsfrist, ob Sie während dieser Frist noch vollständig auf Ihre Daten zugreifen können, wie lange Sie Ihre Daten nach dem Ende noch abholen können und wann und wie sie gelöscht werden. Möchten Sie eine Bestätigung der Löschung erhalten?

Ebene drei, organisatorisch: Wer weiß, wie es funktioniert?

Ein Plan, der nur im Kopf einer Kollegin oder eines Kollegen steckt, ist kein Plan. Legen Sie die Exit-Strategie in einem Dokument bei Ihrer Verwaltung ab, mit den Administratoren und den Zugangsdaten des Verwaltungskontos (im Passwort-Manager, Lektion 7.4).

Was die DSGVO regelt

Nutzen Sie den Dienst für personenbezogene Daten anderer (Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter), dann ist der Anbieter Ihr Auftragsverarbeiter und Sie schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Lektion 9.2). Artikel 28 Absatz 3 lit. g der DSGVO besagt, dass in diesem Vertrag stehen muss, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Erbringung der Dienstleistungen, nach Wahl von Ihnen, alle personenbezogenen Daten löscht oder an Sie zurückgibt, und bestehende Kopien entfernt, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung besteht. Das ist Ihre rechtliche Grundlage, um bei Ihrem Abschied Ihre Daten zurückzuerhalten und sie danach löschen zu lassen. Fordern Sie diese Löschung auch wirklich an, und bitten Sie um eine Bestätigung.

Dies ist eine Erklärung, keine Rechtsberatung. Zweifeln Sie an Ihrer eigenen Situation, fragen Sie einen Juristen oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Was die EU Data Act regelt

Seit dem 12. September 2025 gilt die EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854). Kapitel VI (Artikel 23 bis einschließlich 31) betrifft den Wechsel zwischen Cloud-Diensten und gilt für Anbieter sogenannter Datenverarbeitungsdienste, worunter die gängigen Online-Dienste für Speicherung, Mail und Zusammenarbeit fallen. Die wichtigsten Punkte:

• Der Anbieter muss den Wechsel ermöglichen und Hürden beseitigen (Art. 23), und die Vereinbarungen über den Wechsel stehen in einem schriftlichen Vertrag (Art. 25).
• Die Kündigungsfrist, um einen Wechsel zu starten, beträgt höchstens zwei Monate (Art. 25 Abs. 2 lit. d).
• Danach folgt eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen, in der der Anbieter hilft und der Dienst weiter funktioniert (Art. 25 Abs. 2 lit. a). Ist das technisch nicht machbar, muss der Anbieter dies innerhalb von 14 Werktagen melden und darf einen längeren Zeitraum von höchstens sieben Monaten vorschlagen (Art. 25 Abs. 4). Sie dürfen die Übergangsfrist einmal verlängern (Art. 25 Abs. 5).
• Nach der Übergangsfrist haben Sie mindestens 30 Kalendertage, um Ihre Daten abzuholen (Art. 25 Abs. 2 lit. g), und danach muss der Anbieter alles vollständig löschen (lit. h).
• Der Anbieter muss vorab beschreiben, welche Daten Sie mitnehmen können und in welchen Formaten (Art. 25 Abs. 2 lit. e und Art. 26).
• Umstiegskosten: Bis zum 12. Januar 2027 darf ein Anbieter nur reduzierte Kosten berechnen, die nicht höher sind als seine eigenen Kosten; ab dem 12. Januar 2027 darf er überhaupt keine Umstiegskosten mehr berechnen (Art. 29). Gewöhnliche Abonnementkosten und eine Strafe für vorzeitige Kündigung fallen nicht darunter.

Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel für Dienste, die größtenteils individuell für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden, und für Testversionen (Art. 31). Die Data Act macht den Wechsel also einfacher, aber sie exportiert Ihre Daten nicht für Sie. Ein Exportformat, das niemand sonst lesen kann, bleibt ein Problem; deshalb zählen offene Standards weiterhin.

Ihre Domain: der wichtigste Schlüssel

Eine Sache macht jeden Exit viel einfacher: Ihre eigene Domain, in Ihrer eigenen Verwaltung. Wenn Ihre E-Mail-Adresse info@example.com lautet und die Domain auf den Namen Ihrer Organisation registriert ist, können Sie die Mail zu jedem Anbieter umziehen, indem Sie die MX-Einträge ändern (Lektion 4.3). Lautet Ihre Adresse bakkerijdekorrel@gmail.com oder ist die Domain im Konto Ihres Anbieters festgelegt, dann verlieren Sie beim Abschied Ihre Adresse oder sind von seiner Mitwirkung abhängig.

Prüfen Sie also:

• Steht die Domain auf den Namen der Organisation (Inhaber), nicht auf den eines ehemaligen Mitarbeiters oder Webbauers;
• Wissen Sie, bei welchem Registrar sie registriert ist und wie Sie den Transfer-Code anfordern;
• Verwendet Ihre Cloud eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, wie cloud.example.com, sodass Apps und Links nicht von einer Adresse des Anbieters abhängen.

Der Exit-Test

Eine Exit-Strategie testen Sie genau wie ein Backup: indem Sie es wirklich tun, im kleinen Maßstab. Bei De Korrel macht Ruud das einmal im Jahr, an einem ruhigen Nachmittag:

1. Er exportiert einen Ordner mit Dokumenten, den gemeinsamen Kalender "Lieferung" (ICS) und das Adressbuch "Lieferanten" (vCard).
2. Er öffnet diese Dateien in einer anderen Umgebung: einem anderen Kalenderprogramm, einem anderen Adressbuch, einem anderen Office.
3. Er prüft: Kommen die Termine mit den richtigen Zeiten und Wiederholungen durch? Stehen die Telefonnummern bei den richtigen Namen? Öffnen sich die Dokumente mit der richtigen Formatierung?
4. Er notiert, was nicht funktionierte, und passt die Strategie an.

In Aufgabe A8.2 lassen Sie das automatisch von einem Programm überprüfen.

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

Ein WebOké Nextcloud arbeitet mit offenen Standards: Ihre Dateien holen Sie mit der Desktop-App oder WebDAV ab, Kalender exportieren Sie als ICS und Kontakte als vCard, und Dokumente liegen als docx, xlsx, pptx oder odt in Ihren Dateien. Die Anleitung beschreibt auch, wie Sie von einem anderen Nextcloud-Anbieter mit der Desktop-App und ICS- und vCard-Dateien umsteigen; derselbe Weg funktioniert auch in die andere Richtung. Mail liegt in einem Mail-Paket, das Sie mit IMAP zu jedem anderen Anbieter kopieren können. Domains können Sie mit einem Transfer-Code zu einem anderen Registrar umziehen.

Bei anderen europäischen Anbietern funktioniert es vergleichbar, wenn sie dieselben offenen Standards verwenden. Fragen Sie das nach, bevor Sie unterschreiben.

Zusammenfassung

• Planen Sie Ihren Abschied schon beim Start: technisch (Exportformate), vertraglich (Kündigung, Rückgabe, Löschung) und organisatorisch (wer weiß wie).
• Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO: nach Abschluss Daten zurückgeben oder löschen, nach Ihrer Wahl.
• Die Data Act: Kündigungsfrist höchstens zwei Monate, Übergangsfrist höchstens 30 Tage (ausnahmsweise sieben Monate), mindestens 30 Tage, um Daten abzuholen, und ab dem 12. Januar 2027 keine Umstiegskosten mehr.
• Ihre eigene Domain in eigener Verwaltung ist der wichtigste Schlüssel für jeden Exit.
• Testen Sie Ihren Exit einmal im Jahr im kleinen Maßstab.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A8.2: Exit-Test mit automatischer Prüfung. Exportieren Sie aus Ihrem neuen Dienst einen Kalender (ICS), ein Adressbuch (vCard) und ein paar Dokumente, und laden Sie sie als Zip oder als einzelne Dateien hoch. Das Programm prüft, ob die Dateien gültig und in einem offenen oder gängigen Format sind, und vergleicht die Zählungen mit dem, was Sie angeben.

Aufgabe E8.2: Ihre Exit-Strategie auf einer Seite. Tragen Sie pro Bestandteil ein, wie Sie exportieren und in welchem Format, suchen Sie in Ihrem Vertrag oder Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Kündigungsfrist und die Vereinbarungen über Rückgabe und Löschung heraus, und prüfen Sie, auf wessen Namen Ihre Domain registriert ist.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• Nextcloud-Anleitung 13.7: Von Nextcloud Free zu einem kostenpflichtigen Paket oder von einem anderen Nextcloud-Anbieter
• Nextcloud-Anleitung 14.5: Ihre Nextcloud auf einer eigenen Domain (cloud.ihrunternehmen.de)
• WebOké Anleitung 5.12: Eine Domain zu einem anderen Anbieter umziehen: Umzugscode (EPP) und Transfersperre
• WebOké Anleitung 11.7: Datenschutz: Ihre Daten herunterladen oder löschen lassen
• Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Kapitel VI, Artikel 23 bis einschließlich 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679), Artikel 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679