Die Übergangsphase und der Abschluss

Modul 4: E-Mail umziehen · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die Tage nach dem DNS-Wechsel ohne Mailverlust überstehen, alle Geräte und Einstellungen sauber umstellen und den E-Mail-Umzug überprüfen und abschließen.

Kernbegriffe: Übergangsphase, Cache, Delta-Kopie, Testmail, Geräte umstellen, altes Konto löschen, Drosselung, gemeinsame Mailbox, Weiterleitung, Autoresponder, Archiv-Export, Kündigung

Warum es eine Übergangsphase gibt

Nach dem Wechsel des MX (Lektion 4.3) geht nicht sofort alle Mail an den neuen Server. Server, die den alten MX-Eintrag noch im Zwischenspeicher (Cache) haben, senden noch eine Zeit lang an den alten Anbieter. Wie lange das dauert, hängt von der TTL ab: Bei einer TTL von 300 Sekunden geht es um Minuten, bei einer TTL von einem Tag um einen Tag. Außerdem versuchen manche Server, eine zuvor nicht zugestellte Mail später erneut an die Adresse zuzustellen, die sie damals kannten.

Die Folge: Ein paar Tage lang kommt Mail an zwei Stellen an. Das ist kein Problem, solange Sie das wissen und die alte Mailbox nicht zu früh schließen.

Stellen Sie es sich wie zwei Briefkästen nebeneinander vor. Der neue hängt bereits, das Schild an der Tür wurde geändert, aber der Postbote, der noch auf seiner alten Liste nachsieht, wirft den Brief in den alten Kasten. Eine Woche lang schauen Sie also in beide. Danach kleben Sie den alten zu und leeren ihn ein letztes Mal.

Tag 1: die zweite Kopie und eine erste Prüfung

Führen Sie am Tag nach dem Wechsel den Umzug aller Mailboxen noch einmal durch. Bereits kopierte Nachrichten werden übersprungen; nur die Mail, die noch beim alten Anbieter eingegangen ist, kommt dazu.

Überprüfen Sie anschließend mit Testmails:

1. Empfangen. Senden Sie von einer anderen Adresse, zum Beispiel einer privaten Adresse auf Ihrem Telefon über das mobile Internet, eine Mail an jede wichtige Adresse: info@, bestellingen@ und ein paar persönliche Adressen. Kommt sie in der neuen Mailbox an?
2. Versenden. Senden Sie von der neuen Mailbox aus eine Mail an eine Adresse bei Gmail und bei Outlook.com. Kommt sie an, und nicht im Spam? Prüfen Sie die Kopfzeilen (in Gmail: Original anzeigen). Dort sehen Sie spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass, wenn alles korrekt eingerichtet ist.
3. Formulare. Füllen Sie das Kontaktformular auf Ihrer Website aus und prüfen Sie, ob die Benachrichtigung ankommt.

Funktioniert der Versand nicht oder landet Mail im Spam, prüfen Sie zunächst SPF und DKIM (Lektion 4.3).

Geräte und Programme umstellen

Jedes Telefon, jeder Laptop und jedes Tablet muss auf den neuen Server umgestellt werden. Tun Sie das nicht, indem Sie den Servernamen im alten Konto ändern, sondern so:

1. Fügen Sie die Mailbox beim neuen Anbieter als neues Konto hinzu, mit IMAP sowie dem Servernamen und den Ports des neuen Anbieters.
2. Überprüfen Sie, ob die Mail vorhanden ist (die Kopie).
3. Löschen Sie das alte Konto vom Gerät.

Letzteres ist wichtiger, als es scheint. Ein vergessenes altes Konto meldet sich im Hintergrund weiter an. Beim alten Anbieter ist das unproblematisch, solange das Abonnement läuft, aber wenn die alte Mailbox aufgelöst wurde oder der Servername, den das alte Konto verwendet, auf den neuen Server zeigt, versucht das Gerät alle paar Minuten, sich mit einem falschen Passwort anzumelden. Viele Mailserver drosseln oder blockieren dann die IP-Adresse, und plötzlich kann das gesamte Büro nicht mehr mailen.

Bei Bakkerij De Korrel verwenden alle die Outlook-App auf dem Telefon. Die alten Microsoft-365-Konten werden entfernt; das neue IMAP-Konto wird hinzugefügt. Zwei Mitarbeitende nutzen die eingebaute Mail-App des iPhones; dort läuft es auf dieselbe Weise.

Denken Sie auch an Geräte ohne Bildschirm: den Scanner, der PDFs an info@ mailt, die Kasse, den Webshop. Diese versenden über einen SMTP-Server. Steht dort noch der Server von Microsoft, stoppt das, sobald das alte Konto weg ist.

Was Sie neu einrichten

Aus Ihrer Liste aus Lektion 4.1 holen Sie nun alles, was nicht mit der Kopie übernommen wurde, und richten es beim neuen Anbieter ein:

Worauf Sie in den ersten Wochen noch achten

• Die alte Mailbox. Prüfen Sie in der ersten Woche täglich, ob noch neue Mail eingeht. Kommt auch nach ein paar Tagen noch Mail an, ist irgendwo etwas nicht umgestellt: Vielleicht sendet ein Lieferant über eine alte Weiterleitung, oder es steht noch ein MX an anderer Stelle.
• DMARC-Berichte. Haben Sie eine rua-Adresse, erhalten Sie täglich Berichte. Sehen Sie dort einen Server, der in Ihrem Namen mailt, aber nicht durch SPF oder DKIM kommt, haben Sie einen Absender vergessen.
• Kalendereinladungen. Diese laufen über Mail. Funktioniert der Kalender bereits beim neuen Dienst (Modul 5), testen Sie, ob eine Einladung ankommt und ob die Annahme beim Organisator zurückkommt.

Abschließen und kündigen

Funktioniert alles ein paar Wochen lang gut, schließen Sie ab:

1. Führen Sie eine letzte Kopie durch, falls doch noch etwas eingegangen ist.
2. Erstellen Sie einen Archiv-Export der alten Mailboxen (pst oder mbox, Lektion 4.2) und bewahren Sie diesen als Backup auf. Denken Sie an Aufbewahrungspflichten: Geschäftliche Mails mit steuerlich relevanten Daten müssen in den Niederlanden in der Regel sieben Jahre aufbewahrt werden; in Deutschland können andere Fristen gelten.
3. Räumen Sie das DNS auf (Lektion 4.3, Schritt 5): alter Include, altes DKIM, Verifizierungseinträge, Autodiscover.
4. Widerrufen Sie Berechtigungen: App-Passwörter bei Google, das genehmigte Umzugstool bei Microsoft.
5. Entfernen Sie die Domain aus der alten Umgebung und kündigen Sie die Lizenzen. Kündigen Sie nicht, bevor alles überprüft wurde; nach der Kündigung kann der alte Anbieter Ihre Daten nach einer Frist löschen.
6. Fordern Sie eine Bestätigung des alten Anbieters an, dass Ihre Daten gelöscht wurden, falls das für Ihre DSGVO-Dokumentation erforderlich ist (Lektion 9.3).

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

Im DirectAdmin-Handbuch von WebOké wird der Abschluss in vier Schritten beschrieben: MX korrekt setzen (bei einer Domain, die zu WebOké umzieht, ist das sofort korrekt eingestellt), einen Tag später noch einmal kopieren, die Geräte als neues Konto einrichten und das alte Konto entfernen, und erst nach ein paar Wochen kündigen. Weiterleitungen, Autoresponder und Urlaubsmeldungen richten Sie in DirectAdmin unter E-Mail-Funktionen ein. Das WebOké-Handbuch enthält einen Artikel Mail kommt nicht an: selbst überprüfen. Bei anderen Anbietern heißen die Bestandteile anders, aber die Reihenfolge ist dieselbe.

Zusammenfassung

• Ein paar Tage nach dem Wechsel kommt noch Mail an der alten Stelle an; halten Sie die alte Mailbox offen und kopieren Sie noch einmal.
• Überprüfen Sie mit Testmails: Empfangen, Versenden (spf, dkim und dmarc pass in den Kopfzeilen) und Ihre Website-Formulare.
• Fügen Sie auf jedem Gerät die neue Mailbox als neues Konto hinzu und entfernen Sie das alte; vergessene alte Konten führen zu Drosselung.
• Aliasse, gemeinsame Mailboxen, Gruppen, Regeln, Signaturen und Autoresponder richten Sie neu ein.
• Schließen Sie mit einer letzten Kopie ab, einem Archiv-Export, DNS aufräumen, Berechtigungen widerrufen und erst dann kündigen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.4: Ist der Umstieg abgeschlossen? Führen Sie diese Prüfung ein paar Wochen nach dem Wechsel durch. Das Programm vergleicht Ihre Mail-Einträge mit dem, was es zuvor bei Ihnen gesehen hat (bei den Aufgaben aus Lektion 4.1 oder 4.3): Der alte Anbieter darf nicht mehr im MX stehen, der alte Include muss aus dem SPF-Eintrag entfernt sein, und es muss ein DMARC-Eintrag vorhanden sein.

Aufgabe E4.4: Testrunde und Abschlussliste. Führen Sie die drei Testmails aus dieser Lektion durch und tragen Sie das Ergebnis ein. Arbeiten Sie anschließend die Abschlussliste ab und haken Sie ab, was erledigt ist.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 10.4: Nach dem Umzug: MX-Einträge und Ihre Geräte
• DirectAdmin Anleitung 8.1: Alle Einstellungen im Überblick: Server, Ports und Sicherheit
• DirectAdmin Anleitung 8.8: Senden oder Empfangen funktioniert nicht: so lösen Sie das Problem
• DirectAdmin Anleitung 7.5: E-Mail-Weiterleitungen: Mail an eine andere Adresse weiterleiten
• WebOké Anleitung 7.4: Mail kommt nicht an: selbst überprüfen
• WebOké Anleitung 13.6: Bin ich blockiert? Eigene IP-Adresse selbst freigeben
• E-Mail-Empfang während des Umzugs Ihres Domainnamens
• Niederländische Steuerverwaltung (Belastingdienst): Aufbewahrungspflicht für die Buchführung (in der Regel 7 Jahre; in Deutschland können andere Fristen gelten)