Office-Formate: OOXML, ODF und PDF

Modul 6: Dateien und Dokumente · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, was docx, odt und PDF eigentlich sind, warum ein Dokument nach einem Umstieg anders aussehen kann, und wählen Sie das richtige Format für Zusammenarbeit, Austausch und Archivierung.

Kernbegriffe: Dateiformat, offener Standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), alte binäre Formate (doc, xls, ppt), PDF und PDF/A (ISO 19005), csv, Schriftart, metrikkompatible Schriftart, Konvertierung

Ein Dokument ist eine Vereinbarung

Eine Datei ist eine Reihe von Bytes. Erst durch ein Dateiformat weiß ein Programm, was diese Bytes bedeuten: dies ist eine Überschrift, dies ist fett, dies ist eine Tabelle mit drei Spalten. Ist dieses Format öffentlich beschrieben und darf es jeder ohne Erlaubnis oder Lizenz verwenden, dann spricht man von einem offenen Standard (Lektion 2.2). Dann können verschiedene Programme dieselbe Datei lesen und schreiben, und Sie sind nicht von einem einzigen Hersteller abhängig.

Für Office-Dokumente gibt es zwei große offene Standards und ein Format zum dauerhaften Festhalten.

OOXML: docx, xlsx und pptx

Seit Office 2007 speichert Microsoft Office Dokumente standardmäßig als Office Open XML, kurz OOXML. Sie kennen die Dateiendungen: docx, xlsx und pptx. Der Standard ist als ECMA-376 und als internationale Norm ISO/IEC 29500 festgelegt.

Eine docx-Datei ist eigentlich eine ZIP-Datei mit einer festen Struktur. Benennen Sie eine Kopie von offerte.docx in offerte.zip um und entpacken Sie sie. Sie sehen dann unter anderem:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Zwei Dinge sollten Sie wissen. Erstens kennt ISO/IEC 29500 eine strenge Variante (Strict) und eine umfangreichere (Transitional), in die auch alte Word-Eigenheiten passen; Office schreibt standardmäßig die Transitional-Variante. Zweitens kann eine docx-Datei Bestandteile enthalten, die nur Microsoft Office versteht, wie Makros in VBA (bei docm und xlsm), ActiveX-Schaltflächen oder Add-ins. Das Format ist offen, aber nicht alles, was darin enthalten sein kann, funktioniert überall. Darum geht es in Lektion 6.5.

ODF: odt, ods und odp

Das OpenDocument Format (ODF) wurde bei der Standardisierungsorganisation OASIS entwickelt und als ISO/IEC 26300 festgelegt. Die Dateiendungen sind odt (Text), ods (Tabellenkalkulation) und odp (Präsentation). Auch eine odt-Datei ist eine ZIP-Datei. Der erste Bestandteil heißt mimetype und enthält wörtlich die Art des Dokuments, zum Beispiel application/vnd.oasis.opendocument.text. Der Inhalt steht in content.xml, die Formatvorlagen in styles.xml.

ODF ist das eigene Format von LibreOffice und der darauf aufbauenden Pakete wie Collabora Online. Viele Behörden in Europa nennen ODF als bevorzugtes Format für Austausch und Archivierung. In den Niederlanden steht ODF, ebenso wie PDF und PDF/A, auf der Liste "anwenden oder begründen" (pas toe of leg uit) des niederländischen Forum Standaardisatie.

Welches Format wählen Sie?

Beide sind offene Standards. Der praktische Unterschied liegt darin, wer Ihre Ansprechpartner sind und welches Programm Sie verwenden.

Die wichtigste Regel: wählen Sie pro Art ein Hauptformat und bleiben Sie dabei. Jedes Mal, wenn eine Datei hin und her umgewandelt wird (docx zu odt zu docx), kann sich etwas verschieben.

Alte Formate: doc, xls und ppt

Dateien von vor 2007 (doc, xls, ppt) sind binäre Formate: kein ZIP mit XML, sondern eine eigene Dateistruktur von Microsoft. Moderne Office-Pakete öffnen sie noch, aber nicht immer fehlerfrei, und sie können Makros enthalten, ohne dass die Dateiendung das verrät. Empfehlung bei einem Umstieg: wandeln Sie alte Dateien, die Sie noch verwenden, in docx, xlsx oder pptx (oder ODF) um und bewahren Sie das Original als Archiv auf.

PDF und PDF/A

Ein PDF ist dazu gedacht, festzuhalten, wie etwas aussieht, auf jedem Gerät gleich. Bearbeiten ist möglich, aber nicht das Ziel. PDF/A (ISO 19005) ist eine strengere Variante für die Archivierung: alle Schriftarten sind in der Datei enthalten, es dürfen keine externen Verweise oder Skripte enthalten sein, sodass die Datei für sich allein auch nach vielen Jahren noch lesbar ist. Wählen Sie PDF/A für alles, was Sie lange aufbewahren müssen, wie Jahresabschlüsse.

Warum ein Dokument anders aussehen kann

Nach einem Umstieg sagen Kollegen schnell: "es sieht anders aus". Die Ursache ist fast immer die Schriftart. Ein Dokument nennt seine Schriftart (zum Beispiel Calibri), aber die Schriftart selbst ist meist nicht enthalten. Das Programm, das das Dokument anzeigt, muss diese Schriftart selbst haben. Hat es sie nicht, greift es auf eine Ersatzschrift zurück, und die hat andere Buchstabenbreiten. Eine Zeile läuft anders, eine Tabelle wird breiter, eine Seite verschiebt sich.

Für die bekanntesten Microsoft-Schriftarten gibt es quelloffene metrikkompatible Ersatzschriften: jeder Buchstabe ist genau gleich breit, nur die Form unterscheidet sich etwas. Dann läuft Ihr Text identisch.

Schriftarten wie Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic oder eine eigene Corporate-Design-Schrift haben keine solche Ersatzschrift. Ein Online-Office muss sie dann durch etwas Ähnliches ersetzen, und dann kann der Text anders umbrechen. Bei Bakkerij De Korrel war das die Hausschrift auf dem Briefpapier. Die Lösung: die Schriftart (sofern die Lizenz es erlaubt) beim Anbieter installieren lassen, oder in der Vorlage eine freie Schriftart wählen.

Andere Dinge, die sich bei einem Formatwechsel verschieben können: Kopf- und Fußzeilen mit Feldern, Inhaltsverzeichnisse (müssen neu aktualisiert werden), Kommentare und nachverfolgte Änderungen, eingebettete Objekte, und in Tabellenkalkulationen bedingte Formatierung und Diagramme.

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

In Euro-Office in einer WebOké-Nextcloud öffnen Sie docx, xlsx und pptx ohne Umwandlung, ebenso odt, ods, odp, rtf, txt, csv und die alten Formate doc, xls und ppt. Mit Datei, Herunterladen als wählen Sie unter anderem DOCX, ODT, PDF oder PDF/A; mit Kopie speichern als landet die Kopie in Ihrer Nextcloud. Für die fünf Schriftarten aus der Tabelle liegen die metrikkompatiblen Ersatzschriften auf dem Server. Andere Online-Office-Pakete haben vergleichbare Menüs; welche Schriftarten sie kennen, unterscheidet sich je nach Anbieter. Fragen Sie vorher nach, wenn Sie eine eigene Corporate-Design-Schrift verwenden.

Zusammenfassung

• docx, xlsx und pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) sowie odt, ods und odp (ODF, ISO/IEC 26300) sind beide offene Standards und beide ZIP-Dateien mit XML.
• Wählen Sie das Format, das Ihr Office intern verwendet und das Ihre Kooperationspartner kennen, und bleiben Sie dabei.
• Alte binäre Dateien (doc, xls, ppt) wandeln Sie um; das Original bewahren Sie auf.
• PDF zum unveränderlichen Festhalten, PDF/A zur langfristigen Aufbewahrung.
• Verschiebungen entstehen meist durch Schriftarten; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman und Courier New haben metrikkompatible Ersatzschriften.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.3: Format und Schriftarten Ihres eigenen Dokuments. Laden Sie ein Dokument hoch, das Sie häufig verwenden (zum Beispiel Ihre Briefvorlage). Das Programm teilt mit, welches Format es tatsächlich ist, welche Schriftarten darin enthalten sind und ob für jede Schriftart eine metrikkompatible Ersatzschrift existiert.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Euro-Office Handbuch 1.4: Welche Browser und Dateiformate funktionieren mit Euro-Office?
• Euro-Office Handbuch 2.5: Herunterladen als docx, xlsx, pptx, odt oder pdf
• Euro-Office Handbuch 12.3: Schriftarten sehen anders aus
• ISO/IEC 29500 und ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 und OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, Liste offener Standards (ODF, PDF/A), niederländisches Gremium für Standardisierung