Daten, Nutzer und Eigentümerschaft zählen

Modul 3: Bestandsaufnahme und Planung · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie den Umfang Ihrer Daten pro Dienst und pro Nutzer feststellen, bestimmen, wer Eigentümer welcher Daten ist, und vorab aufräumen, damit der Umstieg schneller und sicherer verläuft.

Kernbegriffe: Speichernutzung, Postfachgröße, persönlicher Speicher, gemeinsame Ablage oder Teamsite, externe Freigabe, Lizenz, aktiver Nutzer, Eigentümer von Daten, Administrator, Aufräumen, Aufbewahrungspflicht

Warum zählen?

Mit der Bestandsaufnahme aus Lektion 3.1 wissen Sie, was Sie haben. Jetzt wollen Sie wissen, wie viel und von wem. Dafür gibt es drei Gründe:

1. Passt es? Ihr neues Paket muss groß genug sein, auch für das Wachstum der kommenden Jahre.
2. Wie lange dauert es? Das Kopieren von E-Mails und Dateien erfolgt mit einer bestimmten Geschwindigkeit. Das Kopieren von Dutzenden Gigabyte dauert Stunden bis Tage, und ein Postfach mit hunderttausend Nachrichten kostet mehr Zeit als eines mit zehn großen Anhängen.
3. Wer entscheidet? Bei jedem Ordner und jedem Postfach muss jemand sagen: Das kommt mit, das kann weg.

Speicherplatz pro Dienst und pro Nutzer

Große Clouddienste zeigen im Verwaltungsportal, wie viel Speicherplatz genutzt wird, meist aufgeschlüsselt nach E-Mail, Dateien und Fotos, und pro Nutzer. Bei Google Workspace und Microsoft 365 finden Sie das in der Verwaltungsumgebung bei den Berichten oder der Speicherübersicht; die genauen Menünamen ändern sich regelmäßig, suchen Sie also in der Hilfe Ihres Dienstes nach „storage usage" oder „Speichernutzung".

Notieren Sie pro Nutzer:

Achten Sie auch auf die letzte Anmeldung. Konten, die schon seit Monaten nicht genutzt wurden, gehören oft Personen, die die Organisation verlassen haben. Diese übernehmen Sie nicht als normales Konto, sondern Sie archivieren die Daten oder übertragen sie an einen Kollegen.

Haben Sie kein Verwaltungsportal, zum Beispiel weil jeder ein eigenes kostenloses Postfach hat? Dann prüft jede Person selbst: In den Einstellungen der E-Mail oder des Speichers steht, wie viel Platz genutzt wird.

Gemeinsamer Speicher gehört der Organisation

Bei den meisten Diensten gibt es einen Unterschied zwischen:

• persönlichem Speicher: den Dateien einer Person, auch wenn sie diese mit anderen teilt. Bei Google heißt das „Meine Ablage", bei Microsoft OneDrive.
• gemeinsamem Speicher eines Teams oder der Organisation: bei Google eine geteilte Ablage, bei Microsoft eine Teamsite in SharePoint oder die Dateien in einem Teams-Kanal.

Dieser Unterschied ist wichtig. Eine Datei im persönlichen Speicher eines Kollegen verschwindet, wenn sein Konto aufgelöst wird, auch wenn das ganze Team sie genutzt hat. Eine Datei im gemeinsamen Speicher bleibt bestehen. Beim Umstieg möchten Sie, dass gemeinsame Dateien im neuen Dienst ebenfalls im gemeinsamen Speicher landen: bei Nextcloud zum Beispiel in einem Teamordner (Lektion 6.2).

Prüfen Sie daher für jeden wichtigen Ordner, wo er sich derzeit befindet. Oft stellt sich heraus, dass der Ordner „Kunden" eigentlich in der persönlichen Ablage des Inhabers der Bäckerei liegt und mit allen geteilt wurde. Dann ist diese Person der Eigentümer und muss ihn selbst exportieren, oder ein Administrator muss das Eigentum zuerst übertragen.

Externe Freigaben

Eine externe Freigabe ist eine Datei oder ein Ordner, den Sie mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation geteilt haben, oder ein öffentlicher Link. Diese werden bei einem Umstieg so gut wie nie mitgenommen: Der Link funktioniert nur beim alten Dienst. Notieren Sie daher:

• welche Ordner mit Kunden, Lieferanten oder dem Steuerberater geteilt wurden;
• welche öffentlichen Links es gibt und ob sie noch benötigt werden;
• was mit Ihnen geteilt wurde: Ordner von anderen, die Sie in Ihrer eigenen Ablage sehen, befinden sich nicht in Ihrem Speicher und werden also nicht mitgenommen.

Letzteres überrascht viele Menschen. „Mit mir geteilt" ist keine eigene Kopie. Möchten Sie etwas behalten, erstellen Sie eine eigene Kopie oder fragen Sie den Eigentümer.

Aufräumen vor dem Umzug

Die Migrationswerkzeuge übernehmen alles, was Sie ihnen geben. Was Sie nicht behalten möchten, werfen Sie besser vorab weg. Vorab aufräumen:

• macht das Kopieren schneller;
• erleichtert die nachträgliche Kontrolle (weniger zu zählen);
• verringert das Risiko: Daten, die Sie nicht haben, können auch nicht durchsickern.

Werfen Sie jedoch nichts weg, was Sie aufbewahren müssen. Für das Finanzamt gilt in den Niederlanden im Allgemeinen eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren für die Buchführung (Artikel 52 Absatz 4 der niederländischen Abgabenordnung, Algemene wet inzake rijksbelastingen), und für bestimmte Daten, etwa über Immobilien, zehn Jahre. Für Personaldaten und medizinische Daten gelten andere Fristen. In Deutschland können andere Fristen gelten; im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder Juristen. Was Sie aufbewahren müssen, aber nicht täglich nutzen, können Sie auch archivieren: separat speichern, zum Beispiel in einem Archivordner mit eingeschränktem Zugriff.

Und umgekehrt: personenbezogene Daten, die Sie nicht mehr benötigen, dürfen Sie laut DSGVO gerade nicht weiter aufbewahren (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e). Ein Umstieg ist ein guter Zeitpunkt, um das aufzuräumen.

Wie lange dauert das Kopieren?

Eine grobe Schätzung hilft bei der Planung (Lektion 3.3). Die Geschwindigkeit hängt vom alten Dienst ab (der oft die Anzahl der Anfragen pro Minute begrenzt), vom neuen Dienst und von der Anzahl der Dateien. Rechnen Sie für die Planung großzügig:

• viele kleine Dateien oder Nachrichten gehen langsamer als wenige große;
• eine erste Kopie eines großen Postfachs kann eine Nacht oder länger dauern; eine zweite Runde (nur die neuen Nachrichten) geht schnell;
• machen Sie einen Test mit einem Postfach und einem Ordner und rechnen Sie ausgehend von diesem Test hoch.

Lizenzen und Nutzer

Zählen Sie auch die Lizenzen: wie viele Nutzer, welche Art (zum Beispiel mit oder ohne Office-Paket) und bis wann sie laufen. Beim neuen Dienst wählen Sie pro Person, was sie benötigt. Nicht jeder braucht ein Online-Office-Paket oder Videotelefonie.

Legen Sie auch fest, wer künftig Administrator ist. Ein Administrator legt Konten an und stellt Rechte ein. Das ist etwas anderes als der Eigentümer der Daten: der Kollege, dem das Postfach gehört. Eine gute Regel: mindestens zwei Administratoren, und Administratoren schauen nicht in die Daten anderer, es sei denn, das wurde vereinbart (Lektion 7.3).

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In einem WebOké Nextcloud sehen Sie Ihren Speicherplatz an zwei Stellen: links unten in der App Dateien für sich selbst, und als Administrator in Mein WebOké für das gesamte Paket. Dateien in einem Teamordner werden keiner einzelnen Person zugerechnet, und Dateien, die jemand mit Ihnen teilt, werden dem Eigentümer zugerechnet. Nutzer legen Sie in der Benutzerverwaltung an; dort sehen Sie auch die letzte Anmeldung. Bei anderen Anbietern befinden sich diese Übersichten an anderer Stelle, aber das Prinzip ist dasselbe.

Zusammenfassung

• Zählen Sie pro Dienst und pro Nutzer, wie viele E-Mails und Dateien es gibt, und achten Sie auf die letzte Anmeldung.
• Gemeinsamer Speicher (geteilte Ablage, Teamsite) gehört der Organisation; persönlicher Speicher verschwindet mit dem Konto.
• Externe Freigaben und „Mit mir geteilt" werden nicht mitgenommen: notieren Sie sie.
• Räumen Sie vorab auf, respektieren Sie aber Aufbewahrungspflichten; archivieren Sie, was Sie aufbewahren müssen.
• Legen Sie Lizenzen, Administratoren und Eigentümer von Daten fest; mindestens zwei Administratoren.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe E3.2: Die Zahlen Ihrer Organisation. Ermitteln Sie pro Nutzer den Speicherbedarf für E-Mail und Dateien, die letzte Anmeldung und ob das Konto mitgenommen wird. Prüfen Sie bei Ihren drei wichtigsten gemeinsamen Ordnern, ob sie sich im persönlichen oder im gemeinsamen Speicher befinden, und wer der Eigentümer ist. Notieren Sie die externen Freigaben, die noch benötigt werden.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Nextcloud-Anleitung 6.4: Speicherplatz einsehen: was zählt dazu und was nicht
• Nextcloud-Anleitung 14.2: Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen
• Nextcloud-Anleitung 5.10: Eigentum übertragen, wenn ein Kollege ausscheidet
• Nextcloud-Anleitung 14.7: Rechte: Wer verwaltet was in Ihrer Nextcloud?
• DSGVO, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e (Speicherbegrenzung); niederländisches Finanzamt (Belastingdienst), Aufbewahrungspflicht für die Buchführung: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren