Rechte und Freigaben neu einrichten

Modul 6: Dateien und Dokumente · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine neue Freigabestruktur mit einer Rechtematrix, Team-Ordnern und sicheren öffentlichen Links entwerfen, statt die alten Freigaben eins zu eins nachzubauen.

Kernbegriffe: Eigentümer, freigegebener Ordner, Team-Ordner (Gruppenordner), Freigabe für Benutzer, Gruppe oder Team, Leserecht, Bearbeitungsrecht, öffentlicher Link, Passwort, Ablaufdatum, Download-Limit, Freigabe per E-Mail, föderierte Freigabe, Dateianfrage, Rechtematrix, Eigentum übertragen

Freigaben werden nicht mitgenommen

Bei fast jedem Umstieg ist dies die größte Überraschung: Die Dateien werden mitgenommen, die Freigaben nicht. Wer bei Google oder Microsoft einen Ordner mit einem Kollegen geteilt, einen öffentlichen Link an einen Kunden geschickt oder einen Lieferanten mitlesen ließ, muss das in der neuen Cloud erneut tun. Ein Migrationstool kennt die Personen in Ihrer neuen Cloud nicht, und ein öffentlicher Link bei Google hat eine Google-Adresse, die nach der Kündigung nicht mehr funktioniert.

Das fühlt sich wie zusätzliche Arbeit an, ist aber auch eine Chance. Nach Jahren des Teilens ist die alte Situation oft ein Durcheinander: Ordner, die mit ehemaligen Mitarbeitern geteilt sind, Links ohne Passwort, die schon drei Jahre offenstehen, und niemand weiß mehr, wer was darf. Bei Bakkerij De Korrel stellte sich heraus, dass der Ordner „Personal“, mit Verträgen und Gehaltsabrechnungen, noch mit einem Praktikanten von vor zwei Jahren geteilt war. Der Umstieg ist der Moment, das in Ordnung zu bringen.

Wem gehört ein Ordner?

In jeder Cloud gehört eine Datei oder ein Ordner jemandem: dem Eigentümer. Teilen bedeutet, dass der Eigentümer anderen Zugriff gewährt. Das hat zwei Folgen:

1. Verlässt der Eigentümer die Organisation, gerät der Ordner in Gefahr. Wird sein Konto gelöscht, verschwinden seine Dateien, auch wenn hundert Kollegen damit gearbeitet haben. Das Eigentum vorher zu übertragen, ist dann zwingend erforderlich.
2. Speicherplatz zählt beim Eigentümer. Was Kollegen in Ihrem freigegebenen Ordner ablegen, geht von Ihrem Speicherplatz ab.

Für alles, was der Organisation gehört und nicht einer einzelnen Person, verwenden Sie daher einen Team-Ordner (bei anderen Diensten auch Gruppenordner, geteiltes Laufwerk oder Projektbereich genannt). Dieser gehört dem Team. Menschen kommen und gehen, der Ordner bleibt.

Zuerst entwerfen: die Rechtematrix

Bauen Sie nicht blind nach, was vorher war. Erstellen Sie zuerst eine Rechtematrix: eine Tabelle mit den Ordnern der Organisation in den Zeilen, den Gruppen in den Spalten und in jedem Feld, was diese Gruppe darf. Arbeiten Sie mit Gruppen oder Teams, nicht mit einzelnen Namen. Dann müssen Sie bei einem neuen Kollegen nur die Gruppe anpassen.

Die Matrix von Bakkerij De Korrel:

Drei Regeln:

• So wenig Rechte wie möglich. Lesen ist der Standard; Bearbeiten nur für diejenigen, die es wirklich brauchen. Das begrenzt auch den Schaden, wenn ein Konto übernommen wird oder jemand versehentlich einen Ordner leert.
• Sensible Ordner getrennt. Personalakten, Gesundheitsdaten und die Verwaltung gehören in eigene Ordner mit einer kleinen Gruppe.
• Ein Eigentümer pro Ordner. Legen Sie fest, wer einen Ordner verwaltet und wer entscheidet, wer Zugang bekommt, auch bei einem Team-Ordner.

Freigabe innerhalb und außerhalb der Organisation

Innerhalb der neuen Cloud teilen Sie mit einem Benutzer, einer Gruppe oder einem Team. Sie wählen Leserecht oder Bearbeitungsrecht und oft noch Details wie löschen oder erneut teilen dürfen.

Für Personen außerhalb der Organisation gibt es mehr Möglichkeiten:

• Öffentlicher Link. Jeder, der den Link hat, kann darauf zugreifen, auch wenn der Link weitergeleitet wird. Versehen Sie alles, was nicht wirklich öffentlich ist, mit einem Passwort und senden Sie dieses über einen anderen Kanal (Link per E-Mail, Passwort per SMS oder Telefon). Legen Sie ein Ablaufdatum und, wenn möglich, ein Download-Limit fest.
• Freigabe per E-Mail. Der Empfänger erhält einen persönlichen Link per E-Mail, ohne Konto. Praktisch für einen Steuerberater oder einen Kunden.
• Dateianfrage (auch Datei-Drop oder Upload-Link). Die andere Person kann nur Dateien ablegen, aber nicht sehen, was schon vorhanden ist. Ideal, um einen Kunden Unterlagen einreichen zu lassen.
• Föderierte Freigabe. Bei Nextcloud und anderen Diensten, die den offenen Standard Open Cloud Mesh unterstützen, teilen Sie direkt mit jemandem auf einem anderen Server, ohne öffentlichen Link. Die andere Person sieht den Ordner in ihrer eigenen Cloud.

Ein Link mit „Download verbergen“ wirkt sicher, hält aber nichts wirklich auf: Ansehen geht, und einen Screenshot machen auch. Verlassen Sie sich darauf nicht bei vertraulichen Unterlagen.

Externe Parteien informieren, dass sich etwas ändert

Vergessen Sie nicht die Personen außerhalb Ihrer Organisation. Bei Bakkerij De Korrel ging es um den Steuerberater (Ordner mit Rechnungen), die Druckerei (Ordner mit Entwürfen) und zwei Stammkunden mit einer Bestellliste. Ihre alten Google-Links funktionieren nach der Kündigung nicht mehr.

1. Suchen Sie in Ihrem alten Dienst alle öffentlichen Links und externen Freigaben. Google Drive und OneDrive haben dafür eine Übersicht (bei einer Organisation auch im Administratorbereich).
2. Prüfen Sie pro Link, ob er noch benötigt wird. Oft lautet die Antwort nein.
3. Erstellen Sie die benötigten Links in der neuen Cloud neu, diesmal mit Passwort und Ablaufdatum.
4. Senden Sie der externen Partei den neuen Link mit einer kurzen Erklärung und dem Datum, an dem der alte wegfällt.

Austritt und Übergabe

Die Rechte bleiben nur dann in Ordnung, wenn Sie sie pflegen. Legen Sie in Ihrer Austrittsroutine (Lektion 7.3) fest:

• Persönliche Ordner, die noch benötigt werden: Eigentum übertragen an einen Nachfolger, bevor das Konto deaktiviert wird.
• Konto zunächst deaktivieren, erst nach Kontrolle löschen. Ein gelöschtes Konto ist samt aller Dateien weg.
• Die ausscheidende Person aus allen Gruppen und Teams entfernen und ihre öffentlichen Links widerrufen.

Machen Sie alle sechs Monate eine kurze Runde: Stimmt die Matrix noch, und welche öffentlichen Links stehen noch offen?

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In einem WebOké-Nextcloud teilen Sie über die Registerkarte Teilen in den Details einer Datei oder eines Ordners. Dort suchen Sie einen Benutzer, eine Gruppe oder ein Team, oder Sie erstellen einen öffentlichen Link mit dem Plus-Symbol bei Öffentlichen Link erstellen. Bei Link anpassen und Erweiterte Einstellungen legen Sie ein Passwort, ein Ablaufdatum und ein Download-Limit fest. Team-Ordner stehen in Dateien links im Menü; einen Team-Ordner beantragen Sie bei WebOké über den Support und verknüpfen ihn mit einem Team aus der App Teams. Eigentum übertragen erledigt der Eigentümer selbst unter Einstellungen, Teilen.

Bei anderen Nextcloud-Anbietern kann ein Administrator oft selbst Gruppenordner erstellen. Andere europäische Clouds nennen es anders (geteilter Bereich, Projektordner), aber die Entscheidungen sind dieselben: Wem gehört der Ordner, wer darf was, und wie sicher ist der Link.

Zusammenfassung

• Freigaben und öffentliche Links werden bei einem Umstieg nicht mitgenommen. Bauen Sie sie bewusst neu auf.
• Erstellen Sie zuerst eine Rechtematrix mit Gruppen und so wenig Rechten wie möglich.
• Alles, was der Organisation gehört, gehört in einen Team-Ordner, nicht in den persönlichen Ordner eines einzelnen Mitarbeiters.
• Öffentliche Links: Passwort über einen anderen Kanal, Ablaufdatum und wenn möglich ein Download-Limit.
• Informieren Sie externe Parteien, dass sich ihr Link ändert, und pflegen Sie die Rechte mit einer festen Austrittsroutine.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.2: Einen sicheren Freigabelink überprüfen. Erstellen Sie in Ihrer neuen Cloud einen öffentlichen Testlink zu einer harmlosen Testdatei, mit einem Passwort und einem Ablaufdatum. Fügen Sie den Link ein (nicht das Passwort). Das Programm prüft, ob der Link über https funktioniert und ob die Datei ohne Passwort nicht angezeigt oder heruntergeladen werden kann.

Aufgabe E6.2: Ihre Rechtematrix. Erstellen Sie die Rechtematrix für Ihre eigene Organisation (Ordner, Gruppen, Rechte), weisen Sie jedem Ordner einen Eigentümer zu und erstellen Sie eine Liste der externen Parteien, die einen neuen Link erhalten müssen.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Nextcloud-Anleitung 5.1: Teilen mit einem Benutzer aus Ihrer eigenen Nextcloud
• Nextcloud-Anleitung 5.2: Einen öffentlichen Link erstellen: Ansicht, Bearbeitung, Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit
• Nextcloud-Anleitung 5.3: Dateien zuschicken lassen: Dateiablage und Dateianfrage
• Nextcloud-Anleitung 5.5: Teams erstellen und einen Ordner mit Ihrem gesamten Team teilen
• Nextcloud-Anleitung 5.6: Team-Ordner: ein gemeinsamer Ordner, der dem Team gehört
• Nextcloud-Anleitung 5.7: Mit jemandem auf einer anderen Nextcloud teilen (föderiertes Teilen)
• Nextcloud-Anleitung 5.10: Eigentum übertragen, wenn ein Kollege ausscheidet
• Nextcloud-Anleitung 16.7: Kollege verlässt das Unternehmen: Dateien, Kalender und freigegebene Ordner sicher übernehmen