Postfächer mit IMAP kopieren

Modul 4: E-Mail umziehen · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie ein Postfach von Google oder Microsoft in ein europäisches Postfach kopieren, wissen Sie, warum Sie dafür OAuth oder ein App-Passwort benötigen, und können Sie einschätzen, wie lange es dauert und was nicht mitgenommen wird.

Kernbegriffe: IMAP-Migration, Kopieren (nicht Verschieben), imapsync, OAuth 2.0, Basisauthentifizierung, App-Passwort, Gmail-Labels, wiederholte Synchronisierung (Delta), mbox, PST-Datei

Kopieren, nicht verschieben

Ein E-Mail-Umzug mit IMAP funktioniert wie ein Umzugshelfer, der mit zwei Schlüsseln arbeitet: einem für Ihr altes Postfach und einem für Ihr neues. Er meldet sich bei beiden an, geht Ordner für Ordner Ihr altes Postfach durch und legt jede Nachricht im selben Ordner Ihres neuen Postfachs ab. In Ihrem alten Postfach ändert sich nichts.

Das hat zwei große Vorteile:

• Es geht nichts verloren. Geht etwas schief, ist beim alten Anbieter noch alles vorhanden.
• Sie können es wiederholen. Ein gutes Migrationsprogramm erkennt bereits kopierte Nachrichten und überspringt sie. Führen Sie die Kopie einen Tag später erneut aus, kommen nur die neuen Nachrichten hinzu. Das nennt man eine Delta-Synchronisierung, und die brauchen Sie in der Übergangszeit (Lektion 4.4).

Das bekannteste Programm dafür ist imapsync, Open Source und von vielen Anbietern hinter ihrem eigenen Umzugswerkzeug genutzt. Sie müssen es nicht selbst installieren: Die meisten E-Mail-Anbieter haben ein Umzugswerkzeug in ihrem Bedienfeld, das es für Sie erledigt.

Was Sie vorab regeln

1. Legen Sie die neuen Postfächer an, mit denselben Adressen wie jetzt. Für Bakkerij De Korrel sind das zwölf persönliche Postfächer sowie info@ und bestellingen@.
2. Prüfen Sie den Speicherplatz. Schauen Sie, wie groß jedes alte Postfach ist (Modul 3, Lektion 3.2), und sorgen Sie dafür, dass das neue Postfach mindestens genauso groß ist, mit etwas zusätzlichem Platz. Läuft das neue Postfach voll, stoppt die Kopie.
3. Räumen Sie auf. Was Sie nicht aufbewahren möchten, müssen Sie nicht umziehen. Einen Ordner mit zehn Jahren Newslettern zu löschen, spart Stunden.
4. Regeln Sie den Zugang zum alten Postfach. Das ist bei Google und Microsoft der schwierigste Teil, siehe unten.
5. Suchen Sie den Servernamen des alten IMAP-Servers heraus. Bei Gmail ist das imap.gmail.com, bei Microsoft 365 und Outlook.com outlook.office365.com. Umzugswerkzeuge tragen das bei bekannten Anbietern selbst ein.

Anmelden bei Google und Microsoft: warum Ihr Passwort nicht mehr funktioniert

Früher meldete sich ein Umzugswerkzeug einfach mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Das nennt man Basisauthentifizierung. Weil Passwörter häufig geleakt werden, haben die großen Anbieter das abgeschaltet.

Microsoft hat die Basisauthentifizierung für IMAP und POP in Exchange Online (Microsoft 365) ab Oktober 2022 abgeschaltet, und für private Outlook.com-Konten im September 2024. Ein Umzugswerkzeug muss sich also über OAuth 2.0 anmelden: Sie melden sich selbst auf einer Seite von Microsoft an, erteilen dem Werkzeug die Erlaubnis, und das Werkzeug erhält einen temporären Schlüssel (ein Token) anstelle Ihres Passworts. Ihr Passwort gelangt dann nie an das Werkzeug.

Bei einer geschäftlichen Microsoft 365-Umgebung kann der Administrator eingestellt haben, dass Nutzer externen Apps nicht selbst die Erlaubnis erteilen dürfen. Dann muss der Administrator das Umzugswerkzeug zunächst im Verwaltungscenter freigeben. Planen Sie das im Voraus ein, denn das ist oft die Person, die gerade im Urlaub ist.

Google akzeptiert seit dem 30. September 2024 ebenfalls keine gewöhnlichen Passwörter mehr für IMAP bei Google Workspace (für private Gmail-Konten galt das bereits früher). Kann das Umzugswerkzeug kein OAuth mit Google, verwenden Sie ein App-Passwort: ein separates Passwort aus 16 Zeichen, das nur für diese eine Verbindung gilt. Ein App-Passwort können Sie nur erstellen, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) auf dem Google-Konto aktiviert ist. In Google Workspace kann der Administrator App-Passwörter ebenfalls deaktiviert haben.

Nach dem Umzug widerrufen Sie das App-Passwort oder ziehen Sie die Erlaubnis für das Umzugswerkzeug zurück. Lassen Sie keine offenen Türen zurück.

Gmail-Labels werden Ordner

Gmail kennt keine Ordner, sondern Labels. Eine Nachricht kann mehrere Labels haben. Über IMAP zeigt Gmail jedes Label als Ordner an, plus ein paar besondere Ordner wie [Gmail]/Alle Nachrichten (oder [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Gesendet und [Gmail]/Spam.

Die Folge bei einer Kopie:

• Eine Nachricht mit zwei Labels liegt nach dem Umzug in zwei Ordnern, als zwei Kopien. Ihr Postfach kann dadurch größer werden als in Gmail.
• Der Ordner Alle Nachrichten enthält alles noch einmal. Gute Umzugswerkzeuge überspringen diesen oder kopieren nur, was nirgendwo anders steht. Prüfen Sie beim Kontrollschritt, welche Ordner mitgenommen werden.
• Archivierte Mail (ohne Label) steht nur in Alle Nachrichten. Überspringen Sie diesen Ordner komplett, verpassen Sie diese Nachrichten. Am einfachsten ist es, in Gmail vorab archivierten Nachrichten das Label "Archiv" zu geben.

Microsoft 365 hat gewöhnliche Ordner, aber auch Ordner, die keine Mail sind: Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen. Die sehen Sie über IMAP manchmal als leere oder merkwürdige Ordner. Umzugswerkzeuge überspringen sie meist. Den Inhalt ziehen Sie separat um (Modul 5).

Wie lange dauert es?

Das hängt vor allem von der Anzahl der Nachrichten und der Größe der Anhänge ab, sowie davon, wie schnell der alte Anbieter Sie abholen lässt. Google und Microsoft drosseln große Mengen an IMAP-Verkehr. Ein kleines Postfach ist in Minuten fertig, ein Postfach mit mehreren Dutzend Gigabyte kann einen Tag oder länger dauern. Deshalb starten Sie die erste Kopie weit vor dem Wechsel, während alle ganz normal im alten Postfach weiterarbeiten.

Für Bakkerij De Korrel bedeutet das: montags die erste Kopie aller Postfächer, mittwochabends der DNS-Wechsel (Lektion 4.3), donnerstags und eine Woche später noch eine Delta-Kopie.

Wenn IMAP nicht funktioniert

Manchmal gelingt IMAP nicht, zum Beispiel weil der Administrator der alten Umgebung keine Erlaubnis erteilt oder bereits ausgeschieden ist. Dann gibt es zwei Auswege:

• Ein Export. Klassisches Outlook kann ein Postfach als PST-Datei exportieren. Google Takeout liefert Ihre Mail als mbox-Datei. Eine solche Datei importieren Sie anschließend mit einem Mailprogramm wie Thunderbird (mit einer Importfunktion) in Ihr neues IMAP-Postfach, oder Ihr Anbieter hilft Ihnen dabei. Das ist mehr Aufwand und weniger sauber: Ordnerstruktur und Gelesen-/Ungelesen-Status werden nicht immer korrekt übernommen.
• Über Ihr Mailprogramm. Richten Sie das alte und das neue Konto nebeneinander in einem Mailprogramm ein und ziehen Sie die Ordner hinüber. Gut geeignet für ein kleines Postfach, unpraktisch für zwölf Mitarbeitende.

Ein Export ist auch als Backup kurz vor der Kündigung des alten Abonnements sinnvoll (Lektion 4.4 und Modul 8).

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

In Mein WebOké heißt das Umzugswerkzeug E-mail verhuizen (unter Meine Produkte; auf Deutsch sinngemäß "E-Mail umziehen"). Es hat fünf Schritte: Quelle, Ziel, Kontrolle, Umziehen und Erledigt. Bei Quelle wählen Sie den alten Anbieter aus. Wählen Sie Outlook, Hotmail oder Live, oder geben Sie als Server outlook.office365.com ein, erscheint die Schaltfläche Anmelden bei Microsoft: Sie erhalten einen Code, melden sich bei Microsoft an und akzeptieren. Wählen Sie Gmail, fragt das Werkzeug nach einem App-Passwort und stellt dazu einen Link zur passenden Google-Seite bereit. Bei Kontrolle sehen Sie, wie viele Nachrichten und Ordner gefunden wurden und welche Ordner nicht mitgenommen werden, weil es sich um Kalender- oder Kontaktordner handelt. Der Umzug läuft auf dem Server weiter, wenn Sie die Seite schließen, und ein wiederholter Umzug überspringt bereits vorhandene Nachrichten. In DirectAdmin gibt es außerdem IMAPSync-Migrationen, das nur mit einem Passwort funktioniert und somit nicht mit der Microsoft-Anmeldung.

Andere europäische Anbieter haben vergleichbare Umzugswerkzeuge, manchmal unter Bezeichnungen wie "Mail importieren" oder "IMAP-Import". Achten Sie bei jedem Werkzeug auf drei Dinge: Kann es OAuth mit Microsoft und Google, kann es wiederholt laufen ohne Duplikate, und zeigt es an, was nicht mitgenommen wird.

Zusammenfassung

• Ein IMAP-Umzug kopiert; Ihr altes Postfach bleibt unverändert, und Sie können die Kopie wiederholen, ohne Duplikate zu erzeugen.
• Microsoft akzeptiert für IMAP keine Passwörter mehr: Anmeldung über OAuth, gegebenenfalls nach Freigabe durch den Administrator. Bei Google verwenden Sie OAuth oder ein App-Passwort (mit Zwei-Faktor-Authentifizierung).
• Gmail-Labels werden zu Ordnern; eine Nachricht mit zwei Labels steht nach der Kopie zweimal da, und archivierte Mail steht nur in Alle Nachrichten.
• Starten Sie die erste Kopie weit vor dem DNS-Wechsel; große Postfächer können einen Tag dauern.
• Gelingt IMAP nicht, ist ein PST- oder mbox-Export der Ausweg. Widerrufen Sie anschließend App-Passwörter und Erlaubnisse.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.2: Überprüfen Sie die Server Ihres neuen Anbieters. Tragen Sie den IMAP- und SMTP-Servernamen ein, den Ihr neuer (oder angestrebter) E-Mail-Anbieter angibt. Das Programm prüft, ob IMAP auf Port 993 und SMTP auf Port 587 oder 465 erreichbar sind, ob das Zertifikat für diesen Namen gültig ist und nicht bald abläuft, und ob Ihre Domain über Einträge verfügt, mit denen Mailprogramme die Einstellungen selbst finden.

Aufgabe E4.2: Testumzug eines Postfachs. Ziehen Sie ein Postfach (Ihr eigenes oder ein Testpostfach) mit einem Umzugswerkzeug um. Notieren Sie die Anmeldemethode, die Anzahl der Nachrichten und Ordner vorher und nachher, welche Ordner nicht mitgenommen wurden und wie lange es gedauert hat. Widerrufen Sie anschließend das App-Passwort oder die Erlaubnis.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• WebOké Anleitung 7.2: E-Mail-Umzug zu WebOké (auch von Microsoft 365)
• DirectAdmin Anleitung 10.1: Ihre E-Mail umziehen: die Möglichkeiten
• DirectAdmin Anleitung 10.2: IMAPSync-Migrationen in DirectAdmin
• DirectAdmin Anleitung 10.3: E-Mail-Umzug über Mein WebOké
• E-Mails mit dem E-Mail-Umzugstool zu WebOké umziehen
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-Hilfe: Weniger sichere Apps und App-Passwörter; Gmail-Hilfe: IMAP und Labels
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/