Modul 3 · 3.1
Deutsch
Ihre aktuellen Dienste erfassen
Modul 3: Bestandsaufnahme und Planung · Lesezeit: 11 Minuten
Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Clouddienste erstellen, einschließlich der Verknüpfungen und der Nutzung, die Sie nicht direkt sehen.
Kernbegriffe: Bestandsaufnahme, Bestandteil, aktueller Dienst, Ziel, Besitzer, Priorität, Schatten-IT, Verknüpfung, Single Sign-On (SSO), gemeinsames Postfach, Alias, Verteilerliste, Verifizierungsdatensatz
Warum zuerst eine Bestandsaufnahme?
Ein Umstieg scheitert selten an der großen Arbeit. E-Mails kopieren und Dateien übertragen gelingt meist problemlos. Er scheitert an dem, was niemand aufgeschrieben hatte: dem Kontaktformular der Website, das plötzlich keine E-Mail mehr verschickt, dem Scanner, der an ein aufgelöstes Postfach sendet, dem Kollegen, der seine Kundenliste in einer privaten Dropbox führte.
Eine Bestandsaufnahme ist eine Liste von allem, was Sie derzeit in der Cloud tun: welcher Dienst, welche Daten, wer der Besitzer ist, was später damit geschieht und wie wichtig es ist. Sie kostet ein paar Stunden und erspart Ihnen Tage.
Bakkerij De Korrel begann mit acht Feldern. Nach einer Runde bei den Kollegen waren es dreizehn.
Die acht Bestandteile
Beginnen Sie mit diesen acht. Sie tauchen im weiteren Verlauf des Kurses alle wieder auf.
| Bestandteil | Was Sie notieren | Wo Sie es finden |
|---|---|---|
| Domains, Postfächer, Aliasse, gemeinsame Postfächer, Verteilerlisten (Gruppenadressen), Weiterleitungen, Gesamtgröße | Verwaltungsportal Ihres Maildienstes, DNS (MX-Einträge) | |
| Kalender | Persönliche Kalender, gemeinsame Kalender, Raum- und Gerätekalender, Abonnements externer Kalender | Kalendereinstellungen, Verwaltungsportal |
| Kontakte | Persönliche Adressbücher, gemeinsame Adressbücher, die Organisationsliste | Kontakte-App, Verwaltungsportal |
| Dateien | Persönlicher Speicher pro Person, gemeinsame Ordner oder gemeinsame Laufwerke, externe Freigaben, Gesamtgröße | Speicherübersicht im Verwaltungsportal (Lektion 3.2) |
| Dokumente | Welches Office-Paket, welche Dateien mit Makros, Vorlagen, Formulare, eigene Formate (Google-Dokumente) | Dateiablage, Gespräche mit Kollegen |
| Chat und Besprechungen | Chatdienst, Kanäle, Besprechungsdienst, wer mit Externen Besprechungen hält | Lizenzübersicht, Kollegen |
| Passwörter | Wo liegen Passwörter derzeit: Passwort-Manager, Browser, Zettel, eine Tabelle | Kollegen, Browsereinstellungen |
| Backups | Was wird derzeit gesichert, von wem, wohin, und wurde eine Wiederherstellung jemals getestet | Administration, Backupdienst |
Was Sie nicht direkt sehen: Verknüpfungen
Dies ist der wichtigste Teil der Bestandsaufnahme. Eine Verknüpfung ist alles, was außerhalb Ihres Clouddienstes liegt, aber davon abhängig ist. Suchen Sie an diesen Stellen:
- Single Sign-On (SSO). Apps, bei denen Sie sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto anmelden. In den Sicherheitseinstellungen jedes Kontos steht eine Liste der Apps mit Zugriff. Prüfen Sie dies bei mehreren Kollegen, nicht nur bei sich selbst.
- Ihre Website. Kontaktformulare und Onlineshops versenden E-Mails. Über welchen Server? Mit welcher Adresse?
- Geräte. Scanner und Multifunktionsdrucker, die an E-Mail oder einen Ordner scannen. Kassen, Alarmanlagen oder andere Geräte, die E-Mails versenden.
- Andere Software. Buchhaltung, CRM, Planung, Newsletter-Dienst. Versenden diese E-Mails im Namen Ihrer Domain? Holen sie Dateien aus Ihrem Speicher?
- Das DNS Ihrer Domain. Dort sehen Sie, wer im Namen Ihrer Domain mailen darf (SPF), welche Dienste einen Verifizierungsdatensatz gesetzt haben (TXT-Einträge wie
google-site-verification=oderMS=) und ob DKIM-Einträge anderer Dienste vorhanden sind. Aufgabe A2.1 aus dem vorherigen Modul hat das bereits für Sie ermittelt. - Telefone und Laptops. Welche Apps synchronisieren mit dem alten Dienst? Diese müssen später alle umgestellt werden (Lektion 7.2).
Schatten-IT: was Kollegen selbst regeln
Schatten-IT ist Software oder Speicher, die Kollegen selbst nutzen, ohne dass die Organisation es geregelt hat: eine kostenlose Dropbox, eine WhatsApp-Gruppe mit Kunden, ein privates Gmail-Konto für den Newsletter, ein Online-Planer. Es ist meist nicht böse gemeint: Jemand hat ein Problem gelöst.
Für den Umstieg ist Schatten-IT aus zwei Gründen wichtig. Oft stehen dort Daten der Organisation, die mitgenommen werden müssen. Und wenn Sie nicht danach fragen, bleibt sie nach dem Umstieg einfach bestehen, außerhalb Ihrer neuen europäischen Struktur.
Fragen Sie deshalb so, dass Menschen ehrlich antworten. Nicht "Wer nutzt nicht erlaubte Dienste?", sondern: "Wir steigen um und möchten niemandem etwas verloren gehen lassen. Welche Programme, Websites und Apps nutzen Sie für Ihre Arbeit, auch wenn Sie diese selbst eingerichtet haben?" Eine kurze Liste mit Beispielen hilft den Menschen, sich zu erinnern.
Pro Zeile: fünf Felder
Notieren Sie für jede Zeile Ihrer Bestandsaufnahme fünf Dinge:
- Aktueller Dienst: zum Beispiel "Gmail über Google Workspace".
- Größe: so konkret wie möglich, zum Beispiel "12 Postfächer, zusammen 38 GB" oder "3 gemeinsame Kalender".
- Besitzer: Wer entscheidet darüber und weiß, wie es funktioniert? Das ist jemand mit einem Namen, nicht "alle".
- Ziel: Was geschieht später damit? Übertragen auf einen neuen Dienst, auflösen, archivieren oder vorerst bestehen lassen.
- Priorität: hoch (ohne dies kann die Organisation nicht arbeiten), mittel oder niedrig.
Beispiel für ein paar Zeilen bei der Bäckerei:
| Bestandteil | Aktueller Dienst | Größe | Besitzer | Ziel | Priorität |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 Postfächer, 38 GB; Alias bestellingen@ | Sanne (Büro) | Übertragen auf europäischen Maildienst | hoch | |
| Dateien | Google Drive, 1 gemeinsames Laufwerk "Rezepte" | 64 GB, 4 externe Freigaben | Sanne | Übertragen auf Teamordner | hoch |
| Verknüpfung | Bestellformular Website | sendet an bestellingen@ | Webentwickler | SMTP-Einstellung anpassen | hoch |
| Verknüpfung | Kassensystem, Anmeldung mit Google | 5 Konten | Mo (Filiale) | Eigenen Login einrichten | hoch |
| Verknüpfung | Scanner Büro | scannt an scan@ | Sanne | Neue SMTP-Daten | mittel |
| Schatten-IT | Dropbox des Bäckers (privat) | Rezepte, 2 GB | Jeroen | Übertragen auf Teamordner, danach kündigen | mittel |
Fallstricke
- Nur auf das eigene Konto schauen. Eine Administration sieht nicht automatisch, welche Apps ein normaler Nutzer mit seinem Konto verknüpft hat. Prüfen Sie dies bei mehreren Personen.
- Gemeinsame Postfächer vergessen.
info@,facturen@undbestellingen@sind oft kein eigenes Postfach, sondern ein Alias, ein gemeinsames Postfach oder eine Gruppe. Beim Umstieg muss das jeweils auf die richtige Weise wiederhergestellt werden (Lektion 4.4). - Lizenzen statt Nutzung zählen. Zwölf Lizenzen bedeuten nicht, dass zwölf Personen aktiv sind. Schauen Sie sich die letzte Anmeldung an.
- Kein Besitzer. Eine Zeile ohne Besitzer wird nicht bearbeitet.
- Die Bestandsaufnahme nicht aktualisieren. Was Sie während der Migration entdecken, tragen Sie nachträglich ein.
In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus
Bei einem Umstieg auf ein WebOké Nextcloud und ein WebOké-Mailpaket wird die Bestandsaufnahme direkt zu Ihrer Aufgabenliste: Für jeden Bestandteil steht in der Anleitung, welches Hilfsmittel Sie verwenden (zum Beispiel das Import Tool für Google, Datenmigration für OneDrive, das E-Mail-Migrationstool für Mail) und in welcher Reihenfolge. Bei anderen europäischen Anbietern heißt das Werkzeug anders, aber die Bestandsaufnahme ist genau dieselbe: Sie betrifft Ihre Organisation, nicht den Anbieter.
Zusammenfassung
- Eine Bestandsaufnahme verhindert, dass Sie beim Umstieg Dinge vergessen, die niemand aufgeschrieben hatte.
- Beginnen Sie mit acht Bestandteilen: E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien, Dokumente, Chat und Besprechungen, Passwörter, Backups.
- Suchen Sie Verknüpfungen: Single Sign-On, Website, Geräte, andere Software, DNS-Einträge, Telefone.
- Fragen Sie Kollegen so nach Schatten-IT, dass sie ehrlich antworten.
- Jede Zeile erhält aktuellen Dienst, Größe, Besitzer, Ziel und Priorität.
Quiz
Aufgabe
Aufgabe A3.1: Ist Ihre Bestandsaufnahme vollständig? Füllen Sie das Bestandsaufnahmeformular für Ihre eigene Organisation aus (oder für Ihre private Nutzung). Das Programm prüft, ob alle acht Bestandteile enthalten sind, ob Sie mindestens drei Verknüpfungen gefunden haben und ob jede Zeile einen aktuellen Dienst, eine Größe, einen Besitzer, ein Ziel und eine Priorität enthält.
Aufgabe E3.1: Die Runde bei den Kollegen. Fragen Sie mindestens drei Personen (oder, wenn Sie allein arbeiten, gehen Sie Ihre eigenen Geräte durch), welche Programme, Websites und Apps sie für ihre Arbeit verwenden. Notieren Sie, was noch nicht auf Ihrer Liste stand und was Sie daraus lernen.
Aufgabe E3.1: Die Runde bei den Kollegen
Fragen Sie mindestens drei Kollegen (oder gehen Sie Ihre eigenen Geräte und Browser durch): "Wir steigen um und möchten, dass niemand etwas verliert. Welche Programme, Websites und Apps nutzen Sie für Ihre Arbeit, auch wenn Sie diese selbst eingerichtet haben?" Die Vorlage für A3.1 finden Sie bei dieser Aufgabe.
Ihre Haken und Notizen bleiben nur in diesem Browser; wir senden sie nirgendwohin. Sind Sie angemeldet, speichern wir in Meine Kurse nur, dass Sie die Aufgabe erledigt haben.
Weiterführende Links
Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.
- Nextcloud-Anleitung 13.1: Vorbereiten: was Sie mitnehmen und in welcher Reihenfolge
- Nextcloud-Anleitung 13.6: Von Microsoft 365 zu WebOké: Dateien, Dokumente, E-Mail und Kalender
- DirectAdmin Anleitung 10.1: Ihre E-Mail umziehen: die Möglichkeiten
- WebOké Anleitung 14.1: Domain-Gesundheit (auch ohne Konto)