Kosten und Verwaltung fair vergleichen

Modul 8: Backups, Exit und Verwaltung · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die Gesamtkosten und die Verwaltung Ihrer alten und neuen Lösung fair nebeneinanderstellen, ohne nur auf den Preis pro Nutzer zu schauen, und festlegen, wer welche Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Kernbegriffe: Gesamtkosten (TCO), einmalige und wiederkehrende Kosten, Lizenz pro Nutzer, Speicherplatz, Erweiterungen, Migrationskosten, Schulung, eigene Zeit, verwalteter Dienst, Self-Hosting, Verwaltungsaufgaben, wer macht was (RACI), Preisstabilität, Skalierbarkeit

Der falsche Vergleich

Die erste Frage, die fast jeder stellt: "Was kostet es pro Nutzer pro Monat?" Diese Zahl stellt man dann neben die aktuelle Lizenz, und fertig. Das ist der falsche Vergleich, aus zwei Gründen.

Erstens vergleicht man dann nicht dasselbe. Ein Paket bei dem einen Anbieter enthält Mail, Dateien, Office und Chat; beim anderen ist Office eine separate Lizenz, gehört Mail zu einem anderen Paket und ist zusätzlicher Speicherplatz teurer. Zweitens lässt man alles weg, was nicht auf einer Rechnung steht: die eigene Zeit und die der Kollegen, die Schulung, die Verwaltung, die Migration selbst.

In dieser Lektion verwenden wir keine Preise echter Anbieter. Diese ändern sich, und es geht um die Methode. Sie tragen die Beträge selbst ein, mit Angeboten und Preislisten, die Sie zu diesem Zeitpunkt einholen.

Gesamtkosten: alles auf einen Blick

Mit Gesamtkosten (englisch total cost of ownership, TCO) meinen wir alle Kosten über einen festen Zeitraum, zum Beispiel drei Jahre, einschließlich einmaliger Kosten. Ein Zeitraum von drei Jahren ist praktisch, weil einmalige Migrationskosten dann fair berücksichtigt werden.

Das wichtigste Feld wird am häufigsten vergessen: die eigene Zeit. Berechnen Sie sie, indem Sie die Anzahl der Stunden mit einem festen Stundensatz multiplizieren, den Sie selbst wählen. Auch wenn niemand sie in Rechnung stellt, kostet sie Sie etwas.

Ein Rechenbeispiel ohne echte Preise

Bei Bakkerij De Korrel arbeitet Ruud mit Variablen, damit das Beispiel für alle passt:

• G = Anzahl der Nutzer (12)
• L = Lizenz pro Nutzer pro Monat, einschließlich Office, wo nötig
• O = zusätzlicher Speicherplatz pro Monat
• B = externes Backup pro Monat
• U = Stunden eigene Verwaltung pro Monat, T = Stundensatz, den die Bäckerei für eigene Zeit ansetzt
• M = einmalige Migrationskosten (Hilfe plus eigene Stunden x T)
• D = doppelter Zeitraum: Monate, in denen alt und neu gleichzeitig bezahlt werden, mal die alten Monatskosten
• Op = Schulung (Stunden x Anzahl Kollegen x T)

Gesamtkosten über 36 Monate:

TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + Op

Er stellt diese Rechnung zweimal auf: einmal für "so bleiben", einmal für "umsteigen". Bei "so bleiben" sind M, D und Op null, aber er rechnet trotzdem mit den Preiserhöhungen, die der alte Anbieter angekündigt hat, und mit der Zeit, die jetzt durch geteilte Passwörter und verlorengegangene Dateien verloren geht.

Das Ergebnis lautet nicht "der Günstigste gewinnt". Es ist eine Zahl, mit der Sie fair sprechen können: der Umstieg kostet einmalig so viel, und danach pro Monat so viel mehr oder weniger, im Austausch für mehr Mitbestimmung und weniger Abhängigkeit (Modul 1). Manchmal ist eine europäische Lösung teurer, manchmal günstiger. Beide Ergebnisse sind ein guter Grund für eine bewusste Entscheidung.

Verwalteter Dienst oder Self-Hosting?

Bei europäischer, offener Software (Nextcloud, Matrix, Jitsi) können Sie auch selbst hosten: die Software auf einem eigenen oder gemieteten Server installieren. Das wirkt günstig, denn die Software ist kostenlos. Rechnen Sie es fair durch:

Für eine Organisation mit zwölf Mitarbeitenden ohne eigenes IT-Wissen ist Self-Hosting meist ein Risiko, keine Ersparnis. Ein Server, der monatelang keine Updates erhält, ist unsicherer als ein gut verwalteter Dienst. Für eine Organisation mit eigenen Administratoren kann es dagegen die beste Wahl sein.

Verwaltung zuordnen: wer macht was?

Auch bei einem verwalteten Dienst bleibt Arbeit übrig. Legen Sie fest, wer was macht, mit einer einfachen Aufteilung: wer führt aus, wer ist letztverantwortlich, wer wird konsultiert und wer wird informiert (oft RACI genannt, nach den englischen Begriffen).

Eine Aufgabe ohne Namen wird nicht erledigt. Eine Aufgabe mit nur einem Namen wird nicht erledigt, wenn diese Person krank ist. Legen Sie deshalb für die wichtigsten Aufgaben auch eine Vertretung fest.

Worauf Sie beim Vergleichen außerdem achten sollten

• Preisstabilität: wie oft und wie darf sich der Preis ändern, und haben Sie dann ein Kündigungsrecht?
• Skalierbarkeit: Was passiert bei 15 oder 25 Nutzern oder bei doppeltem Speicherplatz? Landen Sie dann in einem anderen Paket?
• Was wirklich enthalten ist: Support in Ihrer Sprache, Backups, aus denen Sie selbst etwas wiederherstellen können, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Exportmöglichkeiten.
• Testphase: Können Sie zunächst ein Pilotprojekt mit ein paar Kollegen durchführen (Lektion 3.3)?

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

Bei einem WebOké Nextcloud gibt es Pakete, die sich in Anzahl der Nutzer und Speicherplatz, Office-Lizenzen pro Nutzer unterscheiden, sowie die Möglichkeit, Speicherplatz oder Nutzer in Mein WebOké zu erweitern. Updates, Sicherheit und Systembackups übernimmt WebOké; eine neue Hauptversion startet der Besitzer des Pakets selbst, mit einem Klick. Die Nutzerverwaltung, die Lizenzen und die Wiederherstellungstests bleiben beim Kunden. Preise stehen bewusst nicht in diesem Kurs.

Bei anderen Anbietern ist die Aufteilung anders. Füllen Sie die Tabelle "wer macht was" deshalb für jeden Anbieter aus und beziehen Sie sie in Ihren Vergleich ein.

Zusammenfassung

• Vergleichen Sie die Gesamtkosten über einen festen Zeitraum, nicht nur den Preis pro Nutzer.
• Rechnen Sie einmalige Kosten (Migration, doppelter Zeitraum, Schulung) und vor allem Ihre eigene Zeit mit ein.
• Self-Hosting bedeutet Software ohne Lizenz, aber mit Arbeit: rechnen Sie das fair durch.
• Legen Sie Verwaltungsaufgaben mit einem Namen und einer Vertretung fest.
• Achten Sie auf Preisstabilität, Skalierbarkeit und darauf, was wirklich im Paket enthalten ist.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe E8.3: Kostenvorlage und Verwaltungsaufteilung. Füllen Sie die Kostenvorlage in OPDRACHTEN.md für "so bleiben" und "umsteigen" aus, mit Beträgen aus Angeboten oder Preislisten, die Sie selbst einholen, über 36 Monate. Füllen Sie anschließend die Tabelle "wer macht was" mit Namen und Vertretungen aus.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Nextcloud-Anleitung 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family und Max: Unterschiede und Wechsel
• Nextcloud-Anleitung 14.4: Mehr Speicherplatz oder Benutzer, Paket ändern oder kündigen
• Nextcloud-Anleitung 14.6: Updates von Nextcloud: wann und wie
• Nextcloud-Anleitung 14.7: Rechte: Wer verwaltet was in Ihrer Nextcloud?
• Welches Nextcloud-Paket passt zu mir und wie erweitere ich es?