Anhänge und große Dateien

Modul 3: E-Mails schreiben · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie berechnen, ob Dateien in eine E-Mail passen. Sie verstehen, warum ein Anhang beim Versenden größer wird, und wählen bei großen Dateien den richtigen Weg: verkleinern, umwandeln oder ein Freigabelink.

Kernbegriffe: MIME, base64, Nachrichtengrenze, maximale Anhanggröße, empfangender Server, Freigabelink, Ablaufdatum, PDF, Foto verkleinern, Anhang-Erinnerung, vCard

Ein Anhang wird zu Text

E-Mail wurde ursprünglich für einfachen Text entworfen. Ein Foto, ein PDF oder eine Tabelle besteht aus beliebigen Bytes, und die lassen sich nicht ohne Weiteres mitschicken. Deshalb gibt es MIME: eine Vereinbarung, die eine Nachricht in Teile gliedert. Jeder Teil hat eine Kopfzeile, die angibt, was er enthält (zum Beispiel Content-Type: application/pdf) und wie er verpackt ist. Bei Dateien ist diese Verpackung fast immer base64.

Base64 wandelt je 3 Bytes Ihrer Datei in 4 lesbare Zeichen um (RFC 2045). Das Ergebnis ist also etwa ein Drittel größer als das Original. Ein Foto mit 3 MB belegt in der E-Mail ungefähr 4 MB. So sieht der Anfang eines solchen Anhangs aus, wenn Sie den Quelltext einer Nachricht ansehen:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Jede Zeile dieses Zeichensalats ist ein Stück Ihres PDFs. Die Empfängerin oder der Empfänger sieht davon nichts: Das E-Mail-Programm wandelt alles wieder in die ursprüngliche Datei zurück.

Rechnen: Passt das in eine Nachricht?

Jeder Mailserver hat eine Nachrichtengrenze: die größte Nachricht, die er annimmt, gemessen nach dem Verpacken. Bei WebOké sind das 50 MB pro Nachricht, auf allen Mailservern. Weil base64 alles um ein Drittel vergrößert, passen in eine Nachricht etwa 36 MB an Anhängen. Diese Zahl sehen Sie auch in der Webmail als maximale Dateigröße beim Anhängen.

Die Faustregel zum Selbstrechnen:

1. Zählen Sie die Größe aller Anhänge zusammen.
2. Sind es mehr als etwa 36 MB, passt es bei WebOké nicht in eine E-Mail.
3. Sind es weniger, passt es auf Ihren Server. Das ist aber erst die halbe Geschichte.

Die andere Hälfte ist der empfangende Server. Auch er hat eine Nachrichtengrenze, und die liegt oft unter 50 MB. Viele Dienste nehmen Nachrichten bis etwa 20 bis 25 MB an, das ist aber je nach Dienst verschieden und kann sich ändern. Ist Ihre Nachricht für den Empfänger zu groß, erhalten Sie eine Fehlermeldung zurück, oft mit einem Code wie 552 oder den Worten "message too big" oder "message size exceeds". Ihre E-Mail wurde dann zwar versendet, ist aber nicht angekommen.

Deshalb gilt eine zweite, vorsichtigere Faustregel: Ab etwa 15 bis 20 MB an Anhängen für jemanden außerhalb Ihrer eigenen Organisation wählen Sie besser einen Freigabelink. Dann müssen Sie nicht raten.

Denken Sie auch daran: Eine Nachricht mit großen Anhängen liegt danach in Ihrem Ordner Gesendet und im Postfach der Empfänger. Sie zählt bei beiden für den Speicherplatz (Lektion 5.4). Schicken Sie dieselbe Datei mit 20 MB an fünf Personen, liegt sie fünfmal bei den Empfängern und einmal bei Ihnen.

Verkleinern: der größte Gewinn zuerst

Bevor Sie einen Freigabelink erstellen, prüfen Sie, ob die Datei kleiner werden kann. Nicht alle Dateien sind für ihren Inhalt gleich groß.

• Fotos vom Smartphone oder von der Kamera haben oft mehrere MB pro Stück, weil sie in voller Auflösung gespeichert sind. Für einen Bildschirm genügt ein Bruchteil davon. Wenn Sie ein Foto zum Beispiel auf 2000 Pixel Breite verkleinern, wird es meist um ein Vielfaches kleiner, ohne dass Sie am Bildschirm einen Unterschied sehen. Das ist fast immer der größte Gewinn.
• Dokumente: Ein Angebot als .docx kann durch eingefügte Bilder groß sein und sieht beim Empfänger manchmal anders aus. Ein PDF ist oft kleiner, sieht überall gleich aus und kann nicht versehentlich verändert werden.
• Gescannte Dokumente sind Bilder. Scannen Sie mit geringerer Auflösung oder in Schwarz-Weiß, wenn Farbe nicht nötig ist.
• Zippen hilft bei Textdateien und Tabellen, aber kaum bei Fotos, Videos und PDFs: Diese sind bereits komprimiert.

Bei Videos reicht Verkleinern oft nicht aus. Ein Film von wenigen Minuten ist schnell größer als 36 MB. Dann ist ein Freigabelink der einzig gute Weg.

Der Freigabelink: Die Datei bleibt liegen, der Link reist

Mit einem Freigabelink legen Sie die Datei in einen Online-Speicher, etwa Nextcloud oder eine andere Cloud, und verschicken nur einen Link. Die E-Mail bleibt klein, der Empfänger lädt die Datei herunter, wann er möchte, und Sie können den Link später zurückziehen.

Ein guter Freigabelink hat:

• ein Ablaufdatum, damit die Datei nicht jahrelang öffentlich bleibt;
• bei vertraulichen Dateien ein Passwort, das Sie über einen anderen Kanal mitteilen (SMS oder Telefon), nicht in derselben E-Mail;
• nur Lesezugriff, es sei denn, die andere Person muss wirklich etwas hochladen.

Eine Falle: Ein Freigabelink ohne Passwort funktioniert für jeden, der den Link hat. Leitet der Empfänger Ihre E-Mail weiter, kommt auch der nächste Empfänger an die Datei. Bei personenbezogenen Daten oder Angeboten sind Passwort und Ablaufdatum also kein Luxus.

Eine weitere Falle: Manche Empfänger trauen Links nicht, nach all dem Phishing zu Recht (Lektion 2.4). Schreiben Sie deshalb in die E-Mail, was sie erwartet: "Sie erhalten einen Link zu unserer Nextcloud, die Datei heißt foto's-bruiloft.zip und der Link gilt bis zum 1. Juni."

Vergessene Anhänge und eine Visitenkarte

Wer hat nicht schon einmal "siehe Anhang" geschrieben und dann nichts angehängt? Die Webmail kann Sie warnen: Mit An vergessene Anhänge erinnern prüft sie beim Senden, ob Ihr Text Wörter wie "Anhang" enthält, obwohl kein Anhang vorhanden ist. Diese Erinnerung ist standardmäßig ausgeschaltet; Sie schalten sie unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung ein.

Mit vCard anhängen schicken Sie einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch als Visitenkarte mit (eine .vcf-Datei). Der Empfänger übernimmt sie mit einem Klick in sein eigenes Adressbuch. Praktisch, wenn Sie jemandem die Daten einer Kollegin oder eines Lieferanten geben möchten. Mehr über vCard in Lektion 7.2.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Im Fenster Schreiben fügen Sie einen Anhang über Anhang oben oder über Datei anhängen rechts hinzu, oder Sie ziehen eine Datei in das Feld rechts. Dort sehen Sie auch die maximale Dateigröße. Die Erinnerung an vergessene Anhänge finden Sie unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung. Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderen Webmail-Programmen funktioniert es ähnlich, die Grenze pro Nachricht ist aber je nach Anbieter verschieden.

Zusammenfassung

• Anhänge werden mit base64 als Text verpackt und dadurch etwa ein Drittel größer (aus 3 Bytes werden 4 Zeichen).
• Bei WebOké darf eine Nachricht 50 MB groß sein; das sind etwa 36 MB an Anhängen.
• Empfangende Server akzeptieren oft weniger; bei großen Dateien für Externe besser einen Freigabelink verwenden.
• Verkleinern Sie zuerst Fotos und wandeln Sie Dokumente in PDF um; Zippen hilft nicht bei Fotos und Videos.
• Ein Freigabelink bekommt ein Ablaufdatum und bei vertraulichen Dateien ein Passwort über einen anderen Kanal.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A3.3: Passt das in eine E-Mail? Gehen Sie von der Faustregel bei WebOké aus: Etwa 36 MB an Anhängen passen in eine Nachricht mit 50 MB, weil base64 alles um etwa ein Drittel vergrößert. Wählen Sie bei Situation 1 bis 3 "passt" oder "passt nicht, Freigabelink". (1) Sanne schickt Ahmed zwei PDFs: das Angebot mit 3 MB und den Blumenplan mit 5 MB. (2) Daan möchte Sanne ein Video vom Aufbau eines Hochzeitsbogens schicken; die Datei ist 120 MB groß. (3) Sanne möchte Ahmed zwölf Fotos früherer Brautsträuße schicken, jedes 3,5 MB, direkt von ihrer Kamera, in einer E-Mail. Frage 4: Sanne muss für eine andere E-Mail Platz schaffen und kann eine Datei zuerst verkleinern. Welche Datei wählen Sie: (a) offerte-bruiloft.pdf mit 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg mit 9 MB direkt von der Kamera, (c) prijslijst.docx mit 0,2 MB? Das Programm vergleicht Ihre vier Antworten mit dem Lösungsschlüssel und zeigt für jede Situation die Berechnung.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Programmen funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 4.3: Anhänge mitsenden
• E-Mail abgelehnt: Nachricht zu groß
• Fehlermeldungen gelöst 1.6: 552: Postfach voll oder Nachricht zu groß
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.2: Speicher, Quota und ein volles Postfach
• RFC 2045, MIME Teil 1, Abschnitt 6.8 über base64 (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045