Eine gute Signatur

Modul 4: Sie als Absender · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine kurze, nützliche Signatur mit der richtigen Trennzeile erstellen, Sie wissen, warum E-Mail-Programme diese Zeile erkennen, und Sie wählen bewusst zwischen einer Signatur in reinem Text und einer mit Formatierung oder Logo.

Kernbegriffe: Signatur, Trennzeile "-- ", RFC 3676, Faustregel vier Zeilen (RFC 1855), reiner Text, HTML-Signatur, externes Bild, eingebettetes Bild, Disclaimer

Wozu eine Signatur da ist

Eine Signatur (im Webmail heißt sie ebenfalls Signatur) ist der kurze Text, der automatisch unter Ihren Nachrichten erscheint. Der Zweck ist praktisch: Der Empfänger soll ohne Suchen wissen, wer Sie sind und wie er Sie auf anderem Weg erreicht. Denken Sie an jemanden, der Ihre E-Mail über eine Lieferung um 8 Uhr morgens auf dem Handy liest und Sie anrufen möchte. Steht Ihre Nummer unten, ruft er an. Steht sie nirgends, schreibt er zurück und wartet.

Was hineingehört:

• Ihr Name und gegebenenfalls Ihre Funktion;
• der Name Ihrer Organisation;
• eine Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind;
• Ihre Website.

Was nicht hineingehört: Ihre gesamte Adresshistorie, drei Telefonnummern, fünf Social-Media-Symbole, ein Spruch des Tages und eine Kopie Ihrer E-Mail-Adresse (die steht bereits in From). Je mehr Sie hineinschreiben, desto weniger wird gelesen.

Die Trennzeile: zwei Striche und ein Leerzeichen

Über eine Signatur gehört eine feste Zeile: zwei Striche und ein Leerzeichen, sonst nichts in dieser Zeile.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Diese Zeile -- ist eine alte Vereinbarung aus dem Usenet, die auch bei E-Mails üblich ist. Der Standard für E-Mails in reinem Text (RFC 3676, Abschnitt 4.3) beschreibt sie als Trennung zwischen dem Text und der Signatur. Das Leerzeichen gehört dazu: "--" ohne Leerzeichen ist einfach eine Zeile mit zwei Strichen.

Warum ist das wichtig? Weil E-Mail-Programme die Zeile erkennen. Viele Programme zeigen alles darunter in einer helleren Farbe an und lassen die Signatur weg, wenn Sie auf eine Nachricht antworten. Ohne diese Zeile landet die Signatur bei jeder Runde eines Gesprächs erneut im Zitat. Nach zehn Antworten stehen zehn Kopien derselben Signatur in der E-Mail.

Das Webmail setzt die Trennzeile selbst über Ihre Signatur, wenn Sie diese im Feld Signatur eintragen. Tippen Sie sie also nicht noch einmal selbst ein, sonst stehen dort zwei. Und Vorsicht beim Kopieren aus einer Textverarbeitung: Diese entfernt ein Leerzeichen am Zeilenende manchmal.

Kurz: die Faustregel von vier Zeilen

Schon 1995 gab die Netiquette für Internetnutzer (RFC 1855) eine Faustregel vor: Halten Sie Ihre Signatur kurz, nicht länger als vier Zeilen. Der Grund war damals, dass man pro Minute für die Verbindung bezahlte. Dieser Grund ist weggefallen, die Regel ist aber nach wie vor gut: Eine Signatur von vier Zeilen wird gelesen, eine von zwölf Zeilen übersprungen.

Vier Zeilen reichen, wenn Sie geschickt kombinieren. Verwenden Sie ein Trennzeichen wie |, um zwei Angaben in eine Zeile zu setzen:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Das sind drei Zeilen, mit allem, was Ahmed braucht.

Reiner Text oder HTML, und das Logo

Eine Signatur kann in reinem Text oder mit Formatierung (HTML) sein, genau wie Ihre Nachrichten (Lektion 3.2).

Eine Signatur in reinem Text kommt überall gleich an, auf jedem Telefon und in jedem Programm. Für die meisten Menschen ist das die beste Wahl.

Eine HTML-Signatur kann Fettdruck, Farbe, einen Link hinter einem Wort und ein Logo enthalten. Dabei gibt es einige Fallstricke:

• Eine formatierte Signatur wird nur angezeigt, wenn Sie die Nachricht ebenfalls mit Formatierung schreiben. Schreiben Sie in reinem Text, erscheint sie als normaler Text unter Ihrer Nachricht.
• Ein Logo lässt sich auf zwei Arten mitschicken. Als externes Bild: ein Bild mit einer Webadresse, das bereits auf Ihrer Website liegt. Die E-Mail bleibt klein, aber viele Programme laden externe Bilder nicht automatisch (genau wie das Webmail selbst, Lektion 2.2). Der Empfänger sieht dann ein leeres Kästchen. Oder als eingebettetes Bild: Das Bild geht als Anhang mit jeder E-Mail mit. Dann ist es zwar sichtbar, aber jede E-Mail wird größer, und bei manchen Empfängern erscheint bei jeder Nachricht eine Büroklammer, als gäbe es einen Anhang.
• Ein Logo von 300 KB unter jeder E-Mail, auch unter "Prima, bis morgen", verschwendet den Speicherplatz aller Beteiligten. Halten Sie ein Logo klein, bei einigen zehn KB.
• Setzen Sie wichtige Angaben wie Ihre Telefonnummer nie nur in ein Bild. Ein Bild lässt sich nicht kopieren, und ein Screenreader kann es nicht vorlesen.

Disclaimer: kurz und zurückhaltend

Unter vielen geschäftlichen E-Mails steht ein langer Text wie "Diese E-Mail ist ausschließlich für den Adressaten bestimmt. Sollten Sie nicht der Adressat sein, so ..." Ein solcher Disclaimer hat wenig rechtlichen Wert. Der Empfänger hat ihm nicht zugestimmt, und er steht unter einer Nachricht, die bereits gelesen wurde. Ein Disclaimer macht eine E-Mail außerdem länger als die E-Mail selbst, besonders in einem langen Verlauf.

Möchten Sie trotzdem etwas aufnehmen, beschränken Sie sich auf einen kurzen, sachlichen Satz, ohne Versprechen oder Behauptungen. Brauchen Sie gesetzlich vorgeschriebene Angaben unter geschäftlichen E-Mails, etwa eine Registernummer, dann setzen Sie diese in Ihre Signatur und nicht in einen langen Textblock.

Wann Ihre Signatur darunter erscheint

Unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung legen Sie fest, wie das Webmail mit Ihrer Signatur umgeht: ob sie immer darunter erscheint, auch beim Antworten und Weiterleiten, und ob sie unter oder über der zitierten Nachricht steht. Schreiben Sie über dem Zitat (Lektion 3.2), wählen Sie auch, dass Ihre Signatur über dem Zitat steht. Sonst steht sie ganz unten, unter der alten Nachricht, wo niemand sie findet.

Haben Sie mehrere Identitäten (Lektion 4.1), hat jede Identität eine eigene Signatur. Wählen Sie bei Absender eine andere Identität, wechselt die Signatur mit.

In der Praxis: So funktioniert es im Webmail

Sie erstellen die Signatur unter Einstellungen > Identitäten: Klicken Sie auf Ihre Adresse und füllen Sie das Feld Signatur aus. Mit der kleinen Schaltfläche mit dem Bild erhalten Sie eine Werkzeugleiste für die Formatierung. Unter Einstellungen > Nachrichtenerstellung legen Sie fest, wann und wo die Signatur erscheint. Beim Schreiben fügen Sie sie mit der Schaltfläche Signatur ein oder wechseln sie. Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte. In anderen Webmail-Diensten und E-Mail-Programmen funktioniert es ähnlich, allerdings setzen nicht alle Programme die Trennzeile selbst darüber.

Zusammenfassung

• Eine Signatur nennt Ihren Namen, Ihre Organisation, Telefonnummer und Website; nicht mehr.
• Die Trennzeile lautet genau "-- " (zwei Striche und ein Leerzeichen, RFC 3676 Abschnitt 4.3); Programme erkennen sie und lassen die Signatur beim Zitieren weg.
• Faustregel: höchstens vier Zeilen (RFC 1855).
• Reiner Text kommt überall gut an; ein Logo ist klein, und wichtige Angaben stehen nie nur in einem Bild.
• Disclaimer haben wenig rechtlichen Wert: kurz und zurückhaltend, oder weglassen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.2: Ihre Signatur prüfen lassen. Richten Sie unter Einstellungen > Identitäten eine Signatur für Ihre Identität ein und senden Sie eine E-Mail an sich selbst mit WMC A4.2 im Betreff. Öffnen Sie die empfangene E-Mail, wählen Sie Mehr > Exportieren und laden Sie die .eml-Datei hoch. Das Programm liest die Datei nur im Arbeitsspeicher und prüft: Der Betreff enthält A4.2; es gibt einen Textteil; es gibt eine Trennzeile, die genau "-- " lautet (mit Leerzeichen: grün; "--" ohne Leerzeichen: orange; keine Trennzeile: rot); die Signatur unter der Trennzeile umfasst höchstens vier Zeilen (grün), fünf oder sechs Zeilen (orange) oder mehr (rot); die Signatur enthält Ihren Namen oder einen Teil Ihres Anzeigenamens, eine Telefonnummer oder eine Website; ist Ihre Nachricht in HTML, enthält sie auch eine Version in reinem Text (multipart/alternative); und ein Bild in der Signatur, das als Anhang mitgeht und größer als 50 KB ist, ergibt orange. Für jede Zeile sehen Sie grün, orange oder rot mit Erläuterung.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte im Webmail beschrieben sind, gelten sie für das Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 5.2: Eine Signatur erstellen
• Roundcube Webmail 5.1: Ihr Name als Absender
• Roundcube Webmail 10.1: Die wichtigsten Einstellungen
• RFC 3676, Abschnitt 4.3 Usenet Signature Convention (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855