Ein System, das Sie durchhalten

Modul 5: Ordnen und wiederfinden · Lesezeit: 8 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine einfache Arbeitsweise für Ihr Postfach auswählen und einrichten. So sehen Sie, was noch zu tun ist, und finden E-Mails wieder, ohne jeden Tag zu sortieren.

Kernbegriffe: Posteingang als Arbeitskorb, vier Entscheidungen, Markieren, ungelesen, Archiv, feste Zeiten, gemeinsames Postfach

Warum ein System

Ein volles Postfach ist selten das Problem. Das Problem ist, dass Sie nicht mehr sehen, was noch zu tun ist. Die Frage eines Kunden geht zwischen Newslettern unter, eine Rechnung, die Sie noch bezahlen müssen, steht auf Seite vier. Ein System löst das mit ein paar festen Vereinbarungen mit sich selbst. Es muss nicht kompliziert sein. Vor allem muss es so einfach sein, dass Sie es in drei Monaten noch anwenden.

Die eine beste Methode gibt es nicht. Menschen arbeiten unterschiedlich, und ein Einzelunternehmen bekommt andere E-Mails als ein Verein. Diese Lektion gibt Ihnen die Bausteine und die Wahlmöglichkeiten. Sie entscheiden, was zu Ihnen passt.

Der Posteingang als Arbeitskorb

Der Kern fast jedes praktikablen Systems: Der Posteingang ist ein Arbeitskorb, kein Archiv. Was im Posteingang steht, verlangt noch etwas von Ihnen. Was erledigt ist, kommt heraus. So zeigt Ihnen ein Blick in den Posteingang sofort, wie viel Arbeit anliegt.

Dafür treffen Sie bei jeder Nachricht eine von vier Entscheidungen:

1. Weg. Sie brauchen die Nachricht nicht. Löschen Sie sie oder melden Sie sie als Spam, wenn es Spam ist. Ein Newsletter, den Sie nie lesen: abmelden, dann kommt er auch nicht wieder.
2. Archiv. Die Sache ist erledigt, aber Sie möchten die Nachricht aufbewahren. Ein Klick auf Archiv (Lektion 5.1), und sie ist aus dem Blickfeld, lässt sich aber über die Suche wiederfinden (Lektion 5.3).
3. Erledigen. Es muss etwas geschehen, das mehr als ein paar Minuten dauert. Lassen Sie die Nachricht stehen und geben Sie ihr eine Markierung (die Kennzeichnung Als wichtig), damit sie auffällt. Dauert es weniger als ein paar Minuten, erledigen Sie es sofort und archivieren die Nachricht danach.
4. Warten. Sie warten auf eine Antwort oder eine Zahlung. Sie können die Nachricht markieren oder in einen eigenen Ordner Warten verschieben, den Sie einmal pro Woche durchgehen.

Das Wichtigste ist, dass Sie nicht ohne Entscheidung weiterklicken. Jede Nachricht, die Sie öffnen und ohne Entscheidung stehen lassen, müssen Sie später noch einmal lesen.

Wenige Ordner und Suche, oder viele Ordner

Wie viele Ordner brauchen Sie? Dazu gibt es zwei Denkschulen.

Viele Ordner: ein Ordner pro Kunde, pro Projekt, pro Lieferant. Vorteil: Sie sehen alles von einem Kunden an einem Ort. Nachteil: Jede Nachricht verlangt eine Entscheidung, wohin sie gehört, und eine E-Mail, die zwei Kunden betrifft, passt in keinen der beiden Ordner. Nach einem Jahr haben Sie oft vierzig Ordner, von denen Sie fünf nutzen.

Wenige Ordner und Suche: ein Archiv, eventuell nach Jahren aufgeteilt, und ansonsten die Suche. Vorteil: Archivieren ist ein Klick, ohne Nachdenken. Nachteil: Sie müssen gut suchen können. Lektion 5.3 zeigt, dass das in der Webmail sehr gut funktioniert: nach Absender, Empfänger, Inhalt und in allen Ordnern gleichzeitig.

Für viele Menschen funktioniert ein Mittelweg am besten: ein paar Ordner für Dinge, die wirklich getrennt sein müssen (zum Beispiel Facturen (Rechnungen) für die Buchhaltung), und ansonsten ein Archiv. Ordner, die ein Filter automatisch füllt (Modul 6), machen Ihnen keine Arbeit. Davon dürfen es also ruhig ein paar mehr sein.

Markieren, ungelesen und die Liste filtern

Einige Hilfsmittel in der Webmail erleichtern das System:

• Als wichtig. Mit Markieren > Als wichtig erhält eine Nachricht eine Kennzeichnung und wird in der Liste rot dargestellt. Die Kennzeichnung wird auf dem Server gespeichert, Ihr E-Mail-Programm und Ihr Telefon sehen sie also auch (dort heißt sie oft Stern oder Fähnchen).
• Als ungelesen. Mit Markieren > Als ungelesen setzen Sie eine Nachricht wieder auf ungelesen. Praktisch als Gedächtnisstütze, aber als System unzuverlässig: Ein Telefon, das eine Nachricht kurz öffnet, setzt sie wieder auf gelesen.
• Typ in den Suchoptionen. Wählen Sie bei Typ zum Beispiel Als wichtig oder Unbeantwortete. Dann zeigt die Liste nur diese Nachrichten. Unbeantwortete ist im Posteingang nützlich: Das sind die Nachrichten, auf die Sie noch nicht geantwortet haben. Beachten Sie: Die Webmail weiß nur, ob Sie selbst auf Antworten geklickt haben. Haben Sie über das Telefon geantwortet oder zurückgerufen, gilt die Nachricht weiterhin als unbeantwortet, es sei denn, Ihre Mail-App markiert sie ebenfalls als beantwortet.

Es gibt auch eine Falle: automatisch als gelesen markieren. Ist die Webmail so eingestellt, dass eine Nachricht sofort als gelesen gilt, sobald sie im Vorschaufenster erscheint, verliert ungelesen seine Bedeutung. Unter Einstellungen > Einstellungen > Postfachansicht legen Sie fest, nach wie vielen Sekunden eine Nachricht als gelesen gilt (Lektion 2.1).

Feste Zeiten

Wer den ganzen Tag auf jede neue E-Mail reagiert, kommt kaum zu anderer Arbeit. Ein System funktioniert besser mit festen Zeiten: zum Beispiel morgens, nach dem Mittagessen und am Ende des Tages. Zu jeder dieser Zeiten arbeiten Sie den Posteingang mit den vier Entscheidungen ab. Einmal pro Woche gehen Sie die markierten Nachrichten und den Ordner Warten durch. Wie oft Sie nachsehen, hängt von Ihrer Arbeit ab. Ein Onlineshop mit Kundenanfragen schaut öfter nach als ein Verein. Entscheidend ist, dass Sie selbst wählen, statt jede Benachrichtigung für Sie wählen zu lassen.

Ein gemeinsames Postfach

Arbeiten mehrere Personen in einem Postfach, etwa info@, brauchen Sie Absprachen, sonst antworten zwei Personen oder niemand. Zum Beispiel:

• Wer eine Nachricht übernimmt, markiert sie sofort (die Kennzeichnung sehen alle, denn sie wird auf dem Server gespeichert).
• Nach der Antwort kommt die Nachricht ins Archiv, damit der Posteingang zeigt, was noch offen ist.
• Antworten gehen von derselben Adresse und mit derselben Signatur hinaus (Modul 4).
• Eine Person ist pro Tag dafür verantwortlich, dass der Posteingang leer wird.

Vereinbaren Sie auch, was Sie nicht tun: Niemand richtet für dieses Postfach ein E-Mail-Programm mit POP ein, denn dann verschwinden E-Mails für die anderen (Lektion 1.2).

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Markieren finden Sie in der Werkzeugleiste über der Nachricht. Archiv erscheint als Schaltfläche, sobald Sie unter Einstellungen > Einstellungen > Spezialordner einen Archivordner gewählt haben. Typ und die anderen Filter finden Sie in den Suchoptionen (der kleine Pfeil im Suchfeld). Die Schritte stehen in der Roundcube-Anleitung unter Markieren, verschieben und löschen sowie unter Nachrichten archivieren. In anderer Webmail funktioniert es ähnlich: Gmail hat eine Schaltfläche Archivieren und Sterne, Outlook.com eine Schaltfläche Archivieren und Kennzeichnungen.

Zusammenfassung

• Der Posteingang ist ein Arbeitskorb: Was darin steht, verlangt noch etwas von Ihnen.
• Treffen Sie bei jeder Nachricht eine Entscheidung: weg, Archiv, erledigen (markieren) oder warten.
• Wenige Ordner plus gute Suche machen weniger Arbeit als viele Ordner; Ordner, die ein Filter füllt, kosten nichts.
• Markierungen und der Status beantwortet werden auf dem Server gespeichert und sind daher auch für Kolleginnen und Kollegen in einem gemeinsamen Postfach sichtbar.
• Arbeiten Sie den Posteingang zu festen Zeiten ab und treffen Sie Absprachen, wenn Sie ein Postfach teilen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D5.2: Ihr Ordnungsplan. Öffnen Sie Ihr eigenes Postfach in der Webmail. Zählen Sie, wie viele Ordner Sie haben (Einstellungen > Ordner) und wie viele ungelesene Nachrichten im Posteingang stehen. Wählen Sie dann ein System: wenige Ordner plus Archiv, viele Ordner oder einen Mittelweg. Richten Sie es ein: Wählen Sie unter Spezialordner einen Archivordner, falls Sie noch keinen haben, räumen Sie Ordner auf, die Sie ein Jahr lang nicht genutzt haben (verschieben Sie die E-Mails zuerst in Ihr Archiv), und arbeiten Sie den Posteingang einmal mit den vier Entscheidungen ab. Beantworten Sie danach für sich selbst: Wie viele Ordner hatten Sie und wie viele haben Sie jetzt? Wie viele Nachrichten stehen noch im Posteingang, und verlangen diese alle wirklich noch etwas von Ihnen? Zu welchen festen Zeiten sehen Sie künftig in Ihre E-Mails? Und falls Sie ein Postfach teilen: Welche zwei Absprachen treffen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen?

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 3.3: Markieren, verschieben und löschen
• Roundcube Webmail 6.2: Nachrichten archivieren
• Roundcube Webmail 2.2: Die Nachrichtenliste: Sortieren und Konversationen
• Ordner in Ihrem Postfach: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Archiv