IMAP, POP und Webmail: Warum Sie überall dieselben E-Mails sehen

Modul 1: So funktioniert Ihre E-Mail · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie den Unterschied zwischen IMAP und POP erklären. Sie wissen, was das für Ihre E-Mails auf mehreren Geräten, für Ihren Speicherplatz und für ein Backup bedeutet, und Sie können prüfen, wie Ihre Geräte eingerichtet sind.

Kernbegriffe: IMAP, POP3, Synchronisieren, Flags, Ordner Gesendet, Speicherlimit (Quota), lokale Kopie

Zwei Arten, E-Mails abzurufen

In Lektion 1.1 haben Sie gesehen, dass E-Mails auf einem Mailserver zugestellt werden. Dort bleiben sie liegen, bis ein E-Mail-Programm sie abruft. Für dieses Abrufen gibt es zwei Protokolle, hinter denen ein ganz unterschiedliches Konzept steckt.

• POP3 (Post Office Protocol, kurz POP) ist das ältere. Die Idee ist ein Postfach bei der Post: Ihr Programm holt die neuen E-Mails ab, speichert sie auf Ihrem Computer, und der Server darf sie danach löschen. Der Standard sagt es selbst: Normalerweise werden E-Mails heruntergeladen und anschließend gelöscht.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funktioniert umgekehrt. Die E-Mails bleiben auf dem Server. Ihr Programm zeigt an, was auf dem Server liegt, und gibt Ihre Aktionen weiter: lesen, verschieben, löschen, markieren. Der Server ist die Quelle, Ihre Geräte schauen nur darauf.

Die Webmail arbeitet immer mit IMAP. Anders geht es auch nicht: Die Webmail hat keine eigene Festplatte, auf der sie Ihre E-Mails speichert. Sie zeigt live an, was in Ihrem Postfach auf dem Server liegt.

Was IMAP synchronisiert

Mit IMAP werden nicht nur die E-Mails selbst abgeglichen, sondern auch alles, was Sie damit tun:

• Ordner. Legen Sie in der Webmail einen Ordner Kunden an, erscheint er auch in der Mail-App auf Ihrem Smartphone. Ordner liegen auf dem Server.
• Flags. Jede Nachricht hat Merkmale, die IMAP Flags nennt: gelesen, beantwortet, markiert, gelöscht. Lesen Sie eine E-Mail auf Ihrem Smartphone, ist sie auch in der Webmail als gelesen markiert. Beantworten Sie sie auf Ihrem Laptop, sehen Sie in der Webmail den Pfeil für „beantwortet“.
• Verschieben und Löschen. Ziehen Sie eine Nachricht in den Papierkorb, ist sie überall in den Papierkorb verschoben.

Ein Punkt, der viele überrascht: der Ordner Gesendet. Das Versenden läuft über SMTP, und SMTP speichert nichts. Ihr E-Mail-Programm legt nach dem Versenden selbst eine Kopie im Ordner Gesendet auf dem Server ab. Mit IMAP ist diese Kopie überall sichtbar. Tut ein Programm das nicht oder legt es die Kopie in einem anderen Ordner ab, sehen Sie Ihre gesendeten E-Mails nur auf diesem einen Gerät. Lektion 5.1 geht darauf näher ein.

Was POP macht und warum das Probleme verursacht

Bei POP fragt das Programm den Server: Welche Nachrichten hast Ihr für mich? Es holt sie ab und bittet den Server, sie zu löschen. Viele Programme bieten eine Option wie „Eine Kopie auf dem Server belassen“, manchmal mit einer Frist wie 14 Tagen. Aber auch dann gilt: Was Sie auf Ihrem Computer tun, erfährt der Server nicht. Ordner sowie die Merkmale gelesen oder beantwortet bleiben auf diesem einen Gerät.

Nehmen wir Daan, den Kollegen von Sanne. Er hat auf seinem Bürocomputer vor Jahren seine E-Mails mit POP eingerichtet. Auf seinem Smartphone nutzt er IMAP. Was passiert?

• Morgens sieht Daan auf seinem Smartphone eine E-Mail eines Lieferanten. Wenn er im Büro sein E-Mail-Programm öffnet, holt es die E-Mail ab und löscht sie auf dem Server. Auf seinem Smartphone ist die E-Mail danach verschwunden.
• In der Webmail ist der Posteingang fast leer, denn alles liegt auf dem Bürocomputer.
• Was Daan im Büro versendet, liegt nur auf diesem Computer im Ordner Gesendet.

Man sagt dazu auch: POP auf einem zweiten Gerät „stiehlt“ die E-Mails. Das ist eine der häufigsten Ursachen für die Beschwerde „Meine E-Mails verschwinden“.

Speicher: Das Speicherlimit gilt für alles

Mit IMAP liegen alle Ihre E-Mails auf dem Server. Jedes Postfach hat eine maximale Größe, das Speicherlimit oder die Quota. Dieses Limit gilt für alle Ordner zusammen: den Posteingang, aber auch Gesendet, Entwürfe, Archiv, Spam und Papierkorb. Gelöschte E-Mails im Papierkorb zählen also mit, bis Sie den Papierkorb leeren.

Ist das Postfach voll, passen keine neuen E-Mails mehr hinein. Der Absender erhält seine E-Mail dann mit einer Fehlermeldung zurück. Bei POP haben Sie damit weniger Probleme, weil der Server ständig geleert wird. Das ist der einzige Grund, warum manche Menschen POP noch verwenden. Besser ist es, mit IMAP zu arbeiten und gelegentlich aufzuräumen oder alte E-Mails mit einem E-Mail-Programm lokal zu speichern (Lektion 5.4).

Der kaputte Laptop

Angenommen, Sannes Laptop fällt vom Tisch und startet nicht mehr. Was hat sie verloren?

• Mit IMAP: nichts von ihren E-Mails. Sie meldet sich in der Webmail an oder richtet ihren neuen Laptop ein, und alles ist wieder da: Ordner, gesendete E-Mails, gelesen und ungelesen. Verloren sein können allerdings Entwürfe, die noch nicht auf dem Server lagen, und E-Mails, die sie selbst in einen lokalen Ordner auf dem Laptop verschoben hatte.
• Mit POP: alle E-Mails, die der Laptop abgerufen hat und die der Server gelöscht hat. Hatte sie kein Backup des Laptops, sind diese E-Mails weg.

IMAP bietet also eine gewisse Sicherheit, ist aber kein Backup. Löschen Sie eine Nachricht und leeren Sie den Papierkorb, ist sie überall gleichzeitig weg. Ein Fehler wird genauso schnell synchronisiert wie eine richtige Aktion. Deshalb sollten Sie wissen, ob Ihr Anbieter Backups erstellt und wie Sie wichtige E-Mails selbst exportieren.

Welche Einstellungen gehören zu welchem Protokoll

In Ihrem E-Mail-Programm sehen Sie in den Kontoeinstellungen, um welche Art von Konto es sich handelt. Erkennungsmerkmale:

Das sind die üblichen Ports mit Verschlüsselung, auch bei WebOké. Ein Konto kann immer nur eine Art des Abrufens haben. Möchten Sie von POP auf IMAP umstellen, müssen Sie das Konto in den meisten Programmen neu hinzufügen. Sichern Sie dann zuerst die E-Mails, die nur lokal gespeichert sind, zum Beispiel indem Sie sie in die neuen IMAP-Ordner ziehen.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Die Webmail verwendet immer IMAP. Was Sie in der Webmail tun, sehen Sie also in jedem E-Mail-Programm wieder, das ebenfalls mit IMAP arbeitet, und umgekehrt. Wie voll Ihr Postfach ist, sehen Sie unten links in der Webmail an dem Balken unter den Ordnern. Im Roundcube-Handbuch wird im Abschnitt Was ist die Webmail erklärt, wie Webmail und E-Mail-Programm zusammenspielen. In anderer Webmail, etwa Gmail oder Outlook.com, funktioniert es ähnlich: Auch diese zeigen an, was auf dem Server liegt.

Zusammenfassung

• POP ruft E-Mails auf ein einziges Gerät ab und löscht sie meist auf dem Server; IMAP lässt die E-Mails auf dem Server.
• IMAP synchronisiert Ordner und Flags (gelesen, beantwortet, markiert). Die Webmail arbeitet immer mit IMAP.
• Der Ordner Gesendet ist eine Kopie, die Ihr E-Mail-Programm selbst auf dem Server ablegt.
• Das Speicherlimit gilt für alle Ordner zusammen, auch für Papierkorb und Spam.
• IMAP schützt vor einem kaputten Gerät, ist aber kein Backup: Löschen geschieht überall gleichzeitig.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D1.2: So ist Ihre E-Mail eingerichtet. Sehen Sie auf jedem Gerät, auf dem Sie E-Mails nutzen (Computer, Smartphone, Tablet), in den Kontoeinstellungen nach, ob es IMAP oder POP verwendet und welcher Server und welcher Port für Empfangen und Versenden eingetragen sind. Notieren Sie das in einer Liste. Öffnen Sie danach die Webmail und die Mail-App auf Ihrem Smartphone nebeneinander und vergleichen Sie die Ordner: Sehen Sie dieselben Ordner, und liegen dieselben E-Mails in Gesendet? Beantworten Sie dann diese Fragen: Verwendet eines Ihrer Geräte POP, und falls ja, verschwinden dadurch E-Mails von Ihren anderen Geräten? Wo liegt Ihr Ordner Gesendet: auf dem Server (überall sichtbar) oder nur auf einem Gerät? Was würden Sie verlieren, wenn Ihr wichtigstes Gerät morgen kaputtgeht?

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 1.1: Was ist das Webmail?
• IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied und welches sollten Sie wählen?
• Wie überprüfe ich meine E-Mail-Nutzung?
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 1.3: IMAP und POP3: Mail abrufen
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.1: Ordner und Synchronisation: Warum Sie zweimal „Gesendet“ haben
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.2: Speicher, Quota und ein volles Postfach
• RFC 9051, IMAP Version 4 Revision 2 (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol Version 3 (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939