Speicherplatz und Aufräumen

Modul 5: Ordnen und wiederfinden · Lesezeit: 8 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie berechnen, wie voll Ihr Postfach ist. Sie wissen, was passiert, wenn es voll wird, und können gezielt Platz schaffen, ohne E-Mails zu verlieren, die Sie noch brauchen.

Kernbegriffe: Speicherlimit (Quota), alle Ordner zählen mit, Leeren, Packen, große Nachrichten, Exportieren, Backup

Jedes Postfach hat ein Limit

Ihr Postfach hat ein Speicherlimit, auch Quota genannt: die maximale Menge an E-Mails, die hineinpasst, zum Beispiel 2 GB. Dieses Limit gilt für das gesamte Postfach, also für alle Ordner zusammen. Das wird oft vergessen. Auch diese Ordner zählen mit:

• Gesendet: Jeder Anhang, den Sie selbst verschickt haben, liegt dort noch einmal.
• Archiv: Aus den Augen heißt nicht aus dem Speicher.
• Spam: auch E-Mails, die Sie nie öffnen.
• Papierkorb: Eine gelöschte Nachricht liegt im Papierkorb und zählt mit, bis Sie ihn leeren.
• Ausgeblendete Ordner: Ordner, die Sie nicht abonniert haben (Lektion 5.1).

Neben dem Limit Ihres Postfachs hat meist auch Ihr gesamtes Paket eine Obergrenze. Sind alle Ihre Postfächer und Ihre Website zusammen zu groß, stoßen Sie an diese Grenze, auch wenn in Ihrem eigenen Postfach noch Platz ist.

Wie voll ist es?

In der Webmail sehen Sie links unten, unter den Ordnern, einen kleinen Balken mit einer Prozentangabe. Das ist der Teil Ihres Limits, der belegt ist. Dasselbe sehen Sie unter Einstellungen > Ordner, unterhalb der Ordnerliste.

Die Rechnung ist einfach: Addieren Sie die Größe aller Ordner und teilen Sie durch das Limit. Ein Beispiel mit einem Postfach von 1 GB, also 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Leeren Sie Spam und Papierkorb, fallen 102 MB weg: 714 / 1024 = 0,697, also 70 %. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufräumaktion am meisten bringt. Beachten Sie, dass Mailserver mit 1024 rechnen: 1 GB sind 1024 MB.

Was passiert, wenn es voll ist

Ist Ihr Postfach voll, passt keine neue E-Mail mehr hinein. Der Server des Absenders erhält eine Ablehnung, und der Absender bekommt eine Fehlermeldung zurück, mit Texten wie "Mailbox full" oder "Quota exceeded" (in Lektion 8.4 lernen Sie, eine solche Meldung zu lesen). Für Sie ist das tückisch: Sie sehen nichts, denn die E-Mail kommt nie an. Sie bemerken es erst, wenn ein Kunde anruft, weil seine E-Mail zurückkommt.

Auch das Versenden kann dann haken. Die Webmail speichert von jeder gesendeten Nachricht eine Kopie in Gesendet. Ist dafür kein Platz, erhalten Sie eine Meldung, dass die Nachricht nicht in Gesendet gespeichert werden konnte.

Deshalb erhalten Sie bei vielen Anbietern eine Warnung per E-Mail, wenn Ihr Postfach fast voll ist. Nehmen Sie diese ernst und räumen Sie auf, bevor das Limit erreicht ist.

Platz schaffen: von einfach zu gezielt

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Spam und Papierkorb leeren. Wählen Sie den Ordner, klicken Sie auf die drei Punkte über den Ordnern und wählen Sie Leeren. Das bringt oft sofort etwas, und Sie verlieren nichts, was Sie brauchen.
2. Große Nachrichten suchen. Einige wenige Nachrichten mit großen Anhängen belegen oft mehr Platz als tausend gewöhnliche E-Mails. Sortieren Sie die Liste über Listenoptionen nach Größe, absteigend. Tun Sie das auch in Gesendet: Dort liegen alle Ihre eigenen Anhänge. Kombinieren Sie das mit den Suchoptionen aus Lektion 5.3: Typ Mit Anhang und Datum älter als ein Jahr.
3. Anhänge woanders speichern. Brauchen Sie einen Anhang, aber nicht die E-Mail? Speichern Sie den Anhang in Ihrem eigenen Speicher oder in der Cloud und löschen Sie danach die Nachricht.
4. Den Papierkorb erneut leeren. Alles, was Sie in Schritt 2 und 3 gelöscht haben, liegt jetzt dort.

Es gibt außerdem zwei Einstellungen, die Ihr Postfach von selbst klein halten, unter Einstellungen > Einstellungen > Servereinstellungen, im Bereich Wartung:

• Papierkorb beim Abmelden leeren: Der Papierkorb wird geleert, wenn Sie sich abmelden. Praktisch, aber nach dem Abmelden haben Sie dann keine zweite Chance mehr.
• Nachrichten in Spam direkt löschen: Spam, den Sie löschen, landet nicht erst im Papierkorb.

Leeren und Packen: der Unterschied

Im Menü mit den Ordneraktionen sehen Sie sowohl Leeren als auch Packen. Leeren löscht alle Nachrichten im gewählten Ordner. Packen ist etwas anderes: In IMAP kann eine Nachricht als gelöscht markiert sein, ohne dass sie schon weg ist. Manche E-Mail-Programme arbeiten so: Sie streichen die Nachricht durch, statt sie in den Papierkorb zu verschieben. Packen entfernt diese markierten Nachrichten tatsächlich. Sehen Sie in einem Ordner durchgestrichene Nachrichten, dann schafft Packen Platz.

Erst sichern, dann löschen

Möchten Sie alte E-Mails aufbewahren, aber nicht auf dem Server? Erstellen Sie dann zuerst eine Kopie:

• Eine Nachricht: Mehr > Exportieren. Sie erhalten eine .eml-Datei, die Sie später in fast jedem E-Mail-Programm wieder öffnen können.
• Mehrere Nachrichten gleichzeitig: Markieren Sie sie und wählen Sie Mehr > Exportieren. Sie erhalten dann eine ZIP-Datei mit allen Nachrichten als .eml.
• Große Mengen: Richten Sie auf Ihrem Computer ein E-Mail-Programm ein, das E-Mails lokal speichert. So holen Sie auch ein großes Archiv vom Server.

Prüfen Sie, ob sich die Kopie öffnen lässt, bevor Sie die E-Mails auf dem Server löschen. Ein geleerter Papierkorb ist nämlich weg. Manchmal lässt sich noch etwas aus einem Backup des Servers holen, aber verlassen Sie sich nicht darauf.

In der Praxis: so funktioniert es in der Webmail

Der Speicherbalken befindet sich links unten; Leeren und Packen finden Sie im Menü mit den drei Punkten über den Ordnern; nach Größe sortieren Sie über Optionen oberhalb der Nachrichtenliste. Das Roundcube-Handbuch beschreibt die Schritte unter Ihr Postfach ist voll. In anderer Webmail funktioniert es ähnlich: Gmail teilt seinen Speicher mit Drive und Fotos, und Outlook.com zeigt die Belegung in den Speichereinstellungen an.

Zusammenfassung

• Das Speicherlimit gilt für alle Ordner zusammen, auch für Gesendet, Archiv, Spam, Papierkorb und ausgeblendete Ordner.
• Rechnen: Ordner addieren und durch das Limit teilen; 1 GB sind 1024 MB.
• Ein volles Postfach lehnt neue E-Mails ab; der Absender erhält eine Fehlermeldung, Sie bemerken nichts.
• Leeren Sie zuerst Spam und Papierkorb, suchen Sie dann große Nachrichten (auch in Gesendet) und leeren Sie danach den Papierkorb erneut.
• Exportieren Sie, was Sie behalten möchten, und prüfen Sie die Kopie, bevor Sie etwas endgültig löschen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A5.4: Mit Ihrem Speicherplatz rechnen. Sanne hat ein Postfach von 2 GB, also 2048 MB. Ihre Ordner sind so groß: Posteingang 612 MB, Gesendet 388 MB, Archiv 455 MB, Spam 96 MB, Papierkorb 173 MB und Entwürfe 12 MB. Frage 1: Wie viel Prozent ihres Postfachs sind belegt? Frage 2: Wie viel Prozent sind belegt, nachdem sie Spam und Papierkorb geleert hat? Geben Sie bei beiden Fragen eine ganze Zahl ein (auf ganze Prozent gerundet, ohne Prozentzeichen). Das Programm vergleicht Ihre Antworten mit dem Lösungsschlüssel, mit einer Toleranz von 1 Prozent, und zeigt Ihnen bei einem Fehler, wie Sie es berechnen.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 13.3: Ihr Postfach ist voll
• Roundcube Webmail 10.1: Die wichtigsten Einstellungen
• Postfach in DirectAdmin bereinigen, um Speicherplatz freizugeben
• E-Mails lokal speichern, um Speicherplatz auf dem Mailserver zu sparen
• Wie überprüfe ich meine E-Mail-Nutzung?
• Kostenloser Kurs E-Mail in Ordnung: einrichten und gut ankommen lassen 3.2: Speicher, Quota und ein volles Postfach
• Fehlermeldungen gelöst 1.6: 552: Postfach voll oder Nachricht zu groß