Filter entwerfen und testen

Modul 6: Automatisch: Filter und Abwesenheit · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie einen Wunsch in einen Filter übersetzen, der genau das tut, was Sie meinen. Sie vermeiden die bekannten Fallstricke und testen Ihren Filter, bevor Sie sich darauf verlassen.

Kernbegriffe: Header wählen, From, To, List-Id, Subject, zu breiter Filter, Reihenfolge, Weiterleitung, Filter erstellen, Testmail, Herunterladen

Vom Wunsch zur Regel

Ein guter Filter beginnt mit einem Satz in normaler Sprache: "Alle E-Mails vom Großhändler sollen in den Ordner Lieferanten." Danach stellen Sie drei Fragen:

Woran erkennen Sie diese E-Mail sicher? Nicht "es geht meistens um Bestellungen", sondern etwas, das immer in den Kopfzeilen steht: eine Adresse, eine Domain, eine Kopfzeile, die nur diese E-Mail hat.
Was soll passieren? Verschieben, kopieren, weiterleiten, löschen, und soll das Skript danach anhalten?
Was darf der Filter nicht treffen? Denken Sie an die E-Mail, die ihr sehr ähnlich sieht. Genau dort gehen Filter schief.

Nach welcher Kopfzeile Sie filtern

Die Wahl der Kopfzeile bestimmt, wie zuverlässig Ihr Filter ist.

From (Von) für E-Mails von einer Person oder einem Unternehmen. Filtern Sie nach der Adresse oder nach der Domain: @example.net erfasst alle Mitarbeitenden dieses Unternehmens. Filtern Sie nicht nach dem Anzeigenamen: Jeder kann jeden beliebigen Namen eintragen (Lektion 2.2).
To (An) für E-Mails, die über eine andere Adresse eingehen. Leitet die Adresse info@example.com an das Postfach von Julia weiter, erkennt sie diese E-Mails an info@ in der Kopfzeile To. Achtung: Bei E-Mails, die jemand als Bcc verschickt hat, steht diese Adresse nicht in To.
List-Id für Newsletter und Mailinglisten. Seriöse Absender fügen diese Kopfzeile ein (RFC 2919), mit einem festen Code pro Liste. Das ist zuverlässiger als die Absenderadresse, die bei Newslettern manchmal wechselt.
Subject (Betreff) nur, wenn der Betreff feststeht, etwa bei automatischen Meldungen eines Systems. Ansonsten ist der Betreff die unzuverlässigste Wahl: Jeder kann dort alles hineinschreiben.

Ein Filter für Newsletter eines Großhändlers sieht in Sieve so aus:

# rule:[Großhandel]
if header :contains "List-Id" "nachrichten.example.org"
{
	fileinto "INBOX.Lieferanten";
	stop;
}

Vier Fallstricke

1. Zu breit. "Betreff enthält rechnung" wirkt praktisch, erfasst aber auch Phishing mit "Ihre offene Rechnung", das der Spamfilter gerade nicht abgefangen hat. Diese E-Mail liegt dann ordentlich zwischen Ihren echten Rechnungen, wo Sie sie weniger kritisch betrachten. Machen Sie den Filter enger: "Von enthält @example.net und Betreff enthält rechnung", mit dem Suchbereich "trifft auf alle folgenden Regeln zu".

2. Reihenfolge. Filter laufen von oben nach unten (Lektion 6.1). Ein breiter Filter mit stop ganz oben kann einen spezifischen Filter darunter wirkungslos machen. Setzen Sie den spezifischen Filter nach oben: zuerst "Newsletter vom Großhändler", erst danach "alles von example.org".

3. Großschreibung und Leerzeichen. Enthält achtet nicht auf Großschreibung, darüber müssen Sie also nicht nachdenken. Ein Leerzeichen zu viel oder ein Tippfehler im Text lässt den Filter dagegen scheitern. "rechnung " mit einem Leerzeichen dahinter findet "rechnung." nicht.

4. Ein Ordner, der sich später ändert. Ein Filter verweist auf den vollständigen Namen eines Ordners. Benennen Sie den Ordner um oder verschieben Sie ihn unter einen anderen Ordner, stimmt der Name im Filter nicht mehr. Prüfen Sie Ihre Filter deshalb nach jeder Änderung an Ihren Ordnern.

Weiterleiten an eine externe Adresse

Mit der Aktion Nachricht umleiten an können Sie E-Mails an eine andere Adresse senden, zum Beispiel an eine Adresse bei Gmail. Das hat zwei Nachteile.

Erstens leiten Sie auch Spam weiter, den der Spamfilter nicht abgefangen hat. Der empfangende Dienst sieht Ihren Mailserver als den Server, der diesen Spam zustellt. Das kann dem Ruf Ihres Servers schaden und damit der Zustellung all Ihrer normalen E-Mails.

Zweitens stimmen die Prüfungen des Absenders nicht mehr. Eine weitergeleitete E-Mail von mehmet@example.net kommt bei Gmail von Ihrem Server an. Der SPF-Eintrag von example.net nennt Ihren Server nicht, also schlägt die Prüfung fehl. Die Nachricht kann dadurch im Spam landen oder abgelehnt werden. Der Kurs E-Mail in Ordnung erklärt SPF und DMARC ausführlich.

Leiten Sie deshalb nur an Adressen weiter, die Sie selbst verwalten, und am besten mit einer Weiterleitung (Forwarder) im Verwaltungspanel statt mit einem Filter.

Einen Filter aus einer Nachricht erstellen

Am schnellsten erstellen Sie einen Filter aus einer E-Mail, die Sie sortieren lassen möchten. Öffnen Sie die Nachricht und wählen Sie Mehr > Filter erstellen. Die Webmail trägt Absender und Betreff bereits ein. Entfernen Sie, was Sie nicht brauchen: Meist genügt der Absender, und der Betreff macht den Filter eher zu eng.

Ein neuer Filter mit Filtername, einer Regel Betreff enthält Rechnung und der Aktion Nachricht verschieben nach Kunden — (1) Filtername, (2) wo der Filter sucht, (3) der Text, (4) die Aktion, (5) der Ordner

Testen, bevor Sie sich darauf verlassen

Einen Filter, der unbemerkt falsch arbeitet, bemerken Sie erst, wenn Ihnen eine wichtige E-Mail fehlt. Testen Sie deshalb immer:

Eine Testmail an sich selbst. Ihre eigene E-Mail läuft über den Mailserver in Ihr Postfach, die Filter werden also ausgeführt. Schreiben Sie das Wort in den Betreff und prüfen Sie, ob die Nachricht im richtigen Ordner liegt.
Testen Sie auch, was nicht getroffen werden darf. Senden Sie eine E-Mail ohne das Wort und prüfen Sie, ob sie im Posteingang bleibt. Probieren Sie auch Großbuchstaben aus.
Lesen Sie das Skript. Mit Filter > Aktionen > Filtersatz bearbeiten sehen Sie, was die Webmail tatsächlich gespeichert hat. Steht dort if false, ist der Filter ausgeschaltet.
Bewahren Sie eine Kopie auf. Mit Filter > Aktionen > Herunterladen erhalten Sie das ganze Skript als Datei. Praktisch als Sicherung und zum Vergleichen, wenn plötzlich etwas anders funktioniert.

Einstellungen, Filter mit dem Menü Aktionen: Filtersatz bearbeiten und Herunterladen — (1) Filtersatz bearbeiten: das Skript selbst, (2) Herunterladen: das Skript als Textdatei

Ein Filter pro Postfach oder für die ganze Domain

Filter in der Webmail gelten für ein einzelnes Postfach. Möchten Sie einen Absender für alle Postfächer Ihrer Domain blockieren oder den Spamfilter strenger einstellen, tun Sie das im Verwaltungspanel Ihres Hostings. Bei WebOké ist das DirectAdmin, unter anderem mit dem Bereich Spamfilter. Richten Sie dasselbe nicht an zwei Stellen ein: Sonst wissen Sie später nicht mehr, welche Regel eine Nachricht abgefangen hat.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Sie erstellen Filter unter Einstellungen > Filter mit Erstellen oder aus einer Nachricht heraus mit Mehr > Filter erstellen. Das Skript sehen Sie unter Filter > Aktionen > Filtersatz bearbeiten, und Herunterladen liefert Ihnen eine Kopie. Das Roundcube-Handbuch enthält die Schritte und eine Tabelle mit nützlichen Filtern. In anderer Webmail funktioniert es ähnlich: Gmail erstellt Filter aus einer Suche, Outlook.com hat Regeln mit Bedingungen und Aktionen.

Zusammenfassung

Beginnen Sie mit einem Satz in normaler Sprache und fragen Sie sich, woran Sie die E-Mail sicher erkennen und was der Filter nicht treffen darf.
Filtern Sie nach Adresse, Domain, To oder List-Id; der Betreff ist am wenigsten zuverlässig.
Fallstricke: zu breit, falsche Reihenfolge, Tippfehler und Leerzeichen, ein umbenannter Ordner.
Eine Weiterleitung an eine externe Adresse leitet auch Spam weiter und lässt SPF scheitern; tun Sie das nur für Adressen, die Sie selbst verwalten.
Testen Sie mit E-Mails an sich selbst, auch das, was der Filter nicht treffen darf, und bewahren Sie mit Herunterladen eine Kopie auf.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.2: Ihren eigenen Filter prüfen lassen. Erstellen Sie in Ihrem eigenen Postfach einen Filter, der E-Mails mit einem Wort Ihrer Wahl im Betreff in einen Ordner Ihrer Wahl verschiebt. Tragen Sie auf der Seite das Wort und den Ordnernamen ein. Fügen Sie danach Ihren Filtersatz ein (Einstellungen > Filter > Aktionen > Filtersatz bearbeiten, alles markieren und kopieren) oder laden Sie die Datei hoch, die Sie mit Herunterladen erhalten. Das Programm liest das Sieve-Skript im Arbeitsspeicher (es wird nichts gespeichert) und spielt drei Testnachrichten durch: eine Nachricht mit Ihrem Wort im Betreff (muss in Ihren Ordner), eine Nachricht ohne das Wort (muss im Posteingang bleiben) und eine Nachricht mit Ihrem Wort in Großbuchstaben (muss ebenfalls in Ihren Ordner). Grün, wenn alle drei stimmen. Sie erhalten einen Hinweis, wenn der Filter ausgeschaltet ist, wenn der Ordnername im Skript nicht mit Ihrer Eingabe übereinstimmt oder wenn das Skript E-Mails an eine Adresse außerhalb Ihrer eigenen Domain weiterleitet.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben sind, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderer Webmail funktioniert es ähnlich.

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