Eine Abwesenheitsnachricht, die stimmt

Modul 6: Automatisch: Filter und Abwesenheit · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wie eine Abwesenheitsnachricht auf dem Server funktioniert und wer sie erhält und wer nicht. Außerdem können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, die sich von selbst ein- und ausschaltet und nichts verrät, was Betrügern hilft.

Kernbegriffe: Abwesenheitsnachricht, Sieve vacation, Antwort Intervall (:days), Meine E-Mail-Adressen (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Beginn der Abwesenheit und Ende der Abwesenheit, Aktion bei eingehende Nachrichten

Ein Filter, der antwortet

Eine Abwesenheitsnachricht ist technisch gesehen ein Filter. Sie steht im selben Filtersatz wie Ihre anderen Filter (Lektion 6.1) und läuft deshalb ebenfalls auf dem Server, in dem Moment, in dem eine E-Mail eintrifft. Ihr Laptop darf ausgeschaltet sein. Die Sieve-Erweiterung heißt vacation (RFC 5230). So schreibt die Webmail eine Abwesenheitsnachricht für den Weihnachtsurlaub:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Abwesenheit]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["julia@example.com","info@example.com"] :subject "Abwesend bis einschließlich 3. Januar" "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 3. Januar nicht erreichbar. Für Bestellungen wenden Sie sich bitte an Lukas: lukas@example.com.";
}

Was steht dort:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" und "le" ... "2027-01-03": Das aktuelle Datum muss am oder nach dem 21. Dezember liegen und am oder vor dem 3. Januar. Das sind Ihr Beginn der Abwesenheit und Ihr Ende der Abwesenheit. Außerhalb dieses Zeitraums tut der Filter nichts. :zone "+0100" ist die Zeitzone aus Ihren Einstellungen.
• vacation :days 7: Dieselbe Adresse erhält höchstens einmal alle 7 Tage eine Antwort.
• :addresses [...]: die Adressen, die Ihnen gehören.
• :subject und der Text danach: Betreff und Inhalt der Antwort.

Eine Antwort pro Absender pro Intervall

Ohne Begrenzung würde jemand, der Ihnen zehnmal schreibt, zehnmal dieselbe Antwort erhalten. Deshalb merkt sich der Server, wem er bereits geantwortet hat. Innerhalb des Antwort Intervall (in Sieve :days) erhält derselbe Absender keine zweite Antwort. Wählen Sie nichts, gelten laut Standard 7 Tage (RFC 5230, Abschnitt 4.1). Für einen Urlaub von zwei Wochen ist 7 ein guter Wert: Wer nach einer Woche erneut schreibt, erhält eine Erinnerung, dass Sie noch weg sind. Kürzer als 1 Tag ist meist nicht möglich.

Die Antwort geht an den Umschlag-Absender (Return-Path, Lektion 1.1), nicht unbedingt an die Adresse in From. Bei normalen E-Mails ist das dieselbe Adresse. Bei Newslettern und Systemen ist es oft eine technische Adresse, und genau das ist beabsichtigt: So landet eine automatische Antwort nicht bei einem Menschen, der nichts damit anfangen kann.

Wer keine Antwort erhält

Eine Abwesenheitsnachricht kann großen Schaden anrichten, wenn sie auf die falsche E-Mail antwortet: Antworten an eine Mailingliste mit tausend Mitgliedern oder zwei automatische Nachrichten, die endlos aufeinander reagieren. Deshalb legt der Standard (RFC 5230, Abschnitt 4.6) fest, dass der Server nicht antwortet auf:

• E-Mails mit einem Header List-Id oder anderen List-Headern: Newsletter und Mailinglisten;
• E-Mails mit einem Header Auto-Submitted mit einem anderen Wert als "no": automatische Nachrichten, etwa eine andere Abwesenheitsnachricht oder eine Systemmeldung;
• E-Mails von Adressen wie MAILER-DAEMON oder von Adressen, die mit "owner-" beginnen oder auf "-request" enden.

Die eigene Antwort erhält selbst den Header Auto-Submitted: auto-replied. So weiß eine andere Abwesenheitsnachricht, dass sie nicht zurückantworten soll, und es entsteht keine Endlosschleife.

Meine E-Mail-Adressen: nur antworten, wenn die E-Mail für Sie ist

Der Server antwortet nur, wenn eine Ihrer Adressen in den Headern To oder Cc steht (RFC 5230, Abschnitt 4.5). So vermeiden Sie Antworten auf E-Mails, die über eine Liste oder als Bcc eingetroffen sind. Welche Adressen Ihnen gehören, weiß der Server nur zur Hälfte: die Adresse Ihres Postfachs sicher, aber nicht die Adresse info@, die an Sie weitergeleitet wird.

Deshalb ist das Feld Meine E-Mail-Adressen wichtig (in Sieve :addresses). Tragen Sie dort jede Adresse ein, unter der Sie E-Mails empfangen, auch Weiterleitungsadressen. Mit Mit allen meinen Adressen ausfüllen übernimmt die Webmail die Adressen Ihrer Identitäten. Vergessen Sie info@, erhält ein Kunde, der an info@ schreibt, keine Abwesenheitsnachricht und wartet womöglich vergeblich.

Beginn, Ende und was mit der E-Mail geschieht

Mit einem Beginn der Abwesenheit und einem Ende der Abwesenheit schaltet sich die Nachricht von selbst ein und aus. Das ist der sicherste Weg: Sie können nicht vergessen, sie auszuschalten. Lassen Sie die Felder leer, ist die Nachricht aktiv, solange Status auf An steht. Eine Abwesenheitsnachricht, die nach dem Urlaub noch wochenlang weiterläuft, ist ein bekannter Fehler und verwirrt Kunden.

Unter Aktion bei eingehende Nachrichten wählen Sie, was mit der E-Mail selbst geschieht. Lassen Sie hier Behalten stehen. Vacation lässt die Nachricht nämlich ganz normal in Ihrem Postfach (RFC 5230, Abschnitt 4.7), und Sie möchten nach Ihrer Rückkehr lesen, was eingegangen ist. Verwerfen bedeutet, dass empfangene E-Mails verschwinden. Umleiten an oder Kopie senden an sind nur sinnvoll an eine Kollegin oder einen Kollegen in Ihrer eigenen Organisation, mit denselben Nachteilen wie in Lektion 6.2.

Was Sie schreiben und was nicht

Eine gute Abwesenheitsnachricht ist kurz und hilft dem Absender weiter:

• Wann Sie zurück sind oder bis wann Sie nicht antworten.
• Wer Sie in der Zwischenzeit vertritt, mit einer Adresse oder Telefonnummer, die besetzt ist.
• Was der Absender tun kann, wenn es dringend ist.

Und was Sie nicht schreiben: Details, die Betrügern und Einbrechern helfen. Die Antwort geht an alle, die Ihnen schreiben, auch an Spammer und Unbekannte. Schreiben Sie also nicht hinein, dass Sie drei Wochen im Ausland sind, wohin Sie reisen, Ihre private Telefonnummer oder den Namen Ihrer Vertretung mit einer Funktion, die ein Betrüger missbrauchen kann ("Für Zahlungen schreiben Sie bitte unserem Buchhalter Jan"). Ein Betrüger nutzt eine solche Nachricht gern, um eine glaubwürdige gefälschte E-Mail zu verfassen, etwa eine Eilzahlung im Namen einer Person, die ohnehin nicht erreichbar ist.

Beispiel für eine gute Nachricht:

Betreff: Abwesend bis einschließlich 3. Januar

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ab dem 4. Januar lese ich meine E-Mails wieder.
Bei Bestellungen und Fragen wenden Sie sich bitte an info@example.com.

Nicht doppelt

Sie können eine Abwesenheitsnachricht auch im Verwaltungspanel Ihres Hostings einrichten, bei WebOké in DirectAdmin. Verwenden Sie nur eine der beiden Möglichkeiten. Sind beide aktiv, erhält jeder zwei automatische Antworten.

In der Praxis: So funktioniert es in der Webmail

Die Abwesenheitsnachricht finden Sie unter Einstellungen > Abwesenheit, mit Betreff, Inhalt, Beginn der Abwesenheit, Ende der Abwesenheit und Status, und unter Erweiterte Einstellungen mit Meine E-Mail-Adressen, Antwort Intervall und Aktion bei eingehende Nachrichten. Das Ergebnis sehen Sie unter Filter > Aktionen > Filtersatz bearbeiten. Die Schritte stehen im Roundcube-Handbuch unter Eine Abwesenheitsnachricht einrichten. In anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich: Gmail hat eine Abwesenheitsnotiz in den Einstellungen, Outlook.com automatische Antworten.

Zusammenfassung

• Eine Abwesenheitsnachricht ist ein Sieve-Filter (vacation, RFC 5230), der auf dem Server läuft.
• Derselbe Absender erhält höchstens eine Antwort pro Antwort Intervall; ohne Auswahl sind das 7 Tage.
• Keine Antwort auf Mailinglisten (List-Id) und automatische E-Mails (Auto-Submitted), und nur dann, wenn eine Ihrer Adressen in To oder Cc steht.
• Tragen Sie unter Meine E-Mail-Adressen auch Ihre Weiterleitungsadressen ein, verwenden Sie ein Start- und Enddatum und lassen Sie die Aktion auf Behalten.
• Schreiben Sie, wann Sie zurück sind und an wen man sich wenden kann, aber keine Details, die Betrügern helfen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.3: Ihre Abwesenheitsnachricht prüfen lassen. Bereiten Sie in Ihrem eigenen Postfach unter Einstellungen > Abwesenheit eine Abwesenheitsnachricht vor, mit einem Beginn der Abwesenheit und einem Ende der Abwesenheit, die beide in der Zukunft liegen; dann ist die Nachricht noch nicht wirklich aktiv und niemand erhält jetzt eine Antwort. Füllen Sie einen Betreff, einen Text, Meine E-Mail-Adressen und ein Antwort Intervall aus und lassen Sie Aktion bei eingehende Nachrichten auf Behalten. Fügen Sie danach Ihren Filtersatz ein (Einstellungen > Filter > Aktionen > Filtersatz bearbeiten, alles kopieren) oder laden Sie die Datei aus Herunterladen hoch. Das Programm liest das Skript im Arbeitsspeicher (es wird nichts gespeichert) und prüft: Es gibt eine vacation-Aktion; :days ist mindestens 1; der Betreff ist nicht leer; der Text ist länger als 40 Zeichen; es gibt eine Datumsgrenze mit currentdate (sonst orange: Vergessen Sie nicht, sie auszuschalten?); :addresses enthält mindestens eine Adresse (sonst orange); und die Nachricht wird behalten, also kein discard und keine Weiterleitung an eine Adresse außerhalb Ihrer Domain. Schalten Sie die Nachricht nach der Aufgabe wieder aus, wenn Sie sie nicht brauchen.

Weiterführende Informationen

Wo Schritte in der Webmail beschrieben werden, gelten sie für die Webmail von WebOké; in anderen Webmail-Diensten funktioniert es ähnlich.

• Roundcube Webmail 7.3: Eine Abwesenheitsnachricht einrichten
• Roundcube Webmail 7.1: Einen Filter erstellen
• Kostenloser Kurs Sicher online für Unternehmer 1.2: Phishing, CEO-Betrug und Rechnungsbetrug
• Serverseitige E-Mail-Regeln (Filter auf dem Server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (Englisch): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt