Ein gemeinsamer Kalender mit Kollegen

Möchten Sie mit Kollegen einen gemeinsamen Kalender nutzen, zum Beispiel einen Kalender für den Besprechungsraum oder für das gesamte Team? Mit einem Postfach von WebOké allein ist das nicht möglich: Ein IMAP-Postfach hat keinen Kalender. Mit Ihrer WebOké Nextcloud gelingt es jedoch, auch wenn alle Outlook verwenden.

Schritt 1: Teilen Sie den Kalender in Ihrer Nextcloud

1. Erstellen Sie in Ihrer Nextcloud in der App Kalender einen neuen Kalender, zum Beispiel Team.
2. Teilen Sie diesen Kalender mit Ihren Kollegen oder mit einer Gruppe. Legen Sie fest, ob diese ihn nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.

Wie Sie das Teilen einrichten, lesen Sie unter Kalender teilen, öffentlich machen und in Ihre Website einbinden. Ihre Kollegen benötigen dafür einen eigenen Benutzer in derselben Nextcloud.

Schritt 2: Jeder Kollege bindet den Kalender in Outlook ein

• Klassisches Outlook: Jeder Kollege erstellt mit CalDav Synchronizer ein Profil für den gemeinsamen Kalender, mit seinem eigenen Benutzernamen und App-Passwort (siehe Ihr Nextcloud-Kalender und Ihre Kontakte im klassischen Outlook). Der gemeinsame Kalender erscheint beim Ermitteln der Kalender in der Liste.
• Neues Outlook oder die Outlook-App: Eine Synchronisierung in beide Richtungen ist hier nicht möglich (siehe Kalender in der neuen Outlook und der Outlook-App). Ihre Kollegen sehen und bearbeiten den gemeinsamen Kalender dann im Browser oder in der Kalender-App ihres Telefons.

Gemeinsame Kontakte

Auf dieselbe Weise teilen Sie ein Adressbuch in Ihrer Nextcloud. Im klassischen Outlook binden Sie es mit einem zusätzlichen Profil in CalDav Synchronizer ein, mit einem leeren Ordner für Kontakte.

Tipps

• Vereinbaren Sie, wer Termine in den gemeinsamen Kalender eintragen darf. Geben Sie anderen nur Leserechte.
• Verlässt ein Kollege das Unternehmen? Lesen Sie Kollege verlässt das Unternehmen: Dateien, Kalender und geteilte Ordner sicher übernehmen.
• Arbeitet Ihre Organisation auch mit Microsoft 365 oder Exchange? Dann bleibt das ein separater Kalender. Synchronisieren Sie die beiden nicht miteinander, sonst entstehen doppelte Termine.