Ihre E-Mails über die Microsoft-Cloud: die Datenschutzentscheidung

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse von WebOké zum neuen Outlook oder zur Outlook-App hinzufügen, ruft Outlook Ihre E-Mails nicht selbst von unserem Server ab. Microsoft nennt das „Ihr Konto mit der Microsoft Cloud synchronisieren“. Es ist gut zu wissen, was das bedeutet, damit Sie eine bewusste Entscheidung treffen können.

Was passiert genau?

1. Sie geben in Outlook Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und die Serverdaten ein.
2. Outlook gibt diese Daten an Microsoft weiter. Ein Server von Microsoft meldet sich in Ihrem Namen bei unserem Mailserver an.
3. Microsoft legt eine Kopie Ihrer E-Mails in seinen eigenen Rechenzentren ab. Laut Microsoft betrifft das Ihre E-Mails und, wo möglich, Ihren Kalender und Ihre Kontakte.
4. Das neue Outlook auf Ihrem Computer oder die App auf Ihrem Telefon kommuniziert danach mit Microsoft, nicht mehr mit unserem Server.

Microsoft schreibt selbst, dass für diese synchronisierten Daten der Microsoft-Servicevertrag und die Datenschutzerklärung von Microsoft gelten. Für die E-Mails auf unserem Server gelten weiterhin die Bedingungen von WebOké.

Was merken Sie davon?

• Verzögerung. Neue E-Mails erscheinen manchmal erst nach einer Weile, weil Microsoft sie zuerst abrufen muss.
• Unklare Fehlermeldungen. Gelingt es Microsoft nicht, sich anzumelden, sehen Sie oft nur, dass etwas schiefgelaufen ist. Nicht aber, ob es an Ihrem Passwort, am Server oder am Port liegt.
• Anmeldung von Servern von Microsoft. Unser Server sieht die Anmeldeversuche von Microsoft, nicht die Ihrer Internetverbindung.
• Keine Wahl. Für das neue Outlook für Windows und die Outlook-App beschreibt Microsoft keine Möglichkeit, dies abzuschalten. Wenn Sie nicht zustimmen, können Sie Ihr Konto nicht hinzufügen.

Ist das schlimm?

Das entscheiden Sie selbst. Für viele Menschen ist es kein Problem. Arbeiten Sie jedoch mit sensiblen Daten, zum Beispiel im Gesundheitswesen, in einer Anwaltskanzlei oder bei einer Behörde, oder haben Sie Vereinbarungen darüber getroffen, wo die E-Mails Ihrer Organisation gespeichert werden? Dann möchten Sie vielleicht nicht, dass eine Kopie bei Microsoft landet. Sprechen Sie sich bei Bedarf mit der Person ab, die bei Ihnen für die DSGVO zuständig ist.

Mehr Hintergrund lesen Sie in unserem Blog Outlook: ein Datenschutz-Albtraum und in der Lektion Outlook: neu und klassisch.

Möchten Sie keine Kopie bei Microsoft?

• Verwenden Sie unter Windows das klassische Outlook. Es verbindet sich selbst mit unserem Server (siehe Ihre E-Mail-Adresse zum klassischen Outlook hinzufügen).
• Auf dem Mac wählen Sie in Outlook beim Hinzufügen die direkte Synchronisierung (siehe Die Outlook-App auf Ihrem Smartphone und Outlook für Mac), oder Sie verwenden Apple Mail.
• Auf Ihrem Telefon verwenden Sie die E-Mail-App, die bereits auf Ihrem Telefon installiert ist (siehe iPhone und iPad und Android und die Gmail-App).
• Oder Sie wählen ein anderes E-Mail-Programm, wie Thunderbird, oder das Webmail (siehe Webmail öffnen).