Allgemeine Einstellungen, Konten und Datenschutz

Modul 2: Installieren und einrichten · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die Shop-Adresse, die Länder, die Währung, die Kundenkonten und die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten bewusst einstellen, und Sie wissen, welche Wahl welche Folgen hat.

Kernbegriffe: Shop-Adresse, Verkaufsländer, Versandländer, Standard-Kundenstandort, Geolokalisierung, Währung und Format, Gastbestellung, Konto beim Bezahlen anlegen, Link zum Festlegen eines Passworts, Anfrage zur Löschung von Daten, Aufbewahrungsfristen, Datenschutztext bei Registrierung und Bezahlvorgang

Die allgemeinen Einstellungen: die Grundlage für alles

Unter WooCommerce > Einstellungen > Allgemein (General) finden Sie Einstellungen, die Sie einmal richtig setzen und danach selten wieder anfassen. Gerade deshalb geht hier oft etwas schief: Eine falsche Entscheidung in der ersten Woche bemerken Sie erst Monate später, zum Beispiel wenn die Umsatzsteuer auf den Rechnungen nicht stimmt.

Die Shop-Adresse. Die Adresse, an der Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. WooCommerce verwendet sie als Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer (Lektion 4.1) und für manche Versandanbindungen. Das Land wählen Sie bereits im Einrichtungsassistenten (Lektion 2.1); hier tragen Sie die vollständige Adresse ein. Diese Adresse erscheint nicht automatisch auf Ihrer Website: Die Informationen, die ein Besucher finden können muss, regeln Sie gesondert (Lektion 5.1).

Verkaufen an und versenden an. Sie legen fest, in welche Länder Sie verkaufen (alle Länder, alle Länder außer einigen oder eine Liste), und zusätzlich, in welche Länder Sie versenden. Das sind zwei verschiedene Fragen. Theehuis Example verkauft das digitale Rezeptbuch an alle Kunden in der EU, verschickt Teekannen aber nur in die Niederlande, nach Belgien und nach Deutschland. Beim Verkauf wählt es also „bestimmte Länder: alle EU-Länder“ und beim Versand „Niederlande, Belgien, Deutschland“. Ein Kunde aus Österreich kann dann das Rezeptbuch kaufen, sieht bei einer Teekanne aber keine Versandmöglichkeit.

Warum nicht einfach „alle Länder“? Weil jedes Land, in das Sie verkaufen, Folgen hat: Umsatzsteuer (Lektion 4.2), Versandkosten (Lektion 4.3), die Sprache Ihrer Bedingungen und die Regeln dieses Landes (Modul 5). Verkaufen Sie nur dorthin, wofür Ihr Plan (Lektion 1.3) bereit ist. Außerdem müssen Sie zu Beginn des Bestellvorgangs deutlich machen, ob es Lieferbeschränkungen gibt (Lektion 5.1).

Standard-Kundenstandort. Bevor ein Besucher seine Adresse eingibt, weiß WooCommerce nicht, wo er wohnt. Sie wählen, wovon der Shop dann ausgeht:

• Kein Standort: Preise und Versand werden erst berechnet, wenn der Kunde eine Adresse eingibt.
• Land des Shops: WooCommerce geht davon aus, dass der Besucher in Ihrem Land wohnt.
• Geolokalisierung: WooCommerce errät das Land anhand der IP-Adresse. Dafür nutzt es eine Datenbank eines externen Dienstes, für die Sie einen (kostenlosen) Schlüssel beantragen und eintragen müssen.
• Geolokalisierung mit Unterstützung für Seiten-Caching: dieselbe Schätzung, aber über eine zusätzliche Anfrage aus dem Browser, damit ein Seiten-Cache nicht allen dasselbe Land anzeigt.

Normale Geolokalisierung und ein Seiten-Cache vertragen sich schlecht. Der Cache speichert die Seite so, wie der erste Besucher sie gesehen hat, mit den Preisen und Hinweisen für dessen Land, und liefert sie an alle aus. Nutzen Sie einen Seiten-Cache (Lektion 6.4) und möchten Sie Geolokalisierung, wählen Sie die Variante mit Cache-Unterstützung. Für die meisten niederländischen, belgischen und deutschen Shops ist „Land des Shops“ einfach und ausreichend.

Währung und Format. Währung, Position des Währungszeichens, Trennzeichen für Tausender und Dezimalstellen, Anzahl der Dezimalstellen. Für die Niederlande und Deutschland ist üblich: Euro, Zeichen links (Niederlande) oder rechts (Deutschland), Punkt für Tausender, Komma für Dezimalstellen, zwei Dezimalstellen. Setzen Sie die Anzahl der Dezimalstellen nie auf 0, „weil Sie nur ganze Euro verlangen“: Die Berechnung der Umsatzsteuer braucht die Cents.

Kundenkonten: Gast oder Konto?

Unter WooCommerce > Einstellungen > Konten und Datenschutz (Accounts & Privacy) legen Sie fest, wie Kunden bestellen.

Als Gast bestellen. Der Kunde gibt seine Daten ein und bestellt, ohne Konto. Das ist für den Kunden am schnellsten und erzeugt die wenigsten personenbezogenen Daten, die Sie schützen müssen. Ein Pflichtkonto ist einer der bekanntesten Gründe, warum Menschen eine Bestellung abbrechen.

Konto beim Bezahlen oder unter Ihr Konto anlegen. Praktisch für Stammkunden: Bestellungen wieder ansehen, Adressen speichern, Downloads erneut abrufen (Lektion 3.3). Aber jedes Konto ist ein Login, der missbraucht werden kann, und eine Sammlung personenbezogener Daten, die Sie so lange speichern, wie das Konto besteht.

Für Theehuis Example lautet die Entscheidung: Bestellen als Gast ist erlaubt, ein Konto beim Bezahlen anzulegen ist eine freie Wahl des Kunden. Für einen Shop mit Abonnements oder mit Downloads, die später erneut abrufbar sein sollen, ist ein Konto sinnvoller.

Passwörter. Lassen Sie WooCommerce bei einem neuen Konto einen Link senden, mit dem der Kunde selbst ein Passwort wählt, statt ein generiertes Passwort in der E-Mail zu verschicken. Ein Passwort in einer E-Mail bleibt jahrelang in einem Postfach liegen.

Beachten Sie einen Zusammenhang mit dem Widerrufsbutton aus Lektion 5.3: Ein Kunde darf nicht verpflichtet werden, ein Konto zu haben, um einen Kauf zu widerrufen. Wenn Gäste bestellen dürfen, müssen Gäste auch widerrufen können.

Datenschutz: was WooCommerce für Sie tun kann

WooCommerce verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Telefonnummern, Bestellungen. Die allgemeinen Regeln der DSGVO, etwa eine Datenschutzerklärung und ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, finden Sie im WordPress-Kurs, Lektion 9.3. Hier geht es um die Einstellungen, die WooCommerce selbst bietet.

Anfragen zur Löschung von Daten. WordPress hat ein Werkzeug, um personenbezogene Daten einer Person zu löschen (Werkzeuge > Personenbezogene Daten löschen). Unter Konten und Datenschutz legen Sie fest, ob dabei auch Daten aus Bestellungen entfernt werden und ob der Zugriff auf Downloads entfällt. Überlegen Sie gut, bevor Sie das aktivieren: Daten, die Sie für das Finanzamt aufbewahren müssen (Rechnungen, Lektion 5.6), dürfen Sie nicht einfach löschen, auch nicht auf Anfrage. Das Löschen in WooCommerce anonymisiert die Bestellung; sorgen Sie dafür, dass die Daten, die Sie aufbewahren müssen, dann in Ihrer Buchhaltung stehen.

Datenschutztexte. Sie können einen kurzen Text einstellen, der bei der Registrierung und beim Bezahlvorgang erscheint, mit einem Link zu Ihrer Datenschutzerklärung (Lektion 5.5). Schreiben Sie dort ein oder zwei Sätze, keine ganze Erklärung.

Aufbewahrungsfristen. Dieser Teil wird am häufigsten übersprungen. WooCommerce kann personenbezogene Daten nach einer von Ihnen gewählten Frist automatisch bereinigen, getrennt nach Art:

Die DSGVO besagt, dass Sie Daten nicht länger als nötig speichern. Die Steuerregeln besagen, dass Sie Ihre Unterlagen eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren müssen: in den Niederlanden 7 Jahre, in Belgien 10 Jahre für die Umsatzsteuer, in Deutschland 8 Jahre für Rechnungen (Lektion 5.6), in Österreich 7 Jahre für Bücher und Belege (§ 132 BAO). Diese beiden Regeln widersprechen sich nicht, solange Sie wissen, wo Sie was aufbewahren. Theehuis Example lässt abgeschlossene Bestellungen in WooCommerce nach einigen Jahren anonymisieren, weil die Rechnungen im Buchhaltungsprogramm stehen und dort 7 Jahre bleiben. Bewahren Sie Ihre Unterlagen nur in WooCommerce auf, wählen Sie keine kürzere Frist als Ihre Aufbewahrungspflicht.

Standardmäßig sind alle Fristen leer: Dann speichert WooCommerce alles für immer. Das ist die bequemste und die schlechteste Wahl.

In der Praxis: So sieht es in WooCommerce aus

Bei anderen Themes und Hostern funktioniert es genauso; dies sind Einstellungen von WooCommerce selbst.

1. WooCommerce > Einstellungen > Allgemein: Tragen Sie die Shop-Adresse ein. Wählen Sie beim Verkaufen und Versenden nur die Länder aus Ihrem Plan. Wählen Sie einen Standard-Kundenstandort; nutzen Sie einen Seiten-Cache, wählen Sie keine normale Geolokalisierung.
2. Prüfen Sie unten die Währung und das Format.
3. Konten und Datenschutz: Bestellen als Gast ein- oder ausschalten; Konto beim Bezahlen anlegen; einen Link zum Festlegen des Passworts wählen.
4. Legen Sie beim Löschen von Daten fest, ob Bestellungen und Downloads einbezogen werden, und notieren Sie, wo Sie die Daten aufbewahren, die Sie steuerlich aufbewahren müssen.
5. Füllen Sie die Datenschutztexte mit einem Link zu Ihrer Datenschutzerklärung aus.
6. Tragen Sie die Aufbewahrungsfristen ein, mit einer Begründung für jede Frist.

Zusammenfassung

• Die Shop-Adresse ist die Grundlage für die Umsatzsteuer; Verkaufen an und Versenden an sind zwei getrennte Entscheidungen. Wählen Sie nur Länder, für die Sie bereit sind.
• Normale Geolokalisierung und ein Seiten-Cache stehen im Konflikt; wählen Sie dann die Variante mit Cache-Unterstützung oder das Land des Shops.
• Bestellen als Gast ist schnell und erzeugt weniger Daten; ein Konto ist praktisch für Stammkunden. Lassen Sie Kunden ihr Passwort selbst über einen Link wählen.
• Tragen Sie die Aufbewahrungsfristen ein: Standardmäßig speichert WooCommerce alles für immer.
• Löschen auf Anfrage und Anonymisieren dürfen Ihre steuerliche Aufbewahrungspflicht nicht verletzen: Wissen Sie, wo Sie was aufbewahren. In Deutschland sind das 8 Jahre für Rechnungen, in Österreich 7 Jahre für Bücher und Belege (§ 132 BAO).

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D2.3: Konten und Aufbewahrungsfristen. Setzen Sie die Einstellungen aus dieser Lektion in Ihrem (Test-)Shop um. Dies ist eine Aufgabe zum Selbermachen: Sie haken selbst ab und beantworten die Frage.

Haken Sie ab:

• Shop-Adresse und Länder (Verkauf und Versand) eingestellt;
• Währung und Format geprüft;
• Bestellen als Gast bewusst ein- oder ausgeschaltet;
• Konto beim Bezahlen anlegen bewusst gewählt;
• Passwort über einen Link eingestellt;
• Aufbewahrungsfristen unter Konten und Datenschutz eingetragen.

Beantworten Sie: Welche Aufbewahrungsfristen haben Sie für inaktive Konten, fehlgeschlagene, stornierte und abgeschlossene Bestellungen gewählt, und warum? Denken Sie an die Aufbewahrungspflicht aus Lektion 5.6.

Nach „Erledigt“ sehen Sie die Musterantwort: Abgeschlossene Bestellungen nicht kürzer aufbewahren als die steuerliche Aufbewahrungspflicht, es sei denn, diese Daten stehen an anderer Stelle (zum Beispiel in Ihrer Buchhaltung); inaktive Konten dagegen bereinigen; eine Begründung für jede Entscheidung.

Weiterführende Informationen

• Kostenloser WordPress-Kurs 9.3: DSGVO: Cookies, Formulare und Datenschutzerklärung
• Handelt es sich hierbei um eine Datenpanne und muss ich diese melden?
• Kostenloser WordPress-Kurs 6.2: Caching
• Einstellungen von WooCommerce (woocommerce.com, Englisch): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Rechnungen aufbewahren (niederländische Steuerbehörde Belastingdienst, Niederländisch): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren