Rechnungen und Buchhaltung

Modul 5: Pflichten und Bedingungen · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wann ein Onlineshop eine Rechnung erstellen muss, was je nach Land darauf stehen muss, wie Sie Erstattungen buchhalterisch abwickeln und wie lange Sie alles aufbewahren. Außerdem können Sie entscheiden, wie Sie Rechnungen aus WooCommerce erhalten.

Kernbegriffe: Rechnung, Kassenbon, Rechnungsanforderungen, fortlaufende Rechnungsnummer, vereinfachte Rechnung, Gutschrift / Rechnungskorrektur (Stornorechnung), OSS und Rechnungen, innergemeinschaftliche Lieferung, E-Rechnung (B2B), Peppol, Aufbewahrungspflicht, Anbindung an die Buchhaltungssoftware

Diese Lektion erklärt die Regeln, wie sie am 9. November 2026 gelten. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Wenn Sie sich bei Ihrer Situation unsicher sind, fragen Sie einen Juristen, Ihren Branchenverband oder Ihren Steuerberater bzw. Buchhalter.

Muss ein Shop überhaupt Rechnungen erstellen?

Das hängt davon ab, wer kauft und wo.

• An Unternehmen (B2B) müssen Sie in der EU eine Rechnung ausstellen. Ohne Rechnung kann Ihr Geschäftskunde die Umsatzsteuer (USt.) nicht als Vorsteuer abziehen.
• An Verbraucher (B2C) im eigenen Land ist eine Rechnung für die Umsatzsteuer meist nicht verpflichtend; eine Bestellbestätigung oder ein Kassenbon reicht oft aus. Viele Kunden erwarten trotzdem eine, und für Ihre eigene Buchhaltung ist ein fortlaufend nummeriertes Dokument praktisch.
• Fernverkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern (Lektion 4.2): Nimmt ein Shop in den Niederlanden an der EU-Regelung (One-Stop-Shop, OSS) teil, gelten die niederländischen Rechnungsregeln und für die Umsatzsteuer muss keine Rechnung ausgestellt werden, so die niederländische Steuerbehörde Belastingdienst. Geben Sie Ihre Steuererklärung im anderen Land selbst ab, gelten die Rechnungsregeln dieses Landes. In Deutschland läuft die OSS-Anmeldung und Quartalsmeldung über das BZStOnline-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).

Eine vereinfachte Rechnung (mit weniger Angaben) ist in den Niederlanden bis € 100 inklusive Umsatzsteuer erlaubt, aber nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Fernverkäufen und einigen anderen grenzüberschreitenden Fällen.

Was auf eine Rechnung gehört

Die Anforderungen stammen aus der europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie und sind in den einzelnen Ländern fast gleich. Eine Übersicht:

Für Belgien gelten dieselben europäischen Grundzüge; lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bestätigen, was in Ihrem Fall auf die Rechnung gehört, vor allem bei der Unternehmensnummer und der Steuerschuldumkehr. In Österreich hat die UID-Nummer das Format ATU + 8 Ziffern, die Firmenbuchnummer (FN) stammt aus dem Firmenbuch.

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an ein Unternehmen (Lektion 4.1) stehen außerdem die USt-IdNr. des Kunden und der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr auf der Rechnung.

Erstattungen und Rechnungskorrekturen

Wenn Sie eine Rechnung erstellt haben und der Kunde widerruft (Lektion 5.2) oder Sie einen Teil erstatten, ändern Sie die alte Rechnung nicht. Sie erstellen eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung): ein neues Dokument mit eigener Nummer, einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und negativen Beträgen. So bleibt Ihre Nummerierung lückenlos und Ihre Umsatzsteuererklärung stimmt: Die Umsatzsteuer aus der Rechnungskorrektur wird im Zeitraum der Erstattung wieder abgezogen.

Typische Fehler:

• Eine Rechnung löschen oder neu nummerieren. Dann entsteht eine Lücke im Nummernkreis, und die fällt bei einer Prüfung auf.
• Eine Erstattung in WooCommerce durchführen, ohne eine Rechnungskorrektur zu erstellen. WooCommerce vermerkt die Erstattung bei der Bestellung, aber Ihre Buchhaltung erfährt davon nichts, wenn keine Anbindung besteht.
• Eine Testbestellung mit einer echten Rechnungsnummer stehen lassen. Verwenden Sie im Testshop einen anderen Nummernkreis oder schalten Sie die Rechnungserstellung dort ab.

Wie Sie Rechnungen aus WooCommerce erhalten

WooCommerce erstellt standardmäßig keine Rechnungs-PDF und keine fortlaufenden Rechnungsnummern: Die Bestellnummer ist eine interne Nummer, die nicht immer fortlaufend ist (auch stornierte und fehlgeschlagene Bestellungen erhalten eine Nummer). Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Ein Rechnungs-Plugin, das bei einem bestimmten Status (meist "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen") eine PDF mit eigener fortlaufender Nummer erstellt und an die E-Mail anhängt. Wählen Sie eines, das Rechnungskorrekturen erstellen kann und Sie die Nummerierung selbst festlegen lässt.
2. Eine Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware: Die Bestellung geht an die Buchhaltungssoftware, die die Rechnung erstellt und versendet. Dann ist alles an einem Ort, einschließlich OSS-Übersichten nach Land und Steuersatz. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine WooCommerce-Anbindung.
3. Der Zahlungsanbieter oder ein externer Dienst, der Rechnungen erstellt. Prüfen Sie, ob Nummerierung und Angaben die Anforderungen erfüllen.

Beurteilen Sie jedes Plugin und jede Anbindung wie im WordPress-Kurs, Lektion 5.3, und fragen Sie Ihren Steuerberater, welcher Weg zu Ihrer Buchhaltung passt. Bei Theehuis Example erstellt die Buchhaltungssoftware die Rechnungen; der Shop übermittelt nur die Bestelldaten. So hat Theehuis einen einzigen Nummernkreis und eine Übersicht der Verkäufe je EU-Land für die OSS-Meldung.

E-Rechnungen zwischen Unternehmen

Verkaufen Sie auch an Unternehmen, achten Sie auf die E-Rechnung: eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Computer lesen kann (keine PDF).

• Belgien: Seit dem 1. Januar 2026 sind E-Rechnungen zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen Pflicht, in der Praxis über das Peppol-Netzwerk (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Deutschland: Zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ist die E-Rechnung der Standard (§ 14 UStG); Unternehmen müssen sie empfangen können, das Versenden wird schrittweise Pflicht.
• Niederlande: (Stand November 2026) noch keine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen.

Für Verbraucher ändert sich nichts: Sie erhalten weiterhin eine PDF oder eine Bestätigung. Verkaufen Sie an belgische oder deutsche Unternehmen, prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen versenden kann.

Wie lange Sie aufbewahren

In Österreich bewahren Sie Bücher und Belege 7 Jahre auf (§ 132 BAO). Aufbewahren bedeutet auch: lesbar und auffindbar halten, auch wenn Sie die Shopsoftware wechseln oder ein Plugin entfernen. Exportieren Sie Rechnungen regelmäßig in Ihre Buchhaltung oder Ihr Archiv. Und stimmen Sie das mit den Aufbewahrungsfristen in WooCommerce ab (Lektion 2.3 und 5.5): Wenn Sie abgeschlossene Bestellungen nach einigen Jahren anonymisieren, sorgen Sie dafür, dass die Rechnungsdaten anderswo erhalten bleiben.

Zusammenfassung

• An Unternehmen immer eine Rechnung; an Verbraucher im eigenen Land meist nicht verpflichtend; bei der OSS in den Niederlanden gelten die niederländischen Regeln und für die Umsatzsteuer ist keine Rechnung nötig.
• Auf eine Rechnung gehören: Datum, fortlaufende Nummer, Angaben beider Parteien, USt-IdNr., was und wann geliefert wurde, Beträge je Steuersatz und Umsatzsteuer; in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG.
• Erstatten bedeutet eine Rechnungskorrektur mit Verweis, niemals eine Rechnung löschen.
• WooCommerce erstellt selbst keine Rechnungen: Wählen Sie ein Plugin, eine Anbindung an die Buchhaltungssoftware oder einen Dienst.
• Aufbewahren: Niederlande 7 Jahre, Belgien 10 Jahre für die Umsatzsteuer, Deutschland 8 Jahre für Rechnungen; in Österreich 7 Jahre für Bücher und Belege (§ 132 BAO).

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D5.6: Ihre Rechnung prüfen. Erstellen Sie in Ihrem Testshop eine Testbestellung und die Rechnung (oder, wenn Sie an Verbraucher keine Rechnungen ausstellen, die Bestätigung, die der Kunde erhält). Legen Sie diese neben die Rechnungsanforderungen Ihres Landes aus dieser Lektion. Haken Sie ab: alle Pflichtangaben geprüft; fortlaufende Nummerierung kontrolliert (auch nach einer stornierten Bestellung); Rechnungskorrektur bei einer Erstattung geregelt; Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort festgelegt; Ihre OSS-Situation berücksichtigt.

Beantworten Sie: Welche Angaben fehlten und wie beheben Sie das? Wie erstellen Sie Rechnungen: per Plugin, Buchhaltungssoftware oder Zahlungsanbieter, und warum? Was passiert bei einer Erstattung, von WooCommerce bis zu Ihrer Buchhaltung? Wie lange und wo bewahren Sie die Rechnungen auf, auch wenn Sie irgendwann die Shopsoftware wechseln?

Weiterführende Informationen

• Welche Anforderungen müssen Rechnungen erfüllen? (Belastingdienst, Niederländisch): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Vereinfachte Rechnung (Belastingdienst, Niederländisch): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Rechnungen aufbewahren (Belastingdienst, Niederländisch): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Fernverkäufe innerhalb der EU und die EU-Regelung (Belastingdienst, Niederländisch): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-Rechnung in Belgien (FOD Financiën, Niederländisch): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Kostenloser WordPress-Kurs 5.3: Plugins auswählen und bewerten