Modul 6 · 6.1

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E-Mails Ihres Shops und Zustellbarkeit

Modul 6: Verwaltung und Sicherheit · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die E-Mails eines WooCommerce-Shops einrichten, dafür sorgen, dass sie im Posteingang ankommen, und das testen, damit kein Kunde ohne Bestätigung bleibt.

Kernbegriffe: Transaktionsmail, Bestellmails für Kunde und Administrator, Absendername und Absenderadresse, Antwortadresse (Reply-To), Vorlagen, zusätzlicher Inhalt, SMTP, Transaktionsmaildienst, SPF, DKIM, DMARC, Alignment, Volumen, Mail im Staging aus

Ein Shop ist auch ein Mailserver

Eine gewöhnliche WordPress-Website verschickt hin und wieder einen Link zum Zurücksetzen des Passworts oder leitet ein Formular weiter. Ein Shop verschickt bei jeder Bestellung E-Mails, und diese E-Mails sind keine Nebensache. Die Bestätigungsmail ist für den Kunden der Nachweis, dass seine Zahlung angekommen ist. Sie ist außerdem der dauerhafte Datenträger, auf dem Sie die Informationen zur Bestellung und zum Widerrufsrecht übermitteln (Lektion 5.4). Und die Eingangsbestätigung eines Widerrufs (Lektion 5.3) muss den Kunden tatsächlich erreichen. Landet eine solche E-Mail im Spam oder kommt sie gar nicht an, bekommen Sie Rückfragen, doppelte Bestellungen und im schlimmsten Fall einen Kunden, der glaubt, dass Sie nicht liefern.

Wie E-Mail aus WordPress funktioniert (die Funktion wp_mail, PHP mail, warum SMTP besser ist), steht im WordPress-Kurs, Lektion 9.1. Die Technik hinter SPF, DKIM und DMARC steht im Kurs E-Mail in Ordnung. In dieser Lektion geht es nur um das, was bei einem Shop hinzukommt.

Welche E-Mails WooCommerce verschickt

WooCommerce hat einen festen Satz an E-Mails. Unter WooCommerce > Einstellungen > E-Mails (Emails) sehen Sie alle, mit einem Schalter, dem Empfänger, dem Betreff und der Überschrift pro E-Mail. Die wichtigsten:

E-Mail	An	Wann
Neue Bestellung	Administrator	Eine Bestellung wurde bezahlt oder in Wartestellung gesetzt
Bestellung in Bearbeitung	Kunde	Die Zahlung war erfolgreich; das ist die eigentliche Bestätigung
Bestellung in Wartestellung	Kunde	Sie warten noch auf die Zahlung, zum Beispiel eine Banküberweisung
Bestellung abgeschlossen	Kunde	Sie haben die Bestellung auf Abgeschlossen gesetzt, meist beim Versand
Bestellung erstattet	Kunde	Sie haben (teilweise) erstattet
Abgebrochene und fehlgeschlagene Bestellung	Administrator und Kunde	Die Zahlung ist fehlgeschlagen oder die Bestellung wurde storniert
Rechnung oder Bestelldetails	Kunde	Wenn Sie diese manuell aus der Bestellung versenden
Kundenhinweis	Kunde	Wenn Sie bei einer Bestellung eine Notiz "an den Kunden" schreiben
Passwort zurücksetzen, neues Konto	Kunde	Bei Kundenkonten

Nutzen Sie die Funktion für den Widerruf (Lektion 5.3), kommen zwei hinzu: eine Eingangsbestätigung für den Kunden und eine Benachrichtigung für Sie. WooCommerce schließt einen Widerruf nicht ab, wenn eine aktivierte E-Mail nicht verschickt werden kann. Auch deshalb muss der Mailversand funktionieren.

Schalten Sie keine E-Mails ab, um "Ruhe" zu haben. Möchten Sie weniger Administrator-Mails erhalten, ändern Sie den Empfänger in ein gemeinsames Postfach, nicht den Schalter.

Absender, Antwortadresse und Inhalt

Unten im E-Mail-Bildschirm stehen die Optionen für den Absender: der Name ("Theehuis Example") und die Absenderadresse. Drei Regeln:

Eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel bestellingen@example.com. Niemals eine Adresse von Gmail oder Outlook.com: Diese Domains erlauben Ihrem Server nicht, in ihrem Namen zu mailen, und ihre DMARC-Richtlinie lässt Empfänger solche E-Mails ablehnen.
Eine Adresse, die existiert und gelesen wird. Kunden antworten auf ihre Bestätigung mit Fragen ("Kann ich noch eine Packung Tee hinzufügen?"). Geht diese Antwort an eine noreply-Adresse, gehen Ihnen diese Fragen verloren. Sollen Antworten woanders landen, regeln Sie das mit einer Antwortadresse in Ihrem Mail-Plugin oder über eine Weiterleitung.
Dieselbe Domain wie die, über die Sie versenden. Versenden Sie über den Webserver, muss dieser Server im SPF-Record dieser Domain stehen und die E-Mail muss eine DKIM-Signatur dieser Domain tragen. Darum geht es in der Aufgabe.

In jeder E-Mail können Sie zusätzlichen Inhalt hinzufügen (ein Textfeld unter den Bestelldetails). Nutzen Sie das für das, was das Gesetz in der Bestätigung verlangt: einen kurzen Satz zum Widerrufsrecht mit einem Link zu Ihrer Widerrufsbelehrung und zum Widerrufsbutton. Unter Kundendaten und in der Fußzeile der E-Mails tragen Sie Ihre Unternehmensdaten ein. Möchten Sie mehr ändern, als die Einstellungen pro E-Mail zulassen, geht das, indem Sie eine Vorlage in Ihrem (Child-)Theme überschreiben, oder mit einem Plugin. Überschriebene Vorlagen müssen Sie nach Updates überprüfen (Lektion 6.2).

Warum Bestellmails im Spam landen

Einige Ursachen, die man bei Shops häufig sieht:

Versand über den Webserver ohne SPF und DKIM für die Absenderdomain. Der empfangende Server sieht eine E-Mail "von" example.com von einer IP, die nicht dazugehört.
Ihre E-Mail liegt woanders. Liegt das Postfach von example.com bei einem anderen Anbieter (zum Beispiel Microsoft 365) und versendet der Shop über den Webserver, muss der SPF-Record auch den Webserver erlauben, oder Sie lassen den Shop per SMTP über den Mailserver dieses Anbieters versenden. KB 13 erklärt, was dann schiefgeht.
Volumen und Limits. Ein Ausverkauf mit 600 Bestellungen an einem Abend bedeutet auch 1.200 E-Mails (Kunde und Administrator). Hostingpakete haben ein Limit für die Anzahl der E-Mails pro Stunde (KB 20). Bei vielen Bestellungen oder einem Newsletter ist ein Transaktionsmaildienst (ein Dienst, der auf E-Mails aus Websites spezialisiert ist) der bessere Weg; er zeigt Ihnen auch, was angekommen ist und was zurückkam.
Newsletter über denselben Weg. Versenden Sie Marketingmails nicht über dieselbe Adresse und denselben Server wie Ihre Bestellmails. Eine Beschwerde über einen Newsletter darf Ihre Bestellmails nicht mit hineinziehen. Siehe den Kurs E-Mail in Ordnung zum Thema Newsletter.

Verwenden Sie für SMTP ein Plugin, das WordPress über ein echtes Postfach oder einen Dienst versenden lässt (WordPress-Kurs, Lektion 9.1), und tragen Sie dort denselben Absender ein wie in WooCommerce.

Testen, und Staging ruhig halten

Testen Sie nach jeder Änderung mit einer echten Bestellung im Testmodus (Lektion 4.5), an eine Adresse bei einem anderen Anbieter als Ihrer eigenen Domain. Prüfen Sie nicht nur, ob sie angekommen ist, sondern auch die Kopfzeilen der E-Mail: Steht dort spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass mit Ihrer Domain? Wie Sie Kopfzeilen lesen, steht im Kurs E-Mail in Ordnung.

Auf einer Staging-Kopie (Lektion 7.3) befinden sich die echten Kundendaten. Schalten Sie dort den Mailversand ab oder leiten Sie mit einem Plugin alle E-Mails an eine einzige Testadresse um, bevor Sie etwas testen. Sonst erhalten Kunden Bestätigungen für Bestellungen, die es nie gab.

Bei WebOké versendet eine Website standardmäßig über den Mailserver des Pakets; mit einem SMTP-Plugin können Sie über ein Postfach im selben Paket versenden. Bei anderen Hostern funktioniert das vergleichbar.

In der Praxis: So sieht es in WooCommerce aus

Bei Theehuis Example:

WooCommerce > Einstellungen > E-Mails: Absendername "Theehuis Example", Absenderadresse bestellingen@example.com (ein echtes Postfach).
Bei "Neue Bestellung" als Empfänger winkel@example.com, ein gemeinsames Postfach.
Bei "Bestellung in Bearbeitung" zusätzlicher Inhalt: "Sie haben 14 Tage Bedenkzeit. Widerrufen können Sie über den Link Vertrag widerrufen unten auf unserer Website."
Ein SMTP-Plugin, das über das Postfach bestellingen@example.com versendet; SPF, DKIM und DMARC für example.com geprüft.
Testbestellung an eine Adresse bei einem anderen Anbieter; Kopfzeilen geprüft.

Zusammenfassung

Bestellmails sind ein Nachweis für den Kunden und der Ort für die gesetzlich vorgeschriebene Bestätigung; sie müssen ankommen.
Absender auf Ihrer eigenen Domain, ein Postfach, das gelesen wird, und SPF und DKIM für den Server, der tatsächlich versendet.
Achten Sie bei hohem Aufkommen auf Limits; ziehen Sie einen Transaktionsmaildienst in Betracht und halten Sie Newsletter getrennt.
Testen Sie mit einer Testbestellung an eine externe Adresse und lesen Sie die Kopfzeilen.
Schalten Sie E-Mails im Staging ab oder fangen Sie sie ab.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.1: Kommen Ihre Bestellmails an? Geben Sie Ihre Domain ein, die Absenderadresse, die unter WooCommerce > Einstellungen > E-Mails steht, und den Server, der die E-Mails tatsächlich versendet: "webserver", wenn WooCommerce über Ihr Hostingpaket mailt, oder den Hostnamen Ihres Maildienstes oder SMTP-Servers. Einen DKIM-Selektor können Sie ergänzen (Sie finden ihn in den Kopfzeilen einer Testmail). Das Programm fragt den SPF-Record Ihrer Domain ab und berechnet, ob die IP-Adressen dieses Servers darin enthalten sind (pass), sucht den DKIM-Record zum Selektor und den DMARC-Record. Grün, wenn die Absenderadresse auf Ihre Domain endet, es genau einen SPF-Record gibt, der pass ergibt, DKIM gefunden wurde und es genau einen gültigen DMARC-Record gibt. Orange bei softfail oder neutral, ohne Selektor oder bei DMARC p=none. Rot bei einem Absender auf einer anderen Domain, keinem oder mehreren SPF-Records, fail, einem Selektor ohne Record oder ohne DMARC.

Machen Sie danach selbst (wird nicht geprüft): Geben Sie eine Testbestellung an eine Adresse bei einem anderen Anbieter auf und suchen Sie in den Kopfzeilen das Ergebnis von spf, dkim und dmarc.

Ein grünes Häkchen bedeutet, dass diese Prüfung jetzt stimmt, nicht dass Ihr Shop sicher ist.

Weiterführende Informationen

Schritte in einem Panel gelten für WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

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