Lagerbestand und Produkte in großen Mengen

Modul 3: Produkte · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie den Lagerbestand in WooCommerce bewusst einstellen (Verwaltung, Bestand halten, Benachrichtigungen, Lieferrückstände, nicht vorrätige Produkte) und Produkte sicher mit einer CSV-Datei in großen Mengen exportieren und importieren.

Kernbegriffe: Lagerverwaltung, Bestand pro Produkt oder pro Variante, Bestand halten (Hold stock), Schwelle für geringen Bestand, Schwelle für „Nicht vorrätig“, Bestandsbenachrichtigungen, Lieferrückstände (Backorders), nicht vorrätige Produkte ausblenden, Bestandsanzeige, CSV-Export, CSV-Import, bestehende Produkte aktualisieren, Zeichensatz (UTF-8), Trennzeichen, Anbindungen an Kassensystem oder Großhandel

Warum Lagerbestand mehr ist als eine Zahl

Eine Bestandszahl wirkt einfach: Sie haben zwölf Teekannen, zwölf gehen aus dem Haus, danach sind sie weg. In einem Onlineshop passieren Dinge gleichzeitig. Zwei Kunden legen die letzte Teekanne in ihren Warenkorb. Ein Kunde beginnt mit dem Bezahlen und überlegt es sich auf halbem Weg anders. Sie verkaufen dieselbe Teekanne auch in Ihrem Ladengeschäft oder auf einem Markt. Ein falsch eingestellter Lagerbestand führt zum Schlimmsten, was einem Shop passieren kann: einer bezahlten Bestellung, die Sie nicht liefern können. Das kostet Sie eine Rückerstattung, einen verärgerten Kunden und manchmal eine schlechte Bewertung.

WooCommerce bietet dafür eine Reihe von Einstellungen. Sie finden sie unter WooCommerce > Einstellungen > Produkte > Inventar (Inventory) und pro Produkt im Tab Lagerbestand.

Die Einstellungen im Einzelnen

Lagerverwaltung (Enable stock management) ist standardmäßig aktiviert. Pro Produkt wählen Sie danach, ob WooCommerce die Stückzahlen erfasst. Ohne Stückzahlen setzen Sie nur den Status: vorrätig, nicht vorrätig oder Lieferrückstand. Das passt zu Produkten, die Sie auf Bestellung herstellen oder immer liefern können. Bei einem variablen Produkt wählen Sie, ob der Bestand pro Variante oder für das gesamte Produkt gilt (Lektion 3.2).

Bestand halten (Minuten) (Hold stock), standardmäßig 60. Beginnt ein Kunde mit dem Bezahlvorgang, legt WooCommerce eine Bestellung mit dem Status Bezahlung ausstehend an und reserviert den Bestand. Ist nach dieser Anzahl Minuten noch nicht bezahlt, storniert WooCommerce die offene Bestellung und der Bestand wird wieder freigegeben. Zu kurz, und ein Kunde, der sich bei seiner Bank erst anmelden muss, sieht seine Bestellung storniert. Zu lang, und eine Teekanne ist einen halben Tag für jemanden reserviert, der längst weg ist. Eine Stunde ist für die meisten Shops angemessen. Achtung: Das Stornieren ist eine geplante Aufgabe. Laufen Ihre geplanten Aufgaben nicht richtig, bleiben unbezahlte Bestellungen hängen (Lektion 7.3).

Benachrichtigungen (Notifications): eine E-Mail bei geringem Bestand, bei „Nicht vorrätig“ und bei einem Lieferrückstand, standardmäßig an die Administratoradresse. Tragen Sie hier die Adresse der Person ein, die den Einkauf erledigt.

Schwelle für geringen Bestand (Low stock threshold), standardmäßig 2, und Schwelle für „Nicht vorrätig“ (Out of stock threshold), standardmäßig 0. Verkaufen Sie auch in einem Ladengeschäft und aktualisieren Sie den Onlineshop nur einmal am Tag? Setzen Sie die Schwelle für „Nicht vorrätig“ dann auf 1 oder 2. So verkauft der Onlineshop das letzte Exemplar nicht, das vielleicht schon im Laden verkauft wurde.

Sichtbarkeit nicht vorrätiger Artikel (Hide out of stock items from the catalog), standardmäßig aus. Das Ausblenden hält Ihre Shopseiten übersichtlich. Ein nicht vorrätiges Produkt, das später wieder verfügbar ist, verliert dann aber vorübergehend seinen Platz in der Kategorie. Die Produktseite selbst bleibt erreichbar. Lektion 7.1 behandelt, was das für die Auffindbarkeit bedeutet.

Format der Bestandsanzeige (Stock display format): immer die Anzahl anzeigen („12 vorrätig“), nur bei wenig Bestand („Nur noch 2 vorrätig“) oder nie. „Nur noch 2 vorrätig“ hilft Kunden bei der Entscheidung, zeigen Sie es aber nur, wenn es stimmt; künstliche Knappheit ist irreführend.

Lieferrückstände (Allow backorders?) pro Produkt: nicht erlauben, erlauben, aber den Kunden benachrichtigen, oder erlauben. Lieferrückstände zu erlauben bedeutet, dass Kunden kaufen dürfen, obwohl Sie nichts auf Lager haben. Das ist bei einem Produkt möglich, das Sie sicher innerhalb einer Woche erhalten. Informieren Sie den Kunden dann aber (die mittlere Option) und nennen Sie eine realistische Lieferzeit: Die Lieferzeit gehört zu den Informationen, die Sie vor dem Kauf geben (Lektion 5.1).

Anbindungen und eine einzige verlässliche Quelle

Verkaufen Sie an mehreren Stellen (Onlineshop, Laden mit Kassensystem, ein Marktplatz) oder liefert ein Großhändler direkt an Ihre Kunden, gibt es schnell zwei oder drei Bestandslisten. Wählen Sie eine einzige verlässliche Quelle: das System, das den tatsächlichen Bestand festlegt. Meist ist das die Kasse oder das Warenwirtschaftssystem, und WooCommerce erhält die Stückzahlen über eine Anbindung. Eine solche Anbindung arbeitet mit der SKU als Schlüssel. Ein Produkt ohne SKU oder mit einer SKU, die in der Kasse anders geschrieben ist, wird nicht aktualisiert. Deshalb war die SKU in Lektion 3.1 so wichtig.

Anbindungen nutzen meist die REST-API von WooCommerce mit einem API-Schlüssel. Geben Sie einem solchen Schlüssel nur die Rechte, die nötig sind (Lektion 2.4).

Produkte in großen Mengen: exportieren und importieren

Für zehn Produkte arbeiten Sie im Backend. Für hundert Preisänderungen, eine neue Saison oder einen Umstieg von einem anderen Shopsystem nutzen Sie den integrierten CSV-Export und -Import: die Schaltflächen Exportieren (Export) und Importieren (Import) oberhalb der Produktliste unter Produkte > Alle Produkte.

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit einer Zeile pro Produkt und Spalten, die durch Kommas getrennt sind. Sie öffnen sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Genau dort geht oft etwas schief:

• Zeichensatz. WooCommerce verwendet UTF-8. Öffnet Ihr Tabellenkalkulationsprogramm die Datei in einem anderen Zeichensatz, wird aus „é“ etwas wie „é“. Wählen Sie beim Öffnen und Speichern ausdrücklich UTF-8.
• Trennzeichen und Dezimalzeichen. Mit niederländischen (und ebenso deutschen) Ländereinstellungen verwendet ein Tabellenkalkulationsprogramm oft das Semikolon als Trennzeichen und das Komma als Dezimalzeichen. WooCommerce erwartet in Preisen einen Punkt (24.00). Ein Preis „24,00“ kann als etwas anderes gelesen werden. Prüfen Sie vor dem Import einige Zeilen in einem Texteditor.
• Leere Spalten. Beim Aktualisieren kann eine leere Zelle bedeuten, dass ein Wert gelöscht wird. Lassen Sie Spalten, die Sie nicht ändern möchten, besser ganz aus der Datei weg.
• Varianten. Jede Variante ist eine eigene Zeile, mit einem Verweis auf das Hauptprodukt.

Beim Importieren wählen Sie Bestehende Produkte aktualisieren (Update existing products). WooCommerce sucht ein bestehendes Produkt dann anhand von ID oder SKU. Produkte, die nicht existieren, werden mit dieser Option übersprungen. Ohne diese Option legt der Import neue Produkte an, und eine bereits vorhandene SKU führt zu einem Fehler.

Sicher arbeiten: erst klein, erst woanders

Ein Import kann mit einem Klick Hunderte Produkte ändern. Deshalb:

1. Erstellen Sie ein Backup (WordPress-Kurs, Lektion 8.1) oder arbeiten Sie zuerst in Ihrem Testshop (Lektion 2.1).
2. Exportieren Sie zuerst, damit Sie eine Datei mit dem aktuellen Stand haben.
3. Testen Sie mit einer Datei mit einer Zeile. Prüfen Sie das Produkt im Backend und auf der Website.
4. Wenden Sie danach die gesamte Datei an.
5. Große Dateien können an die Upload-Grenze oder das Zeitlimit von PHP stoßen. Teilen Sie sie auf oder fragen Sie Ihren Hoster nach den PHP-Einstellungen (Wissensdatenbank 200).

Zusammenfassung

• Die Lagerverwaltung verhindert bezahlte Bestellungen, die Sie nicht liefern können.
• „Bestand halten“ (standardmäßig 60 Minuten) reserviert Artikel während des Bezahlens; das anschließende Stornieren ist eine geplante Aufgabe.
• Schwellen, Benachrichtigungen, Sichtbarkeit und Lieferrückstände stellen Sie bewusst ein, mit einer ehrlichen Lieferzeit.
• Wählen Sie eine einzige verlässliche Quelle und nutzen Sie die SKU als Schlüssel für Anbindungen.
• CSV-Import: UTF-8, Punkt als Dezimalzeichen, zuerst exportieren, mit einer Zeile testen, anhand von ID oder SKU aktualisieren.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe D3.4: Exportieren und importieren. Erledigen Sie dies in Ihrem Testshop oder nach einem frischen Backup.

Schritte:

1. Exportieren Sie alle Ihre Produkte mit der Schaltfläche Exportieren oberhalb der Produktliste (Produkte > Alle Produkte) in eine CSV-Datei.
2. Öffnen Sie die Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm und wählen Sie UTF-8. Sehen Sie nach, welches Trennzeichen und welches Dezimalzeichen Sie sehen.
3. Erstellen Sie eine neue Datei nur mit den Spalten ID (oder SKU) und Bestand, mit einem Produkt. Ändern Sie den Bestand.
4. Importieren Sie diese Datei mit der Schaltfläche Importieren oberhalb der Produktliste, mit aktivierter Option Bestehende Produkte aktualisieren.
5. Prüfen Sie das Produkt im Backend und in einem privaten Fenster auf der Website.
6. Gehen Sie Ihre Bestandseinstellungen unter WooCommerce > Einstellungen > Produkte > Inventar durch.

Checkliste (Pflicht): Backup oder Testshop; Export erstellt; Datei mit dem richtigen Zeichensatz geöffnet; eine Zeile geändert; nur diese Zeile mit „Bestehende Produkte aktualisieren“ importiert; Ergebnis geprüft.

Beantworten Sie:

1. Welche Spalte hat WooCommerce verwendet, um das Produkt wiederzufinden: ID oder SKU?
2. Was ist schiefgegangen oder beinahe schiefgegangen (Zeichen, Dezimalzeichen, leere Spalten)?
3. Welche Bestandseinstellungen verwenden Sie (Bestand halten, Schwellen, Benachrichtigungen, Lieferrückstände) und warum?

Eine gute Antwort nennt ID oder SKU als Schlüssel, eine konkrete Stolperfalle, auf die Sie gestoßen sind oder die Sie vermieden haben, und für jede Einstellung einen Grund, der zu Ihrem Shop passt.

Weiterführende Informationen

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, Englisch): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Kostenloser WordPress-Kurs 8.1: Backups: was, wo und wie oft
• Das Hochladen schlägt fehl: upload_max_filesize und max_execution_time erhöhen
• DirectAdmin Anleitung 18.5: Upload zu groß (Fehler 413) oder Zeitüberschreitung

Die Schritte in der Wissensdatenbank und in der Anleitung gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.