Meine Mail landet beim Empfänger im Spam

Landet Ihre Mail bei Kunden im Spam-Ordner, oder erhalten Sie Mail von Gmail oder Outlook.com zurück mit einem Verweis auf SPF, DKIM oder DMARC? Dann vertraut der empfangende Mailserver nicht darauf, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt. Meistens liegt das an ein paar Einstellungen in Ihrem DNS, und die richten Sie in wenigen Minuten korrekt ein.

Die drei Echtheitsmerkmale: SPF, DKIM und DMARC

Große Maildienste wie Gmail, Outlook.com und Yahoo verlangen diese Merkmale zunehmend strenger. Fehlt eines, landet Ihre Mail eher im Spam oder wird abgelehnt.

Schritt 1: Prüfen Sie Ihre Domain

Auf unserer Website finden Sie den kostenlosen Email Health Check: www.weboke.de/emailcheck. Geben Sie Ihren Domainnamen ein, und Sie sehen in wenigen Sekunden, ob Ihre MX-Einträge, SPF und DMARC korrekt eingerichtet sind und ob der Mailserver auf einer Blacklist steht. Sie erhalten eine Bewertung und konkrete Empfehlungen.

Eine zweite Prüfung ist Domain-Gesundheit: www.weboke.de/domain-gesundheit. Diese betrachtet die Grundlagen Ihrer Domain, wie Nameserver, SSL, DNSSEC und DMARC. Sind Sie angemeldet und handelt es sich um Ihre Domain, können Sie dort manche Probleme sofort beheben lassen.

Schritt 2: Senden Sie eine Testmail

Möchten Sie wissen, wie eine echte Mail von Ihnen bewertet wird? Nutzen Sie dann einen Testdienst wie mail-tester.com. Sie senden eine Mail an die Adresse, die diese Website Ihnen angibt, und erhalten einen Bericht mit einer Bewertung und Verbesserungsvorschlägen, einschließlich des Ergebnisses von SPF, DKIM und DMARC.

Andere Ursachen

• Sie versenden Mail über einen anderen Dienst. Läuft Ihr Newsletter über Mailchimp, MailerLite oder Laposta, oder versendet Ihre Buchhaltungssoftware Rechnungen in Ihrem Namen? Dann müssen Sie Ihre Domain auch bei diesem Dienst prüfen lassen. Der Dienst gibt Ihnen die Einträge vor, die Sie in Ihrem DNS einrichten (meist ein TXT- oder CNAME-Eintrag, siehe TXT-Einträge zur Verifizierung (Google, Microsoft und andere) und SPF einrichten und ergänzen).
• Der Inhalt wirkt wie Spam. Eine Mail mit nur einem großen Bild, vielen Links, gekürzten Links, Wörtern wie GRATIS in Großbuchstaben oder einem Anhang mit Makros schneidet schlecht ab. Schreiben Sie gewöhnlichen Text mit einem klaren Absender und Betreff.
• Sie versenden gleichzeitig viel Mail aus Ihrem Postfach. Ein gewöhnliches Postfach ist nicht für Newsletter an Hunderte Adressen gedacht. Nutzen Sie dafür einen Newsletter-Dienst. Außerdem gilt ein Versandlimit von 300 Mails pro Tag pro Paket (siehe Sendelimits und die Meldung "message limit reached").
• Weiterleitung an Gmail oder Outlook.com. Leiten Sie Mail von Ihrer eigenen Adresse an einen kostenlosen Maildienst weiter, kann dieser Dienst die weitergeleitete Mail als Spam einstufen, da der ursprüngliche Absender nicht mit dem zustellenden Server übereinstimmt. Rufen Sie Ihre Mail lieber mit IMAP ab, statt sie weiterzuleiten (siehe E-Mail-Weiterleitungen: Mail an eine andere Adresse weiterleiten).
• Microsoft ist besonders streng. Outlook.com, Hotmail und Microsoft 365 verschieben Mail von unbekannten Absendern schneller in den Ordner Junk-E-Mail. Bitten Sie Ihre festen Kontakte, Ihre Adresse zu ihren Kontakten oder sicheren Absendern hinzuzufügen.
• Eine Blacklist. Steht der Server, mit dem Sie mailen, auf einer Blacklist, wird Ihre Mail oft vollständig abgelehnt. Lesen Sie dann Senden verweigert: Blacklists und Limits.

Tipp: Haben Sie gerade SPF, DKIM oder DMARC angepasst? Eine Änderung in Ihrem DNS ist nicht immer sofort überall sichtbar (siehe Wann wirkt eine Änderung? Wartezeit und TTL). Testen Sie nach einer Stunde noch einmal.