Eine ganze Zeile einfärben, wenn die Rechnung bezahlt ist

Mit gewöhnlicher bedingter Formatierung wird nur die Zelle selbst eingefärbt. Bei einer Rechnungsliste, Aufgabenliste oder Mitgliederliste möchten Sie oft die ganze Zeile einfärben, wenn in einer Spalte etwas Bestimmtes steht, zum Beispiel „Betaald“. Das erreichen Sie mit einer Regel mit einer Formel.

Schritt für Schritt

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle ohne Überschriften, im Beispiel A2:H13. Also nicht nur die Spalte Status.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf Bedingte Formatierung und wählen Sie Neue Regel.
3. Wählen Sie bei Regel die Art Formel.
4. Geben Sie die Formel =$H2="Betaald" ein. H ist die Spalte mit dem Status, 2 die erste Zeile Ihrer Auswahl.
5. Wählen Sie bei Format eine Füllfarbe und klicken Sie auf OK.

Warum das Dollarzeichen?

Das Dollarzeichen vor dem H fixiert die Spalte: Jede Zelle in der Zeile verweist auf Spalte H. Vor der 2 steht kein Dollarzeichen, sodass Zeile 3 auf H3 verweist, Zeile 4 auf H4 und so weiter. Schreiben Sie =$H$2, verweist alles auf dieselbe Zelle, und es wird entweder alles oder nichts eingefärbt.

Weitere Beispiele

• Überfällig und noch offen: =UND($H2<>"Betaald";$F2<HEUTE()-30): offene Rechnungen älter als 30 Tage.
• Abwechselnd eine Farbe: =REST(ZEILE();2)=0.
• Ein hoher Betrag: =$G2>200.

Fallstricke

• Ist alles oder nichts eingefärbt? Prüfen Sie die Dollarzeichen und ob die Formel bei der ersten Zeile Ihrer Auswahl beginnt.
• Beim Kopieren und Einfügen von Zeilen können doppelte Regeln entstehen. Räumen Sie diese über Bedingte Formatierung, Regeln verwalten auf (siehe Bedingte Formatierung).
• Groß und Kleinschreibung spielt beim Vergleich keine Rolle: „betaald“ wird ebenfalls eingefärbt. Ein Leerzeichen dahinter dagegen schon: „Betaald “ wird nicht eingefärbt.