Kommentare und Änderungen entfernen, bevor Sie ein Dokument versenden

In einem Dokument, an dem das Team gearbeitet hat, stehen Kommentare ("stimmt dieser Preis?") und nachverfolgte Änderungen. Senden Sie es so an einen Kunden, liest dieser alles mit. So machen Sie das Dokument sauber.

Schritt 1: Alle Änderungen verarbeiten

1. Gehen Sie zur Registerkarte Zusammenarbeit.
2. Klicken Sie auf den Pfeil bei Annehmen und wählen Sie Alle Änderungen annehmen. Möchten Sie sie gerade nicht, wählen Sie bei Ablehnen die Option Alle Änderungen ablehnen.
3. Schalten Sie Nachverfolgen von Änderungen aus, damit keine neuen hinzukommen.

Schritt 2: Kommentare entfernen

Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenarbeit auf die Schaltfläche zum Entfernen von Kommentaren (1) und wählen Sie Alle Kommentare entfernen. Nur Ihre eigenen Kommentare entfernen können Sie mit Meine Kommentare entfernen.

Schritt 3: Kontrollieren

Wählen Sie bei Anzeigemodus die Einstellung Endgültig und lesen Sie das Dokument noch einmal durch. Öffnen Sie auch links das Fenster mit Kommentaren, um zu sehen, ob es leer ist.

Noch sicherer: Senden Sie eine PDF

Möchten Sie sicher sein, dass nichts mitgesendet wird und der Kunde nichts ändern kann? Senden Sie eine PDF: Datei, Herunterladen als und wählen Sie PDF. Oder erstellen Sie mit Kopie speichern als eine PDF in Ihrer Nextcloud und teilen Sie diese mit einem Link.

Fallstricke

• Entfernte Kommentare sind aus dem Dokument verschwunden. Möchten Sie sie aufbewahren, erstellen Sie zuerst eine Kopie.
• Eine ältere Version mit allen Kommentaren befindet sich noch im Versionsverlauf der Datei. Teilen Sie die Datei selbst mit dem Kunden, kann dieser mit Bearbeitungsrechten darauf zugreifen. Teilen Sie deshalb eine Kopie oder eine PDF.